2014-02-02
11101
Приложение № 1
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Различные документы имеют разный набор реквизитов, но идентификация документа всегда производится по его типовому формуляру. Обычно в ОВД применяются типографские бланки для оформления управленческих документов.
Реквизиты документов в органах внутренних дел
Нормативные акты, регулирующие делопроизводство, дают определения для понятий реквизит документа, формуляр документа, бланк документа:
Реквизит документа - обязательные элементы оформления документа, которые позволяют его идентифицировать. В Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России названо 26 реквизитов, которые отображаются на документах органов внутренних дел.
Формуляр документа - совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе. Формуляр документа возникает только после оформления всех реквизитов какого-либо документа, включая текст. Формуляр, созданный по установленным правилам, - это своеобразный образец для любых подобных документов.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной составляющей. Бланки изготовляются типографским способом, поэтому уже содержат часть обязательных реквизитов, остальные реквизиты, включая текст, дополняются по мере необходимости.
Для бланков ОВД допускается два способа размещения реквизитов документа: угловой и продольный вариант расположения реквизитов. Для углового расположения реквизиты размещаются у границы левого поля в верхнем углу. Для продольного - размещаются вдоль верхнего поля документа и центрируются относительности вертикальной оси листа. Точное назначение каждого реквизита, а так же стандартизация размера зоны, в которой должен быть расположен каждый реквизит на трафарете документа, позволяет создавать унифицированную модель для любых документов ОВД (см. схему 1):
к п. 35 Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации
Расположение реквизитов и границы зон
углового бланка на листе формата А4
 | |||
Инструкция так же устанавливает минимальный размер полей для документов ОВД: левое – 30 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.
На бланках воспроизведены типографским способом обязательные реквизиты, которые свойственны большинству документов ОВД. Бланки значительно упрощают процесс создания документов, и предоставляются сотрудникам ОВД службами ДОУ. Большая часть бланка – это свободное поле стандартного листа бумаги, которое предназначено для заполнения остальных реквизитов документа – его переменной части. Основа переменной части – это текст, который несет основную смысловую нагрузку любого документа.
Для ОВД предусмотрены три разновидности бланков документов:
1. Общий бланк – для любых видов документов, кроме письма.
2. Бланк письма.
3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Бланки различаются набором реквизитов, оформляемых в типографии и размерами зон для остальных реквизитов. Указанные на схеме реквизиты (см. схему №1) имеют конкретное предназначение:
· реквизиты 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 13, 19, 20, 21, 22 – придают документу юридическую силу и позволяют его идентифицировать;
· реквизиты 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 18, 23, 24, 25, 26 – предназначены для поиска документа и фиксации этапов его движения в управленческом аппарате ОВД.
Стандартная бумага для документов выпускается в Российской Федерации несколькими форматами, для которых соответствующим ГОСТ’ом установлены размеры в миллиметрах для ширины и высоты листа бумаги. Для документов ОВД Инструкция рекомендует два основных формата:
· А4 (210×297) – для любых видов документов;
· А5 (148×210) – обычно предназначен для кратких документов.
Инструкцией допускается так же применение в ОВД формата А3 (297×420 – для таблиц, схем, графиков) и формата А6 (105×148 – для резолюций, указаний, записок руководителя).
Согласно Инструкции по делопроизводству[1] документ может содержать всего 31 реквизит:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации<1>;
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование органа внутренних дел;
09 - справочные данные об органе внутренних дел;
10 - вид документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;
14 - место составления (издания) документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - указания по исполнению документа;
18 - наименование либо аннотация документа;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;
30 - идентификатор электронной копии документа;
31 - гриф ограничения доступа к документу.
На конкретном документе ОВД, обычно, содержится меньшее число реквизитов, часть из них воспроизводится печатными средствами, другая часть рукописно. Стандартное расположение реквизитов позволяет быстро обрабатывать документы в службах ДОУ даже без ознакомления с текстом большинства из них. Часть из числа наиболее используемых из приведенного перечня отражена на схеме 1.
Главный реквизит документа - это текст. В тексте содержится основная информация документа, и для более удобного его восприятия в делопроизводстве сложились общие универсальные принципы составления организационно-распорядительных документов:
1. достоверность и объективность излагаемой информации, в противном случае документ теряет собственное назначение;
2. максимальная краткость изложения - навык составления удобных для зрительного восприятия документов приходит не сразу; следует помнить, что лаконичность - это форма выражения управленческой культуры;
3. ясность и исключение двоякого понимания - однозначное понимание текста обеспечивает быстрое и точное выполнение требований управленческого документа;
4. грамотность и культура оформления - это правило имеет не только общепринятый смысл (грамматика, синтаксис, орфография), «культура документа» заключается так же в том, что он демонстрирует профессионализм автора и уважение к труду исполнителей документа.
