Автоматизация документооборота. CASE-средства (Computer-Aided Software/System Engineering) появились в первую очередь для проектирования информационных систем (ИС)

CASE-технологии

CASE-средства (Computer-Aided Software/System Engineering) появились в первую очередь для проектирования информационных систем (ИС). Но, так как накопленный опыт оказался удачным, они начали применяться также для реинжиниринга бизнес-процессов.

Технология дает возможность оптимизировать модели организационных и управленческих структур компаний и позволяет лучше решать такие задачи, как планирование, финансирование, обучение.

В большинстве современных CASE-системах применяются методологии структурного анализа и проектирования, которые основаны на наглядных диаграммах. При этом для описания модели проектируемой системы используются графы, диаграммы, таблицы и схемы. Такие методологии обеспечивают строгое и наглядное описание проектируемой системы. Оно начинается с общего обзора системы, затем детализируется, приобретая иерархическую структуру.

Некоторые CASE-технологии ориентированы только на системных проектировщиков и представляют собой специальные графические средства для изображения различного вида моделей:

— диаграммы потоков данных (DFD - data flow diagrams) совместно со словарями данных и спецификациями процессов;

— диаграммы «сущность-связь» (ERD - entity relationship diagrams), являющиеся инфологической моделью предметной области;

— диаграммы переходов состояний (STD - state transition diagrams), учитывающие события и реакцию на них системы обработки данных.

Другой класс CASE-технологий поддерживает только разработку программ.

Интегрированное CASE-средство содержит следующие компоненты:

— депозитарий, являющийся основой CASE-средства. Он должен обеспечивать хранение версий проекта и его отдельных компонентов синхронизацию поступления информации от различных разработчиков при групповой разработке, контроль метаданных на полноту и не противоречивость;

— графические средства анализа и проектирования, обеспечивающие создание и редактирование иерархически связанных диаграмм, образующих модели ИС;

— средства разработки приложений;

— средства конфигурационного управления;

— средства документирования;

— средства тестирования;

— средства управления проектом;

— средства реинжиниринга.

На сегодняшний день российский рынок программного обеспечения располагает широким спектром CASE-средств: Erwin+Bpwin, "СА8Е.Аналитик", Designer/2000 и т.д.

Рассмотрим некоторые аспекты создания системы электронного документооборота (СЭД).

Любой электронный документ должен быть создан посредством или приложения (имеется в виду текстовый редактор, системы создания и редактирования электронных таблиц, чертежей, баз данных и т.п.), или специальным инструментом, входящим в СЭД, для приведения документа, находящегося в неприемлемом для системы виде, в стандартизированный вид. Отсюда вырисовываются две основные задачи при организации работы с документами:

— обеспечение взаимодействия средств создания электронных документов и средств администрирования документов, т.е. какими бы приложениями ни создавался документ, в СЭД должны быть средства вовлечения его в электронный документооборот;

— обеспечение перевода внешних документов в стандарт системы.

Под понятием внешних документов подразумеваются бумажные и электронные документы, созданные вне рамок СЭД. В случае бумажных документов, а также фото-, звуковых и прочих "аналоговых" документов необходима их оцифровка, т. е. перевод в адекватную электронную форму.

Система электронного документооборота должна поддерживать все типы документов, обращающихся на предприятии, при этом обеспечить безболезненный переход с имеющихся систем, решающих локальные задачи, на единую систему электронного документооборота предприятия.

При выборе системы нужно придерживаться принципа поддержки максимально возможного количества платформ (операционных систем). Необходима поддержка многоплатформенных серверов баз данных, таких как Sybase, Oracle, Informix. Выбираемая система должна быть открыта для эксплуатируемых и новых приложений.

Обычно внедрение новых систем выполняется поэтапно. Поэтому выбираемая система должна быть модульной. Каждый из модулей обеспечивает решение определенных задач. При этом не должно составлять труда их включение в работающую систему. Модули по возможности должны быть независимы друг от друга.

Потребительские свойства системы электронного документооборота могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы:

— интеграция со средствами пакета MS Office;

— автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;

— поддержка средств электронной цифровой подписи;

— возможность задания логических связей между документами;

— полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

— разделение прав доступа пользователей различным категориям документов;

— Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет);

— ведение реестров рассылки;

— возможность проектирования произвольных отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

— ведение электронных архивов документов;

— поддержка средств криптографической зашиты информации.

В ряде зарубежных систем обеспечивается поддержка специальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов документов:

— автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту;

— авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике;

— автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами;

— семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа в дальнейшем;

— формирование связных отчетов по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое "копание данных").

Система электронного документооборота, отвечающая перечисленным принципам, состоит из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами должна обеспечить интеграцию с приложениями. Это сложная работа, но ее достоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии виды документов.

Следующей задачей является обеспечение хранения документов на разных носителях (дисках, стримерах и т.д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид, например, путем использования сканера и распознающих программ (класса OCR - Optical Character Recognition) типа FineReader.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления документами, где проводится его индексация.

Третья часть электронного документооборота — система автоматизации деловых процессов (АДП). Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом. Самой распространенной для подобного моделирования в настоящее время является методология направленного графа.

По оценкам аналитиков при использовании электронного документооборота рост производительности сотрудника увеличивается на 25-50 %, сокращается время обработки одного документа более чем на 75 % и уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов на 80 %.