Жизненный цикл базы данных. Концептуальное и логическое проектирование БД. Характеристика моделей БД

Жизненный цикл БД включает следующие этапы: -планирование, проектирование, материализация, эксплуатация, развитие и совершенствование БД.

На этапе планирования БД определяются задачи и принципы ее создания.

Проектирование -это процесс проектирования БД в соответствии с потребностями пользователей.

Материализация – это материальная реализация проекта БД с учетом разработанной структуры БД и используемого комплекса технических и программных средств.

Эксплуатация БД – реализация процедур манипулирования данными

Развитие и совершенствование БД может осуществляться в нескольких направлениях: увеличение объема информации с одновременным совершенствованием организации данных, использование средств НИТ и пр.

Эффективность использования БД в процессе решения задач управления экономическими объектами в значительной степени определяется правильным подходом к проектированию. Проектирование БД проходит в три этапа (рис.2.4.):

-концептуальное проектирование,

-логическое проектирование,

-физическое проектирование.

Концептуальное проектирование баз данных. На этапе концептуального проектирования решаются задачи, взаимосвязанные в предметной области.

Начинать решение задачи проектирования БД следует с детального изучения предметной области, н-р, функционирующего предприятия. Для этого необходимы полное понимание и детальный анализ всех технологических процессов, структуры управления предприятием, функций отдельных подразделений и способов взаимодействия между ними, порядок ведения документооборота. Прежде всего, необходимо выделить все объекты, которые будут использоваться в базе данных, указать их свойства (характеристики) и установить связи между ними.

Связи отражают существенные взаимоотношения между объектами. Как именно связаны объекты между собой указывают степени связи. Степени связи бывают двух типов — «много»(М или N) и «один»(1). Степени связи между двумя объектами обозначаются в виде пары, например, 1:1 (один к одному), 1:.М (один ко многим), М:1 (много к одному), M:N (много ко многим). Кроме степени, важной характеристикой связи является обязательность.

Итогом изучения предметной области должна стать разработка ее концептуальной модели

Концептуальная модель - это формализованное представление предметной области в виде полного перечня всех интересующих пользователя атрибутов и их взаимосвязей. Цель моделирования - создать точное и полное отображение реального мира, которое используется в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Модель должна отвечать следующим требованиям:

- обеспечивать адекватное отображение предметной сферы и давать возможность получить интегрированное представление о ней;

- представляться языком, понятным как специалисту предметной сферы, так и администратору БД;

- содержать информацию о предметной сфере, которая является достаточной для последующего проектирования;

1. Сбор, анализ и редактирование требований к данным

2. преобразование требований к данным в структуры, допустимые к использованию

3. Решение вопросов, связанных с производительностью системы, способами хранения данных и методов доступа к данным

Рис. 2.4. Проектирование баз данных

- гарантировать однозначное проектирование модели;

- быть динамической.

Выбор языковых средств для проектирования является сложным заданием, поскольку они, с одной стороны, должны быть достаточно мощными и искусственными, чтобы описывать разные предметные сферы, а с другой, - быть простыми в использовании.

Для модели используют как аналитические, так и графические способы ее представления (модель Чена, ЕР-модель).

Логическое проектирование баз данных. Логическое проектирование – это второй этап проектирования базы данных: необходимо объекты и связи между ними преобразовать в логическую модель данных — модель, построенную по законам логики. Логическая модель строится на основе концептуальной модели. Существует несколько логических моделей данных. Среди них выделяют:иерархическую, сетевую, реляционную.

Иерархическая модель базируется на основе принципа подчиненности между элементами данных и представляет деревовидную структуру, которая состоит из узлов (сегментов) и дуг (ветвей). Дерево в иерархической модели упорядочено в соответствии с правилами расположения его узлов и ветвей, а именно:

- на наивысшем уровне иерархии находится один узел, который называется корневым;

- взаимосвязи в иерархической модели строятся по принципу «исходный - производный»;

- каждый исходный уровень может иметь несколько производных;

- в иерархической модели реализованы типы взаимосвязей «один к один» и «один ко многим»;

- доступ к каждому узлу (за исключением корневого) осуществляется через его исходный узел;

- каждый узел может иметь по нескольку экземпляров конкретных значений элементов данных;

- экземпляр производного узла не может существовать без исходного;

- при устранении экземпляра исходного узла также устраняются взаимоувязанные с ним экземпляры производных сегментов.

Иерархические модели больше ориентированы на централизованную обработку данных..Несмотря на простоту понимания и редактирования, иерархические модели баз данных имеют ряд недостатков, основной из которых - ограничение форм представления взаимосвязей между данными. Второй важный недостаток - значительное время поиска, поскольку доступ осуществляется от корневого узла по цепи «исходный-производный».

Если при анализе взаимосвязей выясняется что производный элемент имеет более одного выходного, то такие взаимосвязи невозможно описать в виде иерархии.

