2014-02-09
2653
Состав, содержание и принципы организации информационного обеспечения ИС.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Запись - это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:
• по этапам обработки (входные, базовые, результатные);
• по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях - жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
• по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
• по назначению (по типу функциональных подсистем);
• по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
• по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).
Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.
Файлы с результатной информацией предназначаются для вода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.
К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40 %, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности (К,.,) не менее 0,6.
Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.
Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.
Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.
Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:
• полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
• целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
• гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
• реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;
• релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
• удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.
Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).
Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных.
Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД), - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.
Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.
Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.
К организации БД предъявляются следующие основные требования:
• логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);
• контролируемая избыточность данных;
• стандартизация данных за счет использования классификаторов;
• наличие словаря данных;
• специализация интерфейса для администратора БД и пользователя системы;
• контроль целостности данных;
• защита данных от несанкционированного доступа;
• наличие вспомогательных программных средств (утилит) проектирования и эксплуатации БД.
Принципами построения централизованной БД являются:
• обеспечение логической организации данных с помощью построения глобальной модели данных;
• представление информационных потребностей для каждой задачи в виде подмоделей данных;
• выделение специального языка описания данных для получения схем и подсхем;
• описание процедур обработки данных с использованием языка манипулирования данными;
• разделение доступа к полям данных;
• защита данных через пароль;
• обеспечение доступности данных одновременно для нескольких пользователей.
Дня распределенных БД существуют свои требования (подробнее см. гл. 12):
• учет территориального расположения подразделений ЭИС;
• обеспечение независимости данных от их территориального расположения;
• оптимальное размещение БД между абонентами и серверами;
• сокращение стоимости информационного обслуживания абонентов;
• обеспечение решения сложных межведомственных задач;
• надежность хранения обработки данных; использование СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;
• возможность параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.
Пользовательский интерфейс или человеко-машинный диалог — это набор приемов взаимодействия с компьютером. Грамотно построенный интерфейс сокращает число ошибок и способствует тому, что пользователь чувствует себя комфортнее. От этого, в конечном итоге,зависит производительность работы — основной показатель качества пользовательского интерфейса.
Потому пользовательский интерфейс необходимо проектировать так, чтобы было обеспечено максимальное удобство пользователя при работе с данной программой. То есть программа должна соответствовать следующим требованиям:
• дизайн интерфейса отвечает правилам эргономики;
• присутствует естественность (интуитивность) работы с программой;
• нагрузка на память пользователя, по возможности, минимальна;
• стандартность приемов работы (согласованность с прошлым навыком);
• подсказки, позволяющие пользователю принять решение в создавшейся ситуации;
v интерактивная помощь (возможность ее вызова из любого места программы);
• очевидность меню (простая формулировка, иерархическая структура, логическое соответствие пунктов и подпунктов);
• действия пользователя должны быть обратимыми (т. е. должнапредоставляться возможность отмены (undo));
• возможность использования «горячих» клавиш; экстренный выход из программы.
Проектирование человеко-машинного диалога начинается с выбора диалогового языка.
Признаком классификации на верхнем уровне является роль человека в диалоге, которая может быть ведущей и ведомой. В запросных языках инициатива за человеком, а в ответных — за машиной.
Выбор диалогового языка должен осуществляться с ориентацией на пользователя, а диалог — проектироваться с учетом принципа «дружественности».
Если программист-профессионал легко пользуется командными языками, то пользователь-непрограммист обычно предпочитает меню.
В настоящее время человеко-машинный диалог чаще всего осуществляется на основе ММР-интерфейса, реализуемого операционной системой Windows. Аббревиатура WIMP (Windows Image Menu Pointer) означает Окна, Образ, Меню, Указатель. При этом в окнах на экране компьютера присутствуют кнопки-пиктограммы и световые меню, которые выбираются указателем.
В перспективе предусматривается распространение интерфейса, включающего в себя речевые команды — 5Я./(-иитерфейса (Spich — речь, Image — образ, Language язык, Knowledge — знание).
