Протокол

АКТ

Система информационно-справочной документации

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручения, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенность этих документов является то, что идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственных организаций в вышестоящую.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Поводы составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество их разновидностей:

· акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

· акты приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

· акты дегустаций;

· акты приема объектов;

· акты проведения испытаний;

· акты уничтожения дел;

· акты испорченных товаров;

· акты списания;

· акты инвентаризации;

· акты ревизии;

· акты расследования несчастных случаев, аварий и пр.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Акт оформляют на общем бланке организации.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

В вводной части указывается:

· основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.);

· лица, составляющие акт.

В констатирующей части излагают цели, задачи и существо работы, поделанной составителями акта, установленные факты и результаты. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В заключительной части акта делают выводы или дают рекомендации. На акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Акт подписывают председатель и все составитель. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акт утверждается и заверяется печатью.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

· наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

· наименование вида документа – АКТ;

· дата;

· номер;

· заголовок документа;

· место издания (город);

· текст;

· приложение;

· грифы утверждения и согласования (если необходимо);

· подпись;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.

Протоколы делятся на:

· протоколы заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организации;

· следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами и органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.);

· протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы по работе коллегиальных органов или группы работников оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.д.).

Если заседание стенографировалось, то после заседания стенограмму расшифровывают, оформляют и прилагают к протоколу.

Протоколы оформляют на специальных бланках организации, где название документа заранее напечатано в типографии или на стандартных листах бумаги формата A4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола включает постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация содержит слова – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишутся от начала левого поля с большой буквы.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке через запятую в строчку, через один интервал.

Если членов коллегиального органа больше 15-ти человек, то указывают общее количество, а в скобках – пометку «список присутствующих прилагается».

К фамилиям приглашенных дописывают наименование их должности и организации.

Вводная часть протокола включает все вопросы повестки дня, которые будут решены или будут обсуждаться на данном совещании.

Вопросы повестки дня формулируют в предложном падеже, отвечая на вопрос «о чем?».

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишутся прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа и в этом случае имеет ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

Протоколы бывают двух видов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании.

В кратном протоколе отсутствует пункт «Выступили».

При необходимости по любому вопросу повестки дня может производиться выписка из протокола.