Создание и печать наклеек

Большинство организаций хранят информацию о своих покупателях или клиентах на рабочем листе или в базе данных, чтобы использовать ее для различных целей. Например, информация об адресе может быть использована для отправки стандартного письма или рекламных брошюр. Также она может быть использована для печати почтовых наклеек, которые можно прикрепить к посылкам или каталогам [5].

Чтобы создать листы почтовых наклеек, сначала нужно приготовить источник данных, а затем основной документ, выбрав тип и стиль наклеек, которые будем использовать. Word создаст ячейки размера, равного размеру наклейки, установит на странице размер листа наклеек, чтобы каждая запись печаталась отдельной наклейкой на листе. Поля слияния вставляются в одну ячейку в качестве шаблона для всех остальных ячеек. Когда слияние осуществится, наклейки можно напечатать или создать новый документ наклеек, который можно использовать, если нужно отправить что-либо той же группе получателей.

Если требуется использовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.

Процесс слияния влечет за собой следующие общие шаги:

- настройка наклеек. Разметка наклеек настраивается один раз для всех наклеек в слиянии. Документ, используемый при слиянии, называется основным документом. В основном документе наклейки можно также настроить любое содержимое, которое требуется повторить на каждой наклейке, например, логотип компании или обратный адрес на отсылаемых наклейках;

- подключение наклеек к списку адресов. Список адресов — это источник данных, который используется при слиянии в Microsoft Office Word. Он

представляет собой файл, содержащий адреса, которые будут напечатаны на наклейках;

- уточнение списка получателей. Для каждого адреса из списка рассылки в Word создается наклейка. Если требуется создать наклейки только для определенных адресов из списка рассылки, можно выбрать, какие адреса или записи должны быть включены;

- добавление рамок, называемых полями слияния, в наклейки. При выполнении слияния, поля слияния заполняются сведениями из списка адресов;

- предварительный просмотр и завершение слияния. Можно просмотреть каждую наклейку перед тем, как напечатать весь набор [12].

Делая вывод, нужно отметить, что процесс слияния является оптимальным решением для таких массивов документов, где большую их часть составляет постоянный текст, и лишь малую часть составляет переменная информация, например обращение, справочные данные и т.д.

При помощи слияния можно создавать комплексы документов, обращаясь к одной постоянной базе данных, которая будет содержать всю переменную информацию.

Слияние позволяет с оптимальными затратами организовать массовые рассылки как по почте так и по E-mail, предоставляет возможность создавать наклейки и конверты.

Слияние удобно в использовании и позволяет сэкономить время и энергию, которые пришлось бы затратить на создание массива отчасти схожих документов.