Проектирование человеко-машинного диалога должно заканчиваться составлением модели диалога, отражающей порядок работы пользователя с 11 К. Модель человеко-машинного диалога в укрупненном виде можно представить как разновидность информационно-технологической схемы, включающей в себя последовательность основных этапов обрабо! ки информации с указанием для каждого этапа той информации, которую должен вводить человек, и тех диалоговых окон, которые предлагает машина для информационной поддержки принятия решении и ВВОДЯ информации.
Детальная модель человеко-машинного диалога может быть представлена в виде сетевого графика, вершинами которого являются диалоговые окна с указанием состава вводимой и выводимой информации, а дуги соответствуют условиям перехода между окнами.
Основные компоненты пользовательского интерфейса — это то, что пользователь видит на экране.
Рассмотрим проектирование основных компонентов пользовательского интерфейса, к которым относятся: меню, экранные формы и отчеты.
Порядок проектирования меню предусматривает следующую последовательность работ:
• проектирование содержания меню;
• проектирование формы меню;
• программное обеспечение меню.
Проектирование содержания меню требует изучения предметной области и обоснования состава задач, образующих функциональную часть системы, и их иерархической взаимосвязи. Для этого требуется выяснить должностные обязанности пользователя системы, которые зависят от назначения подразделения, в котором он работает. А место и роль подразделения, в свою очередь, зависит от характеристик предприятия в целом.
Выбор пункта меню может завершаться:
• появлением на экране меню нижнего уровня;
• выполнением команды (например, возвратом в системное меню);
• выполнением процедуры (например, процедуры ввода или вывода информации, функциональной обработки);
• появлением «заглушки» — сообщения о том, что данный пункт еще не реализован, или же другого комментария.
В главном меню следует предусмотреть пункт «выход», который позволяет вернуться к системному меню, что удобно при отладке системы.
Иерархическое меню обычно содержит главное меню в виде горизонтально расположенной линейки. Выбор пункта этого меню приводит к появлению всплывающего меню. Выбор пункта всплывающего меню может быть вызнан, появление каскадного меню. Меню, начиная с третьего уровня, называются каскадными. Свое название они получили потому, что располагаются на экране уступами, частично перекрывая друг друга.
Существует ряд правил, которыми следует руководствоваться при проектировании меню. Эти правила соответствуют международным стандартам по проектированию пользовательского интерфейса. Один из этих стандартов CUA (Common User Access).
Приведем следующие рекомендации;
1. Количество уровней в меню должно быть не более 2-3.
2. Пользователь должен знать, в какой точке иерархического меню он находится, т. е. следы предыдущих уровней должны оставаться.
3. Пункты меню не нумеруются.
4. Название пунктов горизонтального меню должно быть коротким —из одного слова.
5. Заглавной должна быть только первая буква названия пункта.
6. Пункт меню может быть выбран по первой (выделенной) буквенного названия. Если первая буква названия пункта меню не является уникальной, то можно назначить любую выделенную букву.
7. Для выбора пункта всплывающего меню должна быть предназначена «горячая» клавиша (hot key), поскольку путь к нему через главное меню может быть долгим.
8. Пункты, к которым часто обращаются, должны быть расположены в начале меню. Если присутствует пункт «Помощь», то он располагается в начале главного меню, а пункт «Выход» — в конце.
9. Логически взаимосвязанные пункты всплывающего меню объединяются в группы сплошной горизонтальной линией и могутполучить свои подзаголовки.
10. При формировании меню может быть выбрана цветовая схема (color scheme). Вертикальное (всплывающее) меню может быть выделено тенью (shadow).
Проектирование экранных форм
Экранные формы в настоящее время образуют основу интерфейса в человеко-машинном диалоге.
Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства электронных форм вне зависимости от области применения приведены ниже.
• использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;
• использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;
• использовать средства для установления связи между формами;
• включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.
Так как экранные формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Кроме того, необходимо отметить, что почти все основные разработчики программного обеспечения обработки экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.
К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.
Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.
Программы обработки электронных документов позволяют:
• вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
• быстро имитировать бумажные формы;