Сетевая модель - это ориентированный граф с поименованными вершинами и дугами. Вершины графа - записи, которые представляют собой совокупность логически взаимосвязанных элементов или агрегатов данных. Для каждого типа записи может существовать несколько экземпляров конкретных значений его информационных элементов. Существенное отличие сетевой модели от иерархической - каждая запись может принимать участие в каком-нибудь наборе и играть роль как владельца, так и члена набора. Сетевые модели БД соответствуют более широкому классу объектов управления, хотя требуют для своей организации и дополнительных затрат. Преимущество сетевой модели - поддержка каких-либо типов взаимосвязей, которыми характеризуются объекты предметной сферы. Однако сетевая модель имеет и ряд недостатков: сложность реорганизации базы данных при появлении новых элементов данных; не все существующие системы управления базами данных могут поддерживать все типы взаимосвязей и др.

Сетевые модели, как и иерархические, больше ориентированы на централизованную обработку данных.

Реляционная модель. Наиболее широко в настоящее время используется реляционная модель данных(от англ, relation — отношение). В ней объекты и связи между ними представляются в виде таблиц (отношений). Все операции над данными сводятся к операциям над таблицами. Таблица является наиболее привычным и удобным вместилищем для хранения информации, имеет жестко оговоренное количество поименованных и упорядоченных столбцов (структуру) и может неограниченно расти по количеству строк. Доступ к элементам (строкам таблицы) осуществляется по индексу, роль которого играет так называемый ”физический номер записи”, если явно не выбран другой индекс.

Каждой таблице присваивается имя. Столбец — это поле, строка — это запись. Каждое поле имеет имя и тип. Имена полей — это атрибуты (они определяются свойствами объекта). Тип задает способ представления атрибута. Основные используемые типы — числовой, текстовый, дата/время, логический.

Основное свойство таблицы в реляционной базе данных coстоит в том, что в ней не должно быть одинаковых записей. Это означает, что в таблице должны быть один или несколько атрибутов, которые обеспечивают уникальность каждой строки. Такие атрибуты (группы атрибутов) называются ключом. Ключей в таблице может быть несколько. Из них выбирается один (как правило, самый короткий по длине), который будет в дальнейшем представлять (заменять) каждую запись таблицы. Такой ключ называется первичным и служит не только для того, чтобы отличать одну запись от другой, но также и для организации связей между таблицами.

Реляционная модель данных имеет ряд преимуществ сравнительно с иерархической. Основные преимущества - простота и наглядность базы данных для проектирования, а также теоретическое обоснование основных принципов построения. Теоретическая основа реляционных БД - это элементы теории множеств и реляционная алгебра или алгебра отношений. Изучение и анализ опыта разработки информационного обеспечения, ориентированного на использование баз данных, показали, что реляционные модели можно успешно использовать в системах как централизованной так и децентрализованной обработки данных. Выбор реляционных моделей для решения определенного комплекса (групп комплексов), заданий определяет выбор языковых и программных средств, методов доступа к данным и управления ими, а также соответствующих технических средств, которые реализуют функции сохранения, обновления, поиска и выдачи данных. Эта модель более понятна, "прозрачна" для конечного пользователя баз данных.

В последние годы все большее признание и развитие получают объектно-ориентированные базы данных (ООБД), толчок к появлению которых дали объектно-ориентированное программирование и использование персональных компьютеров для обработки и представления практически всех форм информации, воспринимаемых человеком. В ООБД модель данных более близка сущностям реального мира. Объекты можно сохранить и использовать непосредственно, не раскладывая их по таблицам.

5. Информационное обеспечение системы управления предприятием.

5.1. Информационная составляющая системы управления. Цель производства в создании той или другой продукции. По каждому виду продукции (или ее составной части, элемента) необходимо иметь нормативные, плановые и учетные характеристики. Совокупность этих характеристик будет информационной моделью всего материального производства и выпуска продукции предприятия на каждый данный момент.

Информацию, которая циркулирует в экономическом объекте, можно классифицировать по разным признакам:

‑ по месту возникновения и направлению движенияинформация разделяется на входную и выходную ( исходную ). Информация, которая поступает в объект управления, называется входной,а та, что выходит, - выходной.К выходнойотносится информация, полученная в результате решения заданий системы менеджмента предприятием и предназначенная для непосредственного использования в управлении.

‑ входную и выходнуюинформацию, в свою очередь, с точки зрения отношения к объекту менеджмента,можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Внутренней называется информация, которая возникает внутри объекта (предприятия, цеха, отдела), а внешней - которая возникает за его границами.

Внешняя выходнаяинформация разделяется на учетно - расчетную и справочную. Справочная информация - это разного рода справки о ходе выполнения производственного задания, что предназначаются для высших уровней управления.

Внутренняя выходнаяинформация разделяется на несколько групп: плановая (для участков и рабочих мест); транспортные команды; технические задания мастерам, рабочим ВТК; рабочие команды на ликвидацию внутренних возмущений.

Определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономи-ческих задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой называется документом. Состав и структура форм документов определяется организационно-экономической сущностью заданий, целями и параметрами менеджмента, возможностями средств обработки и вывода информации.

Документ - это совокупност ь трех составляющих: физическая регистрация информации, форма представления информации, активизация определенной деятельности.

Документ – это информация, представленная в виде текста, в определенной форме и с расчетом на последующую деятельность. Именно деятельность и превращает информацию в документ, он перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов. Бюрократия- неизбежный спутник цивилизации.

Бюрократическая технология - это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации. Не будет технологии - возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.

Документооборот может быть двух типов:

- универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

- операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Взаимоувязанный комплекс форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом, процессов документирования и документооборота, которые должны регламентироваться соответствующими нормативно-техническими материалами, будем называть с истемой документации. Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. особую важность приобретает организация рациональных потоков информации на предприятии, а также обработка информации в таком аспекте и в такие сроки, чтобы получаемые исходные (результатные) данные, зафиксированные на удобных для пользования носителях, полностью удовлетворяли требования качественного и оперативного управления всеми процессами, которые происходят на предприятии или в производственном объединении

При изучении методов классификации экономической информации были рассмотрены виды экономической информации в соответствии с технологией обработки и использования в управленческих решениях. Один из видов ‑ н ачальная (первичная) информация, что подходит к объекту, который регулируется, которая отображает состояние управленческих параметров объекта (данные о поступлении материалов, отгрузки готовых изделий, обеспечения предприятия, начисления заработной платы и пр.). Информация отображается в первичных учетных документах.

Система документации первичного учета включает такие основные формы: учетные акты; сведения учета выработки и заработной платы; рапорты о выработке; журналы из учета; инвентаризационные списки; накладные; табели по учету рабочего времени; приказы относительно учета личного состава; лимитно-заборные карты учета/отпуска сырья и материалов.

Правильно разработанная документация позволяет значительно сократить объем работ по регистрации данных и подготовки машинных носителей. При этом проектирование первичных документов сводится к изменениям существующих форм, которые не отвечают требованиям машинной обработки. Для этого формируются таблицы, которые содержат перечень существующих форм первичных документов по каждой функциональной подсистеме с указанием вида документа, периодичности его составления, наименования входных реквизитов и их значений. Затем анализируются все данные, которые подлежат внесению в проектируемую форму документа.

Проектирование первичного документа имеет такую последовательность:

1. Определяются реквизиты, которые нужны для внесения в документы по каждой функциональной подсистеме, состав реквизитов определяется постановкой задачи.

2. Из общего объема необходимой информации отбирается круг реквизитов для конкретной формы документа.

3. Избранные реквизиты разделяются на две группы; те, что переносятся на машинный носитель (т.е. предполагается их машинная обработка), и те, что не переносятся на машинный носитель.

4. Осуществляется проектирование эскизов формы первичного носителя информации.

5. Формы первичных документов уточняются, размещаются на бланках стандартного размера и заказываются в типографии.

Проектирование эскизов первичных документов ведется с учетом расположения реквизитов в соответствующих зонах. Бланк документа можно разбить на зоны, которые предназначены для записи определенных групп реквизитов, которые имеют логическую или математическую зависимость и связаны с обработкой или заполнением. Отдельные зоны документа могут быть спроектированы по линейной, анкетной или табличной форме. При проектировании первичных документов необходимо учитывать требования, которые относятся к ним в связи с машинной обработкой:

1 реквизиты должны размещаться на бланке в определенной последовательности: справочно-групповые реквизиты-признаки, постоянные для группы документов; справочно-групповые переменные.

2. реквизиты, которые переносятся на машинный носитель, должны быть обведены утолщенной линией (0,7-1,0 мм); их необходимо группировать и выделять в специальные зоны.

3. из первичных документов необходимо исключить постоянную информацию (справочную, расценку, нормативную, плановую), а также показатели, которые могут, быть получены в результате обработки. Первичные данные допускается включать в зоны для данных, которые не подлежат машинной обработке. Постоянная информация размещается во внешней памяти ЭВМ и используется по мере необходимости для решения комплекса заданий. Выполнение этих требований существенно сокращает объемы документов, время их заполнения и обработки, а также повышает надежность информации.

4. унификация первичной документации. Документы, которые отображают однородные операции, должны иметь определенный состав реквизитов и одинаковую определенную последовательность их размещения на бланке. Унифицированные формы документов должны создаваться на всех уровнях управления. Это обеспечит информационное единство АИСУ разных уровней.

В условиях функционирования АИСУ для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

- проведение унификации и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

5.2.Стандартизация и унификация документооборота, как неотъемлемая часть автоматизации управления. Стандартизация и унификация являются основными направлениями усовершенствования системы документации. К основным направлениям унификации и стандартизации входной, внутренней (промежуточной) и выходной документации можно отнести:

1) сокращение разнообразия документов,

2) машинную ориентацию документации

3) одновременное использования документов как источника данных для работников сферы менеджмента и для автоматизированной управляющей системы.

Сокращение разнообразия документов. Разнообразие документов является основной проблемой и обусловлено в первую очередь, разногласием и дублированием данных, представленных в разных документах. Разногласие, в свою очередь, определяется неоднородностью терминологии, принятой в документах для описания наименований показателей и их реквизитов, а также групповых понятий. Это порождает синонимию в названиях, разные принципы агрегации, приводит к противоположным данным (единичных и агрегированных). Кроме этого, нужно обеспечить оптимальный состав информации в документе. Он не должен быть перегружен лишними данными и одновременно включать всю необходимую информацию. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов. Решение этих вопросов может быть достигнуто лишь в результате системной содержательной унификации документации. Системная унификация - это комплекс мероприятий, что обеспечивает системное функционирование и эффективное развитие документации в какой-либо системе управления, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления на разных уровнях некоторым экономическим объектом на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники. Унифицированные системы документации являются важным средством для организации информационной совместимости на документальном уровне. Государственный стандарт устанавливает общие требования к содержанию и формам унифицированных документов.

По уровням управления УСД делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

- документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

- УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

- УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

В документации, которая используется в какой-либо АИСУ, используются входные, выходные и внутренние документы, к которым относятся свои требования.

Входная унифицированная документация должна реализовывать принцип интеграции данных в системе, который базируется на однократности ввода. Такой подход позволяет не только минимизировать объем входной информации, но и обеспечивает информационное единство всех расчетов, наиболее удобные и единые для всех заданий способы описания данных. При проектировании входной документации в первую очередь учитываются требования автоматизации массового ввода данных, их машинного контроля, и организации в памяти ЭВМ.

Внутренняя (промежуточная) документация в какой-либо АИСУ является средством информационного взаимодействия системы обработки данных с функциональной структурой. Эта компонента определяет объемы документооборота внутри системы. Рационализация документооборота также определяется усовершенствованием и унификацией внутренней документации.

Выходная документация,как и входная, должна включаться в состав унифицированных систем, поскольку в большинстве случаев она рассматривается в качестве входной для других систем.

Работы по усовершенствованию системы документации проводятся как на государственном, так и на отраслевом уровнях. Основное внимание при этом обращается на разработку стандартов, которые определяют единые принципы разработки и использования документов. Разработка и внедрение унифицированных систем документации нацелены на существенное сокращение количества действующих в стране документов, которые образуются в сфере управления, приводят к неэффективному использованию человеческих ресурсов, занятых составлением, рассылкой, хранением, обработкой и поиском документов, а также к неэффективному расходованию материальных ресурсов (средства обработки информации, бумаги) и, следовательно, повышение эффективности использования средств организационной и вычислительной техники в управлении экономикой страны.

‑ Машинная ориентация документации. Использование системного подхода к изучению документации и документооборота дает возможность провести поэтапную оптимизацию всей совокупности документов путем исключения лишних показателей, которые не используются в расчетах, правильного распределения показателей между блоками расчетов, а также за счет повышения информационной полноты, отбора информации по отклонениям и др.

В условиях обработки информации на ЭВМ документы формируются сначала на машинных носителях, а затем отображаются в форме машинограм или видеограмм. Современные ЭВМ позволяют выводить информацию на широкоформатную рулонную бумагу, дисплеи, магнитные ленты, диски и др. В зависимости от того, какие устройства ЭВМ используются, изменяется и форма представления результативной информации: машинограмы (сводки, полученные на печатающих устройствах ЭВМ), видеограммы (данные не экране дисплея). Современные ЭВМ дают возможность получать удобные и наглядные для пользователя формы выходной информации. Сводки, составленные на ЭВМ не требуют дополнительных ручных операций. При проектировании форм выходных машинных документов учитывается возможность обеспечить сопоставление данных на разных уровнях управления. Правильный выбор форм содержание результативной информации является необходимой предпосылкой и важным фактором повышения эффективности технологического процесса автоматизированной обработки информации.

Организация информационного взаимодействия всего комплекса автоматизированных систем, которые функционируют в разных сферах менеджмента народного хозяйства, в современных условиях выдвигает также и задания, связанные с совместимостью при обмене информацией на машинных носителях и при передаче ее каналами связи

‑ Проблема одновременного использования документов как источника данных для работников сферы менеджмента и для автоматизированной управляющей системы существенно влияет на системы документации, поскольку в документе одновременно должна быть собрана информация, которая записана обычным языком и языком кодовых обозначений. Такое требование в ряде случаев приводит к заметной информационной перегрузке документа и осложняет ведение данных. В связи с этим на практике пытаются использовать способы автоматической кодировки и декодирования, то есть автоматического перехода от текстов к их кодам и наоборот. Решение такого задания базируется на едином фонде словарей текстов, которые используются в системе, связанных с классификаторами технико-экономической информации.

5.3. Модель информационного пространства, как основа системы управления документооборотом предприятия. Независимо от степени автоматизации предприятия и его типа отсутствие или игнорирование модели организации документооборота неизбежно приведет к тому, что старые проблемы останутся нерешенными. При этом, если по состоянию делопроизводства в организации был "ручной" хаос, то результатом автоматизации будет "компьютерный" хаос.

Когда схлынула первая волна увлечения системами автоматизации документооборота, оказалось, что без должной оценки возможностей пользователя, исследования бизнес - процессов его предприятия трудно ожидать эффекта от внедрения как систем документооборота класса docflow так и, тем более, workflow. При этом совсем неважно, как планируется или уже реализован документооборот: вручную или путем автоматизации с помощью мощных западных либо отечественных пакетов - всегда на первом месте должна быть четкая стратегия, направленная на упорядочение бизнес - процессов. Прежде чем что-то делать, необходимо ответить на вопрос, кому и почему выгодно выполнять те или иные процессы, имеющие место на предприятии. Проводя в жизнь программу модернизации делопроизводства, важно представлять, какого уровня уже достигло предприятие и какое место ему отводится в модельном пространстве системы документооборота.

Для комплексной автоматизации функций управления необходимо создание единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде. Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами, включающую возможности:

- удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

- доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

- средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

- сохранения целостности данных в общей базе данных;

- полнотекстового и реквизитного поиска информации;

- открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

- защищенность информации;

- удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

- масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или другими словами модели документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое предприятие. Определенные ранее направления автоматизации документооборота: поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента прохождения документов, определяют трехмерное пространство свойств, где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии (рис.2.5).

Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

Рис.2.5. Трехмерное пространство свойств

Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри корпорации, так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.

Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота и имеет координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да, но в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом.

Чаще ошибочно под новым качеством понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием. Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых ящиков", прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты (1,1,1) - все равномерно, единственное, что отсутствует - компьютеризация.

Рассмотренная модель документооборота не является застывшим образованием, прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели, она претерпела три основные фазы своей эволюции, две из которых представлены на рис.2.6., а третья на рис.2.5.

Рис.2.6. Эволюция бизнес - моделей документооборота

Фаза первая - фактографическая. Начало любой деятельности знаменуется обычно периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру и атрибутику. Условно эту фазу можно представить в виде одной единственной оси. Точка на этой оси - это текущее состояние системы документооборота организации. Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и начиная с определенного момента которого можно отметить второй этап первой фазы - возникновение понятия "операция". Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес - процессам предприятия агрегат из имеющихся характеристик (атрибутов). На этом этапе начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными документами, в частности, документ-основание, а дальнейшее движение по оси приобретает все более операционный оттенок. После возникновения привязки к конкретным бизнес - процессам дальнейшая эволюция документооборота в одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный скачок к новой фазе.

Фаза вторая - полнотекстовая. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов, включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления: графики, таблицы, видео и т.п. виды конструкторско-технологической документации. Возникает новая ось - полнотекстовые или, лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном, пространстве характеризует систему документооборота предприятия, где кроме фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации. Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска. Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище - это не что иное, как электронный архив. Движение по оси "полнотекстовые документы" предполагает наращивание атрибутивных возможностей: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархию хранения, классификация. Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и т.п. На данной оси также имеются свои этапы - с определенного момента развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном, а о корпоративном архиве, обслуживающем деятельность рабочих групп. Точка на плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует систему документооборота, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов. Доступ к этим документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности. Если, например, говорить о точке "А", то соответствующее ей состояние системы документооборота позволяет осуществлять синхронизацию работы различных рабочих групп сотрудников корпорации, расположенных на различных площадках. Система для этой точки предполагает также структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации данных. Однако, как только речь пошла о корпорации, двумерного пространства для соответствующей ей системы документооборота опять становится недостаточно - необходим новый скачок к очередной фазе.

Фаза третья - регламентирующая. Нормальный документооборот в масштабах корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы. Если ранее, на второй фазе (плоскость) негласно присутствовал лишь один, простейший регламент (нулевая точка) - каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части, либо в папку каждому работнику помещалось индивидуальное задание (иначе говоря, было известно только, что документ существует), то сейчас этого недостаточно. Требуется уже интегральная оценка. Необходим, например, контроль за тем, как работник выполнил задание, или как продвигается документ в условиях нелинейного процесса своего согласования (например согласования пакета конструкторско-технологической документации на сборочную единицу).

Третья ось в пространстве документооборота предприятия, как и две другие имеет свое деление на этапы. Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламента, отображаемого появлением атрибутов, отвечающих за регламент, например: "оплатить до", "действителен для". Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого - появление системы, специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента. При дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой системы управления проектом. Теперь документ в системе "документооборота" становится вторичным - первична цель бизнеса, сам процесс реализации бизнес - процедур, оставляющий после себя документы.

Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии - все решает только цель деятельности организации:

- банк и торговая компания: приобретение, наценка, продажа, получение прибыли - главный объект деятельности;

- бюджетная организация: основная деятельность - формирование документов;

- промышленное предприятие: закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности - операция.

5.4. Преимущества электронного документооборота. Использование АИСУ предполагает наличие электронного документооборота, к основным преимуществам которого можно отнести:

- полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

- уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

- быстрое создание новых документов из уже существующих.

- поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

- сокращение времени поиска нужных документов.

5.5. Понятие, состав, структура и характеристика внемашинного информационного обеспечения. Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное и внутримашинное информационное обеспечение.

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом, т.е. совокупность сообщений, сигналов и документов, которые используются при функционировании АИСУ в форме, которая воспринимается непосредственно человеком без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения информационных документов между управляющей и управляемой подсистемами: от органа менеджмента к объекту следуют документы, которые содержат плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и тому подобное); по линии обратной связи от в орган управления следуют документы, которые вмещают учетно-отчетную информацию (информация о состоянии объекта управления). Для обеспечения информационного единства АИСУ на всех уровнях управления должны создаваться унифицированные формы документов.

Внемашинное информационное обеспечение включает:

‑ систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Вся информация, которая циркулирует в АИСУ, кодируется, то есть каждому информационному показателю и реквизиту (объекту кодирования) согласно с принятой системой отвечает некоторое кодовое обозначение - код, который кроме обозначения объекта (идентификации), должен отображать и некоторые его специфические признаки, что позволяют отнести объект к той или другой классификационной группировке (классификация объекта).

‑ систему конструкторской, технологической и технико-производственной документации; оперативную документацию. Конструкторская документация содержит конструкторские нормативы, которые регламентируют состав и качественные характеристики деталей, приобретенных полуфабрикатов и комплектующих изделий, определяют порядок выполнения работ с указанием оборудования, инструментов и оснащения, профессий и разрядов исполнителей. Технологическая документация содержит технологические нормативы, которые регламентируют техническую подготовку производства.

‑ систему организации ведения, сохранения, внесения изменений в нормативную документацию (методические инструктивные материалы). В базовое информационное обеспечение входят справочники. Справочники - это перечень данных, что однозначно характеризуют состояние объекта на определенный период времени и позволяют выделить этот объект из многих других.

5.6.Понятие, состав, структура и характеристика внутримашинного информационного обеспечения. Основной частью внутримашннного информационного обеспечения является информационная база АИСУ. Внутримашинная информационная база — это совокупность используемых в АИСУ данных, организованная определенным способом на машинных носителях, связанная с хранением, поиском и обработкой информации с помощью которой удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Внутримашинная ИБ состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации входных и выходных файлов и информационных связей между ними. Под файлом понимается индетифицированная совокупность логически связанных между собой данных, что хранятся на внешних запоминающих устройствах и доступны программным средствам для их обработки.

Все файлы внутримашннной ИБ можно классифицировать по признакам:

1) по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

2) по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

3) в соответствии с видами экономической информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

4) по назначению (по типу функциональных подсистем);

5) по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

6) по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

1. Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

2. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

3. К числу базовых файлов относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

3.1. Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией.

3.1.1 ‑ оперативные файлы, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления -информация по учету продуктов производства, основных средств, материальных ресурсов, денежных средств, могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов (она действует на отчетный период, а затем возобновляется).

3.1.2 ‑файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6 (материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы).

‑ файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах,

‑ нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг,

‑ табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.),

‑ плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

3.2. Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

3.3. Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

3.4. Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

3.5. Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов во внутримашннной информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

- полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

- целостность хранимой информации, т. е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

- своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

- гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

- реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;

- релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

- удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

- разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

5.7. Классификация наименований структурных единиц информационной базы. Такая классификация необходима для проведения операции поиска, сопоставления, сортировки данных о содержании информационной базы (ИБ), что исследуется. Это имеет особое значение для многочисленной номенклатуры показателей, которые отображают состояние объекта, которым руководят. Разбивка множества наименований по классификационным группировкам облегчает изучение исходного множества показателей, их сопоставление, идентификацию, выявление ошибок и др. Количество наименований в каждой классификационной группе для удобства анализа должно быть достаточно малочисленным. Система классификации должна обеспечить однозначность распределения наименований по классификационным признакам, что охватывает все множество наименований, допускает возможность расширения входного множества.

Система классификации документов и массивов в АИСУ охватывает 4 –х уровневые иерархии признаков: 1-функцию (подсистему) менеджмента предприятия; 2-вид документа (массива); 3-уровень менеджмента; 4-период времени.

Уровень 1 (функции АИСУ):

1) подсистема инженерно-технического менеджмента;

2) подсистема финансово-экономического менеджмента;

3) подсистема производственного менеджмента;

4) подсистема коммерческого менеджмента;

5) менеджмент качества продукции;

6) другие функции.

Уровень 2 (вид информации):

1) нормативная; 2) плановая; 3)учетная.

Уровень 3 (уровень менеджмента):

1) рабочее место; 2)бригада; 3) изменение (участок, цех и т.д.); 4) конвеер;

5) отдел, служба в цехе; 6) цех; 7) отдел, корпус; 8) предприятие; 9) другие подразделы.

