Организация службы информации фирмы

Организацию службы информации современной фирмы рассмотрим на примере фирмы «Samsung» (Южная Корея), которая является ярким представителем «новых азиатских драконов». В основе успеха таких фирм лежит признание того факта, что информация - незаменимое и жизненно важное сырье.

В 1989 г. торговый оборот концерна «Samsung» превысил 30 млрд. долларов США, на его предприятиях было занято более 150 000 человек.

Каждая из фирм, входящих в концерн, имеет в составе службы информации две группы:

· систему стратегической и перспективной информации ССПИ (каналы «Текст» и «Консультант»);

· систему тактической и оперативной информации СТОИ (каналы «Фирма», «Беседа»).

В таблице 5 показан вклад этих систем в создание баз данных.

Таблица 5

Вклад ССПИ и СТОИ фирмы «Samsung» в базы данных (в %)

Обычно ССПИ подчинена генеральному офису фирмы. Туда поступают все данные, собранные СТОИ, каждой функциональной службой или отделениями (СЗХ) фирмы. В сильно диверсифицированных фирмах применяется децентрализованная система информации, когда имеется несколько ССПИ и головная служба в генеральной дирекции.

В фирме «Samsung» в группе ССПИ занято 15 человек. Задачи группы:

· комплексное наблюдение за экономической ситуацией в Южной Корее и на основных зарубежных рынках;

· наблюдение за южно-корейским экспортом;

· анализ политического риска по различным странам;

· сбор политической и военной информации по основным рынкам;

· наблюдение за деятельностью конкурентов;

· проведение исследований по специальным запросам руководства;

· распространение информации по всем заинтересованным руководителям и специалистам.

Группа еженедельно издает информационный бюллетень («Факты и информация»), а два раза в месяц – бюллетень по экономическим и политическим вопросам и бюллетень по обзору прессы и новинок специальной литературы. Кроме того, ежемесячно издается сборник «Экономические показатели», который содержит ключевые статистические и экономические показатели по 90 странам. Этот сборник издается карманным форматом, чтобы все руководящие работники и специалисты могли его иметь постоянно при себе. Группа издает два раза в год обзор состояния основных рынков сбыта фирмы.

Группа СТОИ занимается исключительно текущими задачами. Свое «информационное сырье» она получает от многочисленных представительств. Это в первую очередь информация о рынках и конкурентах. Всего в группе 17 человек, которые распределены по географическим зонам. Зарубежные представительства числом более 5 человек обязаны ежедневно представлять отчет DI (Daily Information – ежедневная информация). Неписаное правило – каждый работник должен давать руководителю не менее одного информационного сообщения. На основании этих сообщений группа ежедневно составляет сводку наиболее важных событий. Кроме того, делается сводный аналитический отчет, который размножается в ограниченном контролируемом числе экземпляров для высших руководителей и подлежит уничтожению после прочтения.

Как уже указывалось выше, большую часть информации «добывать» не надо. Надо лишь ее собирать, обобщать и доводить до тех, кто может ею в фирме воспользоваться.

Правительство Японии еще в 1957 г. организовало Японский научно-технологический информационный центр (JICST), который ежегодно анализирует 11 000 журналов (из них 7 000 - зарубежных), 15 000 технических отчетов и рассылает более 500 000 резюме. Как удачно заявил Коносуке Мацусита, на Западе совершается два смертельных греха – ищется то, что уже было найдено, и покупается то, что можно иметь бесплатно. Следует отметить, что для большинства японских корпораций затраты на разведку составляют в среднем 1,5% торгового оборота.