2014-02-09
681
ЛЕКЦИЯ 8. Деловые письма
Школа
Фирменный стиль
L Информировать - Рассказать
L Ибо - Поскольку
L Нежели - Чем
L Использование формата списка.
L Использование коротких заголовков, передающих основные мысли.
L Использование слов-связок (также, кроме того, следовательно, таким образом).
L Использование предложений-шаблонов.
l Тщательный подбор слов
l Введение тематических предложений в каждый абзац
l Составление плана сообщения
l Отсутствие технических жаргонизмов
l Как избежать многословных выражений?
l Краткость – это способность сказать то, что Вы хотите сказать, используя как можно меньше слов.
l «Для принятия решения у нас осталось мало времени».
l «Важно сделать так, чтобы все работники прочли справочник компании.»
Как избежать избитых фраз?
l Устаревшие общие выражения, потерявшие свое первоначальное значение.
l Поныне – Сегодня
l Будьте любезны – ПОЖАЛУЙСТА
Правильная грамматика – это упаковка, которая помогает «продать» ваши мысли.
|
|
|
Индекс туманности сообщения
Q1=100 слов в отрывке
Q2 законч. мыслей – сложноподчиненное предложение – 2 мысли (Q=4)
Средняя длина предложения Q3= Q1:Q2 =25
%сложных слов (более 3 слогов)= Qсл.слов:Q1 =15:100=15%
- Не учитываются: имена собств., составные слова, окончания прошедшего времени и мн.числа
Q3+%сл.слов =25+15= 40
40х 0,4 =16 – ИНДЕКС ТУМАННОСТИ
16 – старшие курсы университета
Процесс планирования делового письма
¡ Постановка цели
¡ Определение аудитории
¡ Выбор основных идей
¡ Выбор подходящих каналов рассылки
¡ Постановка цели
¡ Определение аудитории
¡ Выбор основных идей
¡ Выбор подходящих каналов рассылки
Редактирование содержания
¡ Включить всю необходимую информацию
¡ Убедиться, что информация точна
¡ Убедиться, что она четкая и обоснованная
¡ Включить ответы на возможные вопросы адресата
Редактирование структуры
¡ Излагать мысли в логической последовательности
¡ Включать в каждый абзац тематическое предложение
¡ Удостовериться, что цель и структура письма понятны
¡ Сгладить переходы между предложениями и абзацами
Приветствие
¡ Приветствие пишется от правого поля документа.
¡ Приветствие должно быть обращено к конкретному человеку.
¡ В конце приветствия ставится двоеточие или запятая.
Заключение
¡ Сформулировать цель письма
¡ Сформулировать задачу адресата
o Выразить уважение
Письма с нейтральным содержанием
o Начните с основной идеи
o Представьте второстепенные детали
o Закончите на положительной ноте
|
|
|
Особенности писем с хорошими новостями:
- Письма с хорошими новостями начинаются с хорошей новости – основной сути вопроса
Этапы сообщения плохой новости:
¡ Нейтральное начало
¡ Позитивное объяснение
o Отказ. Позитивное заключение с альтернативным предложением
