Согласовано

От 15.09.2003 № 41

Приложение 2

Смета работ на 4 л. В 2 экз.

Сами документы – приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.

Например:

к приказу директора института

Реквизит 22 – Подпись.

Подпись – обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации – автора документа.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

Подпись на документе всегда ставиться на первом экземпляре.

В состав реквизита «подпись» входят:

· Наименование должности лица, подписавшего документ;

· Личная подпись;

· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Директор технического лицея подпись Н.И. Петров

Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.

Например:

Директор подпись Н.И. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор подпись Н.И. Петров

Главный бухгалтер подпись Е.В. Розова

Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Например:

Председатель комиссии подпись Л.П. Ложкина

Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев

Подпись А.П. Соколова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор АО «Союз» Директор ЗАО «Вымпел»

Подпись Е.П. Куликов подпись С.Н. Матвеев

Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам», или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «подпись» проставляется ниже реквизитов «текст» и «приложение».

Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Реквизