Справка

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Служебные записки могут быть внутренними (направляются руководителю данной организации) и внешними (адресованы руководителю вышестоящей организации), которые оформляются на бланке организации и подписываются ее руководителем.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Справка – документ, содержащий текстовую информацию по какому-либо определенному вопросу.

Справки делят обычно на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справка с информацией о фактах и событиях служебного характера

Отражают различные ситуации. Их составляют по запросу и представляют в установленные сроки.

Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляют на общем бланке организации, а передаваемые внутри учреждения – на стандартном листе бумаги, но с проставлением тех же реквизитов, за тем исключением, что вместо наименования организации-автора указывают структурное подразделение.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные.

Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.

Справка, удостоверяющая юридический факт: (подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.)

Выдается либо по запросу учреждения, либо для заинтересованных граждан.

Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата A5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.

Реквизиты СПРАВКИ:

· наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

· наименование вида документа – СПРАВКА;

· дата, номер;

· место составления;

· заголовок;

· текст;

· адресат;

· отметка о наличии приложений (если есть);

· подпись;

· печать (при необходимости).