Лист вопросов-ответов

Лист вопросов и ответов - это наиболее часто задаваемые вопросы субъекту PR (или возможные во время проведения того или иного события) и соответствующие ответы на эти вопросы.

Лист вопросов-ответов может быть подготовлен для открытой печати, для мероприятий, связанных с прессой (как составная часть пресс-кита), для корпоративного буклета и т.д.

Особенности:

1. Несвязанность текста, то есть гибкость структуры диалога. Подобная структура позволяет менять вопросы местами, при этом общий смысл диалога не меняется.
2. Диалоговое единство, то есть все задаваемые вопросы и ответы на них должны быть на одну тематику.

Оптимальное количество вопросов в листе составляет примерно 6-7.
Не рекомендуется перегружать лист вопросами - их должно быть не менее 4, но и не более 8.
Вопросы должны быть конкретными - кто? как? когда? что?
Не допускаются вопросы категории "расскажите", "покажите".

Структура:

* Заголовок
* Название компании
* Часто задаваемые вопросы и ответы на них
Структура листа вопросов-ответов открытая.
Вопросы и ответы чаще всего отделяются отдельной строкой и выделяются жирным шрифтом/другим цветом.
Лист вопросов-ответов никогда не подписывается!

ЛЕКЦИЯ 6. Печатные презентационные материалы

Корпоративный презентационный пакет – набор представляющих интерес для участников простых первичных текстов, а также прочих материалов, объединенных одним новостным событием и дающих о нем максимально полную информацию.

Функция пакета - предоставить фактическую информацию, предполагающую демонстрацию данного новостного события.

Требования к отбору материалов:

l Возможность последующего обращения к материалам в качестве справочных

l Организация интереса участников к новостному событию

l Демонстрация характера и стиля организации

Оформление пакета:

l Папка под формат А4 с логотипом фирмы и двумя отделениями

l Правое отделение: вся важная текстовая информация

l Левое отделение: приложения, справочные материалы, рекламные материалы

l Сувенирная продукция

l Бумага для заметок

l Визитки

l Папка под формат А4 с логотипом фирмы и двумя отделениями

l Правое отделение: вся важная текстовая информация

l Левое отделение: приложения, справочные материалы, рекламные материалы

l Сувенирная продукция

l Бумага для заметок

l Визитки

Текстовые компоненты пакета

l Папка под формат А4 с логотипом фирмы и двумя отделениями

l Правое отделение: вся важная текстовая информация

l Левое отделение: приложения, справочные материалы, рекламные материалы

l Сувенирная продукция

l Бумага для заметок

l Визитки

Другие материалы пакета

1. РЕКЛАМНЫЕ ПРОСПЕКТЫ

2. ФОТОГРАФИИ И ДИСКИ

3. ПРЕСС-РЕВЮ

4. Приложения

5. Справочные материалы

Компоненты пакета располагаются в папке в соответствии с их информационной значимостью.

ЛЕКЦИЯ 7. Эффективные письменные коммуникации

1.Тактичность

l Эффективный кодировщик сообщения

l Умение анализировать адресата:

- МЫСЛЕННЫЙ ОБРАЗ

- ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ

- ИНАЯ ЭКСПЕРТИЗА

2. Обращение к личности

Тактично написанное письмо обращается к личности, а не к категории.

«Такие люди, как Вы, любят выгодные сделки. Вот почему мы предлагаем нашим покупателям фантастические скидки на …»

3. Дискриминация по половому признаку

· «Когда Вы назначаете встречу с бизнесменом, помните о важности времени.» - «человек»

· «Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из своих способностей …» - мн.число

· «Любой работник должен каждое утро пробивать …» - «Вы» и «Ваши»

Выводы: в тактичном сообщение следует

l Обращаться к интеллекту читателя

l Обращаться к личности

l Избегать указаний на пол

l Стараться не обидеть адресата

Необходимо сосредоточиться на нуждах адресата, а не на своих собственных.

l Мы отправили чек по почте. -?

l Я хочу выразить свою благодарность за… -?

Эффективные письменные коммуникации имеют позитивный тон.

Негативные слова: нельзя, невозможно, задержка, затруднение, несогласие и т.д.

1.Концепция реверсивных слов

однако, с другой стороны, но...

2. Правильное размещение информации внутри сообщения

Негативная информация должна находиться в середине сообщения.

l Действительный залог глаголов способствует «оживлению» предложений

l В деловом сообщении каждое предложение и каждый абзац может содержать только одну мысль.

l Для изменения ритма следует использовать комбинации разных по структуре предложений.

Четкая логическая связь отдельных мыслей в тексте документа.

l Неправильное использование местоимений:

«Они взяли напрокат мебель для своей квартиры, которая стоила $3000».

l Висящие конструкции:

«Обработав на калькуляторе, клерк перепроверил свои цифры».

l Неправильное использование параллельных конструкций:

- Последовательные пункты Ваших рассуждений должны быть представлены в параллельном виде

«Послание Генерального директора сплотит работников вокруг программы, но оно также повлияет на акционеров».