Лекция 5. Технология обработки данных

Лекция 4. Техническая база системы управления

Технической базой системы управления считается совокупность материально-технических средств длительного пользования, используемых аппаратом управления в процессе осуществления своей деятельности. При этом под длительным пользованием понимается неоднократное применение какого–либо средства в нескольких управленческих циклах. Поэтому к технической базе управления относятся практически все средства управленческого труда.

С позиций менеджмента неоднократное применение технических средств управленческого труда важно при проектировании и оснащении рабочих мест. При этом не имеет значения стоимостная характеристика конкретных предметов, что отличает управленческий подход от экономического, когда к категории малоценного инвентаря и быстроизнашивающегося имущества относятся как материалы, так и дешевые технические средства управленческого труда.

Совокупность средств технической базы системы управления делится на две принципиально отличающиеся друг от друга категории: активную часть и пассивную часть. Критерием данного деления является характер участия в процессе обработки данных.

Активная часть технической базы системы управления – это средства, которые непосредственно участвуют в процессе обработки данных и обеспечивают выполнение конкретных технологических процедур.

Перечень активных средств обработки данных чрезвычайно обширен и разнообразен. Кроме того, технический прогресс в этой области постоянно предлагает новые виды различных устройств. Так как перечислить их практически невозможно, то достаточно ограничиться лишь общей характеристикой и назначением. Совокупность активных составляющих технической базы системы управления целесообразно разделить на две группы: простые орудия и приспособления; сложные устройства (машины). Критерием деления в данном случае является организация эксплуатации данных средств.

Простые орудия и приспособления – это средства индивидуального применения, которыми оснащается рабочее место менеджера. Поэтому в случае поломки данные средства не подлежат ремонту и восстановлению. Это существенно упрощает их эксплуатацию.

Сложные устройства (машины) в случае их выхода из строя подлежат ремонту и восстановлению. Следствием этого является необходимость организации данного процесса. В крупных организациях это выражается в создании собственных ремонтных служб, что в свою очередь влечет комплектование их необходимыми деталями. В небольших организациях обычно устанавливаются деловые связи с различного рода ремонтно-эксплуатационными специализированными организациями. Таким образом, эксплуатация сложных устройств требует дополнительных материальных и финансовых затрат.

К простым орудиям и приспособлениям можно отнести: средства для записи буквенно-цифровой информации – авторучки, карандаши, фломастеры, письменные приборы, штампы, печати и т.п.; средства для графического изображения информации — чертежный инструмент и приспособления, магнитные доски и т.п.; средства для хранения и поиска информации – картотечные приспособления, средства для вертикального хранения документов и т.п.; средства для обработки документации – ножницы и другие инструменты для резки бумаги и вскрытия конвертов, дыроколы и другие приспособления для скрепления документов; средства для выполнения счетных операций – калькуляторы.

Сложные устройства (машины) могут выполнять как какую-нибудь конкретную функцию, так и комплекс различных функций: получение, отображение, фиксация, хранение, копирование и размножение, передача, преобразование и обработка информации. Это могут быть измерительные и регистрирующие приборы, телевизионные установки, табло, пульты и щиты, пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, графопостроители, типографское и иное копировально-множительное оборудование, средства сигнализации, телефонная, селекторная и телеграфная связь,пневмопочта. Особо важную роль на современном этапе развития научно-технического прогресса играет компьютерная техника и сопутствующее ей оборудование, а также средства, позволяющие передавать документированную информацию. Среди последних средств чрезвычайно важную роль играет факсимильная связь, позволяющая передавать на большие расстояния не только содержание документов, но и реквизиты, удостоверяющие их подлинность – изображение личной подписи, оттиск печати или отпечатки пальцев.

Кроме необходимости ремонта эксплуатация сложных устройств требует специальной профессиональной подготовки кадров. Поэтому при использовании устройств децентрализованного применения необходимо проводить соответствующий инструктаж и обучение работников аппарата управления. В первую очередь это относится к таким устройствам, как персональные компьютеры и другие связанные с ними средства электронной обработки данных. Однако для эксплуатации некоторых видов сложных устройств целесообразно создавать специализированные централизованные службы. Примерами таких устройств могут служить типографское оборудование, телефонные станции и т.п. Для работы в таких централизованных службах привлекаются соответствующие специалисты, что позволяет избежать необходимости обучения широкого круга персонала аппарата управления.