Уровень 4 (период времени):

1) час; 2) изменение; 3) сутки; 4) пятидневка, неделя, декада; 5) месяц; 6) квартал;

7) полугодие, год; 8) более года; 9)другое.

Рассмотренные системы классификации позволяют распределить структурные единицы ИБ как подмножества для их идентификации и кодировки.

5.8. Понятие и характеристика информационных массивов. Основной составной частью внутримашинной информационной базы АИСУ являются массивы данных, в которых информация об управляемой системе хранится в виде, доступном для обработки ее на ЭВМ. Именно массивы данных соединяют в информационном плане все звенья системы и все решаемые задачи в единый комплекс. Организация информационных массивов предусматривает определение их состава, содержания, структуры и выбор рационального способа представления массивов в памяти информационной системы.

В понятие состав и содержание информационных массивов включают определение оптимального количества массивов и перечня реквизитов (полей), которые содержатся в них. Под структурой массива имеют в виду формат записей в массиве, размер полей и их расположение внутри машинной записи, упорядоченность массива по основному признаку и место расположения основного признака в записи.

Основные элементы массива информационной базы данных:

Элемент данных - наименее семантически значимая поименованная единица информации. У элемента данных есть имя, тип (символ, число), длина, точность (количество знаков после запятой).

Агрегат данных - поименованная совокупность элементов данных внутри записи, и которую можно рассматривать как единое целое.

Агрегаты: -простой (н-р, дата: год/число/месяц);

-сложный (н-р, адрес: Адрес: город/улица/дом).

Запись - совокупность элементов данных или агрегатов данных. Элементы данных еще называют “поле данных”.

Набор данных - поименованная совокупность записей,

База данных - именованная совокупность структурированных данных, отображающих состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Под выбором рационального способа представления массива в памяти информационной системы понимается такой способ хранения массива, который обеспечивает минимальный объем памяти для размещения массива, высокую скорость поиска данных, а также возможность поэтапного и беспрестанного наращивания и восстановления массива.

Каждый массив, с точки зрения его логической организации, характеризуется составом основных параметров, к которым принадлежат такие:

1. Объем информационного массива ‑ измеряется количеством записей, которые входят к нему, символов, байтов.

2. Стабильность информационного массива ‑ количественном выражении определяется отношением количества данных, которые остались неизменными за определенный период, к общему количеству данных, которые хранятся в массиве. Стабильность массива определяется по формуле K=N/Z, где К— коэффициент стабильности массива, N— количество данных, которые остались без изменений за определенное время, Z— общее количество данных в массиве. Информация считается условно-постоянной, если коэфф-т К находится в границах: 0,85-1

3. Степень активности ( применение ) данных в массиве. Показателемактивности данных является количество частей массива как выходного для получения промежуточной и выходной информации за определенный период.

Кроме того, массив характеризуется форматом записей, принципом их организации в массиве, скоростью выборки данных из массива.

5.9. Методы организации информационных массивов. Рациональная организация информационных массивов и комплексное их использование — основа эффективного функционирования системы обработки данных в АИСУ. На практике в основном используется три метода организации массивов базы данных: многоуровневый; линейный; списочный.

Многоуровневый метод организации массивов является наиболее эффективным и удобным для использования при реализации системы машинной обработки экономической информации, особенно если используются ЭВМ, оснащенные устройствами внешней памяти с прямым доступом на магнитных дисках. Этот метод предусматривает организацию двух видов массивов: вспомогательный массив каталогов и основных массивов, которые содержат информацию, необходимую для решения заданий системы. При такой организации массивы делаются независимыми один от другого, в результате чего ускоряется процесс обработки. Вместе с тем через массивы-каталоги организуются сложные поисковые процессы без обращения к основным массивам.

При линейном методе организации массивов никакой дополнительной информации нет. В массивах записаны лишь данные об объектах, процессах и явлениях, которые характеризуют производственно-хозяйственную и другую деятельность. В таком случае используют магнитные ленты. Применяя данный метод, можно экономить объем памяти, но при этом усложнено редактирование данных в массиве и нужно значительно больше времени на поиск необходимых записей..

Списочный метод организации массивов базируется на прямом способе размещения в памяти машины отдельных записей, связанных между собой с помощью адресов связи, которыми обеспечивается каждая запись массива. Записи, выходя из ассоциативных связей между отдельными показателями, объединяются в группы по одному или нескольким ключевым признакам. В списках информация размещается свободно. В связи с наличием дополнительной информации массивы нуждаются в увеличении памяти.

При последовательной организации данных в массиве логические записи располагаются на носителях в том порядке, в котором они будут потом обрабатываться. Такие записи ключей не имеют.

Индексно-последовательная организация данных предполагает использование магнитного диска, в котором каждая логическая запись содержит специальное поле- ключ.

Прямая организация данных массивов имеет особенность - записи располагаются в произвольном порядке. Для отыскивания записи программа должна найти адрес записи на диске. Существует два способа доступа к данным:

- способ с очередностью - обмен данными с управляющей системой на уровне логических записей,

- базисный способ - обмен данными с управляющей программой на уровне физических записей

Сочетание способа доступа к данным с определенным типом организации набора данных называется методом доступа.

