Телеграмма

ПИСЬМО

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Она служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра-образца ПИСЬМА:

· наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

· справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

· дата, номер;

· адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);

· ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

· заголовок;

· текст;

· отметка о наличии приложений;

· подпись;

· печать (при необходимости);

· отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка).

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата A4 и A5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке A5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи в особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты.

Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) – по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть ТЕЛЕГРАММЫ содержит следующие реквизиты:

· отметку о категории или особом виде ТЕЛЕГРАММЫ (при необходимости);

· адресат;

· текст;

· фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность);

· наименование организации-отправителя телеграммы (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая часть ТЕЛЕГРАММЫ содержит следующие реквизиты:

· наименование организации-отправителя ТЕЛЕГРАММЫ (с указанием адреса);

· подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности);

· печать;

· дата.