Резолюция. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица

Гриф утверждения

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

ОАО «Текстиль»

Бухгалтерия

Главному экономисту

А.С. Николаеву

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Для удобства прочтения почтовый адрес допускается отделять от остальных элементов реквизита пустой строкой.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская обл., 301264

Допускается центрировать элементы реквизита “Адресат” относительно самой длинной строки.

Располагается реквизит на бланке на расстоянии 32 печатных знака (8,5 см) от границы левого поля (каждая строка реквизита), вторая строка от границы верхнего поля. Если строки центрируются – это требование относится к самой длинной строке.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО “Полет”

(личная подпись) И.В. Сергеев

12.09.2003

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом общего собрания

акционеров от 15.08.2003 № 14

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

Размещается реквизит на расстоянии 40 печатных знака (10,5 см) от границы левого поля, вторая строка от границы верхнего поля.

Это указания руководителя по поводу исполнения документа.

Наносится от руки и располагается между адресатом и текстом документа.

Включает: фамилии и инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя и дату, например:

Николаевой А.К.

Михайлову Л.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.10.2003

(личная подпись)

05.10.2003

Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, который прикрепляется к документу.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются им как соисполнители.