Этапы функции организации

Понятие организации как управленческой функции

Функция организации направлена на созда­ние необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются:

• формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других пере­менных;

• установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

• обеспечение деятельности организации ресурсами (челове­ческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установлен­ным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или ре­организуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основной показатель высокой организации управления — быстрая реакция на изменения факторов внешней среды. Существует множество взглядов и образцов организа­ции деятельности коллективов. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и ^ПаРтисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не счи­таясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управ­ленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели организации, высказывать свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленчес­кие решения все-таки высшее руководство, но специалисты ока­зывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий. Партисипа- тивное управление дает организации значительные преимущест­ва по сравнению с единовластием, и не только потому, что «одна голова — хорошо, а две — лучше». Соучастное управление являет­ся сильным мотивирующим фактором, так как сказывается на психологическом климате в коллективе и других факторах здоро­вой окружающей среды, а также помогает удовлетворять потреб­ности работников в самоутверждении, вырабатывает чувства ответственности и причастности к общему делу.

Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на несколько этапов. Следуя ло­гике изложения данного вопроса М. Месконом [76], можно вы­делить два основных этапа функции организации.

1. Построение организационной структуры. На этом этапе происходит деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделен­ных подразделений.

2. Установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом организации и обеспечивают возмож­ность распределения и координации задач, т.е. делегирование полномочий.

Для более детального описания функции организации в ней следует выделить три этапа.

1. Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций. Процесс построения организационной структуры подробнее рассмотрен в главе 13.

2. Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответствен­ность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях " Инструкций, определяющих внутренний порядок, границы де­льности каждого" подразделения и работника организации.

Предусматривается также персональная ответственность долж­ностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа уп­равления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных ка­честв людей, а вытекающих из требований системы управления. Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конк­ретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реа­лизуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разраба­тываются также нормы, правила действия и взаимодействия под­разделений и служб. Таким образом, второй этап — это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

3. Обеспечение этих взаимоотношений — распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные за­дачи обеспечения технического, организационного и экономи­ческого регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные пара­метры. Этот этап тесно связан с функцией контроля (третий этап контроля - принятие необходимых корректирующих действий). Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля - это реакция на отклонение. Функция орга­низации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осущест­вляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регла­ментированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.