2014-02-12
1082
Виды документов и их классификация
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Единство правил документирования обеспечивается применением следующих законодательных и нормативно-методических документов:
1 Федеральные законы, распоряжения, постановления («Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», положение «О федеральной архивной службе России» и т.д.).
2 (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления) - научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив.
В основных положениях определяются задачи и функции служб ДОУ; порядок подготовки и оформления документов, а так же все этапы работы с ними (доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение, передача в архив).
3 Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.
В основе создания УСД лежит метод унификации.
Унификация документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование имеющихся форм документов).
УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
4 Стандарт – документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов
Установлены следующие категории стандартов
ГОСТ – государственный стандарт
РСТ – республиканский стандарт
ОСТ – отраслевой стандарт
СТП – стандарты предприятия – устанавливают правила и организацию делопроизводства на предприятии, определяют единую систему регистрации, учета, прохождения и контроля исполнения ОР документов.
5 Типовая Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (2000 г.) - Издана, как дополнение к ГСДОУ, поскольку ряд норм ГСДОУ устарел.
7 Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г. (закрепляет систему хранения документов в делопроизводстве и архиве).
8 Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих ( используется для разработки должностных инструкций.
Документы различаются
1 По содержанию:
- Организационные документы (устав, договор, положение, инструкция, штатное расписание);
- Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения)
- Справочно-информационные (акт, протокол, письмо, докладная записка, справка)
2 По способу фиксации информации:
- Письменные (созданы рукописным или машинописным способом);
- Графические (чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы);
- фото - кинодокументы (фотографии, съемка – используется в специальном делопроизводстве); Позволяют запечатлеть явления или объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
3 По форме:
- Индивидуальные - личное заявление (создается один раз);
- Трафаретные;
- Типовые.
Трафарет – заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения информацией, которая меняется в зависимости от ситуации.
Типовой документ – документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии.
Есть еще такое понятие как черновой документ.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ с редакционными правками.
4 По виду оформления:
- подлинники;
Подлинник документа – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр, составленный в первый раз.
- копии;
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа или часть информации. Копия имеет юридическую силу только в том случае, если она заверена.
Разновидности копии:
Факсимильная копия – второй и последующие экземпляры документа (устаревшее название отпуск).
Выписка – подписанная и заверенная копия части документа.
Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника (чаще всего выдается в связи с утратой документа).
5 По месту составления:
- внутренние;
- внешние.
6 По степени сложности:
- Простые – содержащие один вопрос;
- Сложные – несколько вопросов;
7 По срокам исполнения:
- срочные;
- несрочные.
8 По происхождению:
- служебные;
- официально-личные.
Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.