Большинство управленческих документов возникают в результате кропотливого труда достаточно большого числа людей. Для разработки отдельных документов привлекаются группы специалистов, которые работают над отдельными частями документа, постоянно согласовывая свои выводы и предложения. Таким образом, до момента приобретения юридической силы в течение определенного отрезка времени документ имеет форму проекта. Документ возникает, как правило, в результате прохождения ряда стадий создания проекта. Выделяют наиболее общие стадии создания проекта документа:
1. Уяснения цели создания документа. Любая проблемная ситуация в деятельности ОВД требует разрешения и в большинстве случаев – проявления властно-распорядительных полномочий руководителя. При возникновении проблемной ситуации от руководителя требуется установить ее причины и выбрать способы решения. Обычно можно выбрать несколько путей решения проблемы, один из них - административно-командный, – посредством издания распорядительных документов.
Следует иметь в виду, что деятельность любого подразделения ОВД регулируется системой организационно-распорядительных документов, которые устанавливают действующую систему правил и норм. Если эта система дала сбой, то новый документ должен его устранить, точней ликвидировать причины сбоя. Причины нарушения могут быть различными. Поэтому выбор цели создания нового управленческого документа – это выбор оптимального способа решения проблемы, а соответственно и выбор вида издаваемого документа. В отдельных случаях уяснение причин проблемы снимает необходимость издания новых документов – это лучший способ сокращения документооборота.
По отношению к процессу оформления документа на стадии уяснения цели происходит выбор вида документа (реквизит «наименование») и выбор его наиболее общего содержания (реквизит «название документа»).
2. Сбор информации по существу проблемы. Для разработки проекта документа руководитель выбирает специалиста – исполнителя документа. Для него заполняется реквизит «резолюция», где руководитель в краткой форме дает свои предложения, указания. Другой реквизит «отметка о контроле» устанавливает срок подготовки проекта документа. Задача исполнителя собрать необходимую информацию для разработки проекта документа. В качестве информации могут использоваться ранее принятые распорядительные акты по аналогичному вопросу, подбираются дополнительные информационно-справочные материалы, направляются запросы в другие учреждения, организации.
То есть, на этой стадии разработки проекта собираются и оформляются необходимые информационно-справочные документы, которые раскрывают фактическое состояние дел по проблемному вопросу.
3. Составление текста документа. Это наиболее ответственный этап разработки проекта, т.к. точность и однозначность текста определяют правильность и своевременность исполнения утвержденного документа. Содержание текста зависит от выбора вида разрабатываемого документа. Распорядительные документы требуют ясного и краткого изложения констатирующей части и обоснованного, последовательного раскрытия распорядительной части.
От разработчика проекта текста требуется четкое соблюдение норм официального, делового стиля документа. Навык соблюдения официального стиля приходит не сразу. У начинающих сотрудников ОВД, как правило, возникает потребность обращения к аналогичным текстам, такие образцы документов могут служить хорошим примером (если их составитель строго следовал нормам и правилам).
Таким образом, на этой стадии разработки проекта полностью должен быть оформлен реквизит «текст документа». Учитывая объем и сложность отдельных текстов целесообразно на этой стадии привлекать специалиста-редактора для проверки и исправления текста.
4. Согласование проекта документа. На этой стадии документ должен приобрести законченный вид, т.е. соответствовать формуляру, за исключением реквизитов, придающих ему юридическую силу. Согласование необходимо для уточнения положений, содержащихся в распорядительной части документа. Исполнитель документа согласует предлагаемые меры с должностными лицами, от которых зависит их выполнение. Этот этап разработки проекта отражается в реквизитах «гриф согласования», либо «виза согласования». Замечания и предложения, возникшие в процессе согласования, могут оформляться приложением к проекту документа. Прохождение согласования документа значительно упрощает процедуру утверждения.
5. Подписание, утверждение документа. На этом этапе заполняются все реквизиты, придающие документу его юридическую силу и позволяющие его идентифицировать. Утвержденный документ свидетельствует о сроке и качестве исполнения документа, инициировавшего разработку проекта. На инициативном документе руководитель указывает реквизит «Отметка об исполнении и списании в дело». Инициативный документ подшивается (списывается) в дело вместе с собранными информационно-справочными документами. Вновь изданный документ после регистрации в службе ДОУ рассылается его исполнителям с резолюцией руководителя и контрольным сроком для исполнения.
Перечисленные стадии составления организационно-распорядительных документов – это общая схема, которая дает представление о последовательности оформления реквизитов документа, в том числе основного реквизита – текста. Предложенная схема соответствует Приказу МВД России от 27.06.2003 N 484 (ред. от 23.08.2012) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России".
Документы, поступающие в текущее делопроизводство от других учреждений и создаваемые в учреждении, являются средством официального общения. Передаваемая в официальном документе информация должна нести в себе основную императивную функцию – побудить адресата к определенным действиям. Правильному восприятию предаваемой информации способствует стандартизация формы информации и унификация отдельных ее элементов.
Таким образом, принципы стандартизации и унификации обеспечивают не только организующее начало делопроизводства, но также – передачу однотипных управляющих воздействий посредством организационно-распорядительной документации. И важную роль в этом имеет понятие культура документа, которая включает в себя:
· во-первых, - соблюдение правил лексики, орфографии, морфологии;
· во-вторых, - соблюдение правил композиции текста, т.е. принятой унифицированной структуры текста для ряда организационно-распорядительных документов;
· в третьих, - аккуратное воспроизведение всех необходимых реквизитов;
· в-четвертых, соблюдение соответствия между содержанием и целью документа.
Правила официальной лексики определяют смысловое выражение текста. В документах следует избегать, а в необходимых случаях пояснять профессиональные термины (например, в договорах – форс-мажорные обстоятельства), так же как и иностранных слов (кроме общепринятых). Недопустима тавтология – совпадение содержания рядом стоящих слов (свободная вакансия, май месяц и т.п.). В официальной лексике существуют нормы сочетания слов: приказ издается (не утверждается); выговор объявляется (не выносится); вакансия замещается (не подбирается) и т.п.
Правила орфографии, помимо общепринятых в русском языке, для официальных документов должны точно передавать написание наименований учреждений (в соответствии с учредительным документом), должностей, воинских и специальных званий, географических названий. Графические сокращения применяются в их общепринятой форме: почтовые (р-н; г.; обл. и пр.), единиц измерения (кг; мм; млн и пр.), текстовые (т.д.; др.; с.г. и пр.), для должностей и ученых степеней (проф.; к.т.н. и пр.). В документах допускается применение аббревиатур в том случае, если они являются общепринятыми (например: НИИ, ГОСТ, сельхозпродукт и др.), либо если в учредительном документе организации приводится его название в виде аббревиатуры (например: МВД России, Росархив и др.).
Правила морфологии устанавливают сочетаемость слов принятых к употреблению в официальном стиле. В документах встречается неправильное сочетание причинных предлогов: согласно (чему?) приказу (не правильно - согласно приказа). Предлог «ввиду» всегда указывает на событие ожидаемое в будущем (например, ввиду предстоящей реорганизации) и поэтому неправильно его употреблять по отношению к событиям уже состоявшимся (например, ввиду отсутствия средств…). В управленческих документах встречаются обороты речи, в которых следует правильно употреблять близкие по значению слова: идентичный (чему-либо) – сходный (с чем-либо); основываться (на чем-либо) – обосновывать (чем-либо); обращать внимание (на что-либо) – уделять внимание (чему-либо); уплатить (за что-либо) – оплатить (что-либо) и другие. Вопросы могут возникать при склонении сложных слов: …доставлены плащ-палатки (плащи-палатки); …доклад генерал-лейтенанта (генерала-лейтенанта); …недостача платья-костюмов (платьев-костюмов) и т.п.
Композиция большинства документов в деятельности ОВД является стандартной, повторяющейся в однотипных документах. Здесь мы не рассматриваем композиции (внутреннюю структуру) так называемых процессуальных документов – составляемых по уголовным делам, по фактам административных правонарушений, - для них действуют другие нормы и правила.
В общем делопроизводстве рассматриваются организационные, распорядительные и информационно-справочные документы управления. Они имеет, обычно, стандартную композицию, которой следует придерживаться. Например, структура текста Положения содержит, как правило, семь разделов:
1. общие положения – содержат наименование организации, подчиненность, указание сферы деятельности и некоторые другие сведения;
2. цели и задачи – раскрывают основную направленность и содержательную сторону деятельности организации;
3. функции – перечисляют основное предназначение организации;
4. права и обязанности – раскрываются по отношению ко всем организационным структурам организации;
5. руководство – раздел отражает порядок назначения руководителя, его отстранения от должности, порядок назначения первых заместителей руководителя, их область компетенции;
6. взаимоотношения – раздел устанавливает основные служебные связи между структурными подразделениями;
7. финансирование и материально-техническое обеспечение – указываются источники финансирования, права на внебюджетное финансирование и некоторые другие вопросы.
Для Протокола принята так же стандартная композиция (структура), которая не делится на разделы, но выражается в логической последовательности содержания:
· численный состав коллегиального органа и количество присутствующих на очередном заседании;
· повестка дня может содержать один и более вопросов принятых для обсуждения на очередном заседании;
· основные доклады, содоклады, прения излагаются в их последовательности в развернутой, конспективной, либо тезисной форме;
· принятое решение отделяется от выступлений словом «ПОСТАНОВИЛИ» и ниже по пунктам излагается решение коллегиального органа по обсуждаемому вопросу повестки дня.
Самым многофункциональным в деятельности ОВД является рапорт. Посредством этого документа решаются самые разные задачи. Как правило, рапорт сотрудника ОВД так же имеет стандартную структуру:
· вводная часть, в которой излагаются причины, основания подачи рапорта;
· результирующая часть, где сотрудник ОВД излагает сущность своего обращения по команде.
Общим требованием к рапорту является лаконичность, т.е. максимальная краткость изложения. По этой причине все чаще находит применение обратный порядок изложения содержания: вначале – сущность рапорта; далее – обоснование обращения к начальнику. Такая композиция более удобна для быстрого ознакомления с большими массивами подобных документов и проведения их сортировки в службах ДОУ по проблемно-вопросному признаку рапорта.
