Обработка данных, представленных в виде списков
При организации больших потоков информации - списков почтовой рассылки, телефонов, торговых операций и т.п. - большую помощь могут оказать содержащиеся в Excel средства обработки списков. Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. По сути, список представляет собой базу данных - организованное хранилище информации. Однако, учитывая особенности хранения данных в Excel вместо термина "база данных" при работе с табличным процессором используется термин "список".
Список - это набор строк с постоянными заголовками столбцов и последовательными данными, и для работы со всеми командами Excel по обработке списков необходимо руководствоваться определенными принципами:
- Создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов, каждый из которых в таком случае называется полем, а имя столбца - его меткой.
- Количество строк является переменным, чтобы позднее можно было добавить, удалить или переставить записи.
- В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и недопустимы пустые ячейки.
При создании списка в Excel целесообразно использовать следующую последовательность этапов:
|
|
- открыть новый лист. Лучше всего размещать списки на отдельных листах, чтобы программа могла автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков;
- создать заголовки для каждого поля (столбца) в списке, задать их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом. По возможности лучше ограничиться небольшим числом полей, чтобы они были одновременно видны на экране;
- отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии данными, которые должны в них храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных или дат) и изменение выравнивания;
- ввести записи под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк; нужно использовать единый формат для всех ячеек столбца;
- после окончания работы нужно сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности - хранении резервной копии в надежном месте.
При вводе повторяющихся значений в списках удобно использовать автозаполнение - вводимые слова распознаются и автоматически завершаются. Чтобы воспользоваться этой возможностью, следует выполнить команду Параметры в меню Сервис, затем выбрать вкладку Правка и установить флажок Автозаполнение значений ячеек. При создании списков очень удобным является использование специальных форм.
|
|
Поясним это на простом примере создания списка, организующего информацию по объемам продаж ряда товаров различными сотрудниками фирмы. Пусть такой список будет иметь четыре поля: "Фирма" (наименование фирмы, осуществившей покупку); "Дата" (дата покупки); "Товар" (название товара); "Сумма" (сумма покупки), "Валюта" (тип валюты для суммы покупки) Для ввода следующих строк можно использовать удобную форму, предлагаемую Excel.
чтобы вызвать форму, достаточно выделить в списке какую-либо ячейку и выполнить команду Форма... в меню Данные. В результате на экране появляется диалоговое окно, содержащее первую запись (рис. 2.3.10./2.). Это окно позволяет добавлять (при нажатии кнопки Добавить) любое количество новых записей в список, не заботясь об их размещении в ячейках списка, - все данные из формы (в том числе и внесенные изменения при редактировании) отображаются в соответствующих ячейках.