5.10. Типы информационных массивов. В системе автоматизированной обработки экономической информации на разных этапах технологического процесса используются разные типы информационных массивов. Это обусловлено структурой обрабатываемой информации на соответствующих этапах и функциями, выполняемыми во время ее обработки. В зависимости от места в ИО АИСУ, назначения и выполняемых функций массивы разделяются на типы:

‑ Входные массивы — это промежуточное звено между входными документами и основными массивами. Они создаются на магнитных носителях. Содержание и расположение информации во входном массиве аналогичны содержанию и расположению ее в первичном документе или в месте возникновения. Входные массивы создаются на основе документов одной или разных форм. Они имеют, как правило, линейную структуру. С помощью входных массивов и соответствующих алгоритмов входные документы преобразуются в машинную форму.

‑ Основные массивы формируются на основании нескольких входных массивов, которые получены из разных первичных документов и отображают те или другие характеристики объекта или процесса,постоянно хранятся и содержат основные данные об объектах управления и процессах. Каждый основной массив содержит всю совокупность информации, что всесторонне характеризует однородные объекты и необходима во время решения всего комплекса заданий.

В соответствии с классификацией экономической информации создаются и информационные массивы. Условно-постоянная информация служит основой при формировании основных условно-постоянных массивов, а условно-переменная - при формировании условно-переменных массивов.

Условно-постоянные массивы создаются на средства труда, предметы труда, при формировании основных условно-переменных массивов, на стабильные явления и процессы, которые проходят в производственно-хозяйственной или другой деятельности. К основным условно-переменным относятся массивы, в которых зафиксированная фактическая информация, которая характеризует состояние объекта, или отображает процессы, которые в нем проходят. Эти массивы называются учетными. Массивы, которые относятся к этой разновидности, сформированы по участкам учета: основные средства, материальные ценности, труд и заработная плата, нехватка и незавершенное производство, расходы на производство и калькуляция себестоимости готовой продукции, денежных средств, кредитных, расчетных и других операций. Кроме того, сюда относятся массивы отчетности, анализа и принятия решений. Исходными данными, которые составляют основу при формировании этих массивов, есть первичные документы.

Создание и использование массивов условно-постоянной информации имеет те преимущества, что возможно значительно упростить первичную документацию исключением из ее ряда постоянных признаков, сократить трудоемкость работ на стадии заполнения первичных документов, подготовки и введения текущей информации в ЭВМ.

Условно-переменные массивы создают на основе фактической информации, которая характеризует определенные явления и процессы, которые происходят в производственно-хозяйственной или другой деятельности. Основные условно-переменные массивы включают такие группы:

1. Массивы учета наличия, движения и использования основных средств.

2. Массивы учета наличия и движения материальных ценностей, которые включают записи информации об отчетных остатках материальных ценностей.

3. Массивы учета наличия и движения личного состава.

4. Массивы учета труда и начисления заработной платы, которые содержат записи информации об учете использования рабочего и нерабочего времени, начисления и распределения заработной платы.

5. Массивы учета нехватки и незавершенного производства, которые включают записи информации для оценки нехватки и незавершенного производства.

6. Массивы учета затрат на производство и калькуляции себестоимости продукции, которые включают записи информации для калькуляции себе стоимости продукции за элементами расходов и статьями.

7. Массивы учета наличия и движения денежных средств, которые включают записи информации о наличии и движении денежных средств е кассе, на счетах в банке.

8. Массивы учета расчетных операций с организациями, которые включают записи информации о заготовке материальных ценностей, отгруженной готовой продукции и материалах с целью реализации.

9. Массивы, отчетность включают записи информации о сведенном наличии и движении материальных ценностей для заполнения отчетных форм.

10. Массивы с информацией для анализа и принятия решений.

Основные условно-переменные массивы используются при составлении сводок из учета, анализа, отчетность и при принятии решений. После передачи данных в основные массивы входные массивы могут аннулироваться. Иногда основной массив может полностью совпадать со входным. В этом случае входной массив просто перезаписывается на место, отведенное для основного массива. Основной массив в ЭВМ физически может распадаться на ряд подмассивов (сегментов), сохраняемых в разных местах запоминающих устройств.

Необходимость создания основных массивов обусловлена стремлением обеспечить принцип одноразового формирования массива и внесения изменений в данные через один массив, а также устранить дублирование данных в системе, поскольку информация об объектах записывается только один раз. На основе этих массивов для решения задач управления создают рабочие массивы с условно-переменной информацией, которые самостоятельно или вместе с условно-постоянными рабочими массивами используются на протяжении определенного периода времени.

‑ Рабочие массивы предназначены для работы программ в момент решения конкретной задачи и только на время решения и включают ограниченный перечень реквизитов одного или нескольких основных массивов. Организация рабочих массивов определяется частотой решения задачи, в которой они используются. На основе одного или нескольких рабочих массивов с условно-постоянной или условно-пере