Движение документов задается резолюцией руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители, сроки исполнения

Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.

Передача документов и работа исполнителей с документами

Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных учреждениях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.

Входящие документы можно разделить на ряд самостоятельных документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.

Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее. Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя этап рассмотрения руководителем.

Предварительное рассмотрение и распределение документов это:

- отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;

- направление документов, не требующих резолюции руководителя, в структурные подразделения исполнителям.

Исполнение документа предусматривает следующее:

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону 142-345 с начальником отдела № 4 Ивановым А.П. – дата – личная подпись).

Документы, требующие письменного ответа – исходящие:

1 Сбор и обработка информации

2 Подготовка проекта документа

3 Согласование, визирование

4 Перепечатка, подписание

5 Регистрация и отправка.

Исполнение документа предусматривает следующее:

4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.

Внутренние документы проходят те же этапы, что и исходящие.

Документы, не требующие письменного ответа:

Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают для ознакомления. Визы ознакомления с документом проставляют в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления.