2014-02-24
740
Техническое обеспечение
Обеспечение управления персоналом
- техническое обеспечение
- информационное обеспечение
- нормативно-методическое обеспечение
- правовое обеспечение
Основу технического обеспечения СУП организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
Требования к КТС:
• информационная, программная и техническая совместимость входящих в КТС средств;
• адаптация к условиям функционирования служб управления персоналом;
• возможность расширения с целью подключения новых устройств.
Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:
1. определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
2. установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
3. формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
4. определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
5. выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
6. проведение сравнительного анализа технических средств;
7. обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
8. принятие решения о приобретении выбранных технических средств.
Пример 2.7. Определить с помощью рейтингового метода целесообразность приобретения оборудования.
| Показатель | Вариант оборудования (факт / рейтинг) | ||||
| 1 Производительность, листов/ минуту | |||||
| 2 Процент нахождения в планово-предупредительном ремонте, % | |||||
| 3 Совместимость работы с имеющимся оборудованием, % | |||||
| 4 Стоимость оборудования, грн | |||||
| 5 Количество обслуживающего персонала, штатних единиц | 0,5 | 0,5 | |||
| 6 Площадь, требуемая для размещения оборудования, м2 | 1,0 | 0,75 | 0,75 | 1,5 | 1,2 |
| Сумма рейтингов | |||||
| Общий рейтинг |
Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле (2.1):
(2.1)
где Ні - количество единиц 1-го технического средства;
А - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью 1-го технического средства;
Пі - плановая производительность 1-го технического средства;
Фп - плановый фонд рабочего времени;
Кп- коэффициент использования планового фонда рабочего времени.
Пример 2.8. Определить потребность службы управления персоналом предприятия в копировальной технике.
| Показатель | Вариант 1 | Вариант 2 (*) |
| 1 Необходимый объем работ, выполняемых техникой в месяц, усл. печатных листов | ||
| 2 Плановая производительность технического средства, усл. печатных листов/ час | 10,5 | |
| 3 Плановый фонд рабочего времени, часов | ||
| 4 Коэффициент использования планового фонда рабочего времени, % | 0,85 | 0,72 |
| Потребность в оборудовании, единиц |
Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
Следует принять во внимание и тот факт, что по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3-4 раза.
Пример 2.9. Определить условное высвобождение работников службы управления персоналом в результате приобретения копировальной техники.
| Показатель | До приобретения | После приобретения |
| 1 Объем работы за год, усл. листов А4 | ||
| 2 Трудоемкость обработки 1 листа, чел-часов | 0,2 | 0,05 |
| 3 Фонд рабочего времени технического исполнителя, часов | ||
| * 4 Не6обходимое количество работников, человек |
Условно можно высвободить двух технических исполнителей.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующий в системе управления при ее функционировании.
Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСП), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:
- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
- возможность машинной обработки, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;
- необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
Основные функции документационного обеспечения:
- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
- печатание документов по кадровым вопросам;
- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- контроль за исполнением документов;
- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.
Унифицированные системы документации в СУП.
1. Плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
2. Первичная учетная (по учету труда и заработной платы);
3. Отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
4. По социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
5. Организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).
Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель СУП, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.
