Прием и Обработка поступающих документов

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Основные требования:

Служебные письма пишутся на специальных бланках.

1 ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

2 Реквизиты письма:

· Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);

· Код организации;

· Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

· Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· Наименование организации;

· Справочные данные об организации;

· Дата документа;

· Регистрационный номер;

· Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· Место составления или издания документа;

· Адресат;

· Заголовок к тексту;

· Текст документа;

· Отметка о наличии приложения;

· Подпись;

· Оттиск печати;

· Отметка об исполнителе

· Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные – машинописным (кроме 24 – печать).

3 Служебные письма составляются:

А) От 3-го лица в единственном числе

Администрация рекомендует….

Б) От 1-го лица во множественном и единственном числе.

Прошу …………..личное обращение

Сообщаем ……..

4 Каждая новая мысль начинается с нового абзаца.

5 Абзац в тексте – 5 печатных знаков.

6 Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).

7 При оформлении служебных писем на 2-х и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.

Поступившие документы принимает и обрабатывает служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

Правила первичной обработки поступивших документов:

1 Обработка поступающих документов проводится в день их поступления.

2 Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

3 Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).

4 Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

Конверты, подкалывают к документу если:

- На документе отсутствует обратный адрес.

- Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

- Если полученный документ носит личный характер, а на конверте нет надписи «Лично».

- Письма с обращениями граждан.

5 Документы с пометкой «лично» и на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

6 На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.

7 Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы забирают секретари структурных подразделений.

В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.