Пассивная часть технической базы системы управления – это такие ее элементы, которые не принимают непосредственного участия в технологическом процессе обработки данных, но являются объективно необходимыми, так как создают для этого процесса соответствующие условия.

Основные составляющие пассивной части технической базы системы управления – это здания или отдельные помещения, всевозможные варианты мебели, а также оборудование для создания комфортных условий труда: осветительные приборы, кондиционеры, средства дизайна и кухонное оборудование.

Особенностью пассивной части технической базы системы управления является универсальный характер применения ее элементов не только для процессов управления, но и для других видов трудовых процессов. Однако специфика управленческого труда нередко предъявляет свои особые требования и условия, что приводит к проявлению специализированных вариантов традиционных составляющих пассивной части технической базы.

Технология обработки данных – это комплекс последовательно выполняемых взаимосвязанных процедур (операций) с носителями информации для достижения целей управления. Узловые вопросы технологии обработки данных: состав операций (степень их детализации), моделирование последовательности выполнения операций (структура обработки данных), характер использования технических средств обработки данных (уровень механизации и автоматизации).

Все разнообразие операций по обработке данных может быть сгруппировано в два основных вида:

а) операции без изменения содержания обрабатываемой документации: перемещение – передача, слияние массивов документов, их разбиение, группировка или сортировка; размножение документов; изменение формы – кодирование, перфорирование, расшифровка; вспомогательные операции – заклейка и вскрытие конвертов, подшивка и переплет документов, хранение и т.п.;

б) операции, изменяющие содержание документов: фиксация первичных данных; дополнение – регистрация, накопление данных, запись резолюций; преобразование – вычисления, составление нового документа; уничтожение документа.

Системы обработки данных различаются по двум основным критериям: оперативность обработки данных; степень централизации обработки данных.

В зависимости от оперативности обработки данных различают два вида систем: обработка данных в реальном масштабе времени –при этом данные обрабатываются параллельно с протекающим процессом, что позволяет оперативно использовать результаты обработки для вмешательства в данный процесс и оперативного его регулирования; обработка данных в режиме разделения времени – при этом данные обрабатываются после завершения описываемого ими процесса, что не позволяет повлиять на окончательные его результаты, а дает возможность лишь их констатировать и использовать в дальнейшем в качестве исходных данных для последующих операций, осуществляемых в целях управления.

Обработка данных в реальном масштабе времени, как правило, требует высокого уровня технической оснащенности, особенно в части передачи данных, так как требуется очень высокий уровень оперативности в работе систем такого типа. Поэтому подобного вида системы имеют ограниченный диапазон применения.

По степени централизации обработки данных различают два вида систем: децентрализованную обработку – при этом каждое структурное подразделение аппарата управления самостоятельно собирает необходимую для выполнения возложенных на него функций информацию и производит ее соответствующую обработку; интегрированную (централизованную) обработку – при этом все операции делятся на творческие и рутинные, для выполнения последних составляются формальные алгоритмы, инструкции или программы, производится концентрация всех рутинных операций в едином центре обработки данных, где также создаются единый банк нормативно-справочных данных и архив результатов обработки данных (память системы).

В интегрированной системе обработки данных подразделения аппарата управления в основном специализируются на выполнении творческих операций. Документооборот при этом строится таким образом, что все документы проходят через центр обработки данных. Такой вариант построения системы обработки данных существенно облегчает использование электронных вычислительных машин, которые обычно составляют основу подобных систем.

В зависимости от уровня механизации и автоматизации обработки данных различают: ручную обработку данных с использованием простейших орудий и приспособлений; локальную машинную обработку данных с использованием сложных устройств в масштабе отдельных рабочих мест и подразделений; электронную обработку данных с использованием возможностей глобальных информационных сетей.

На практике обычно различные типы систем обработки данных сочетаются и взаимно дополняют друг друга. Поэтому реальные системы имеют комплексный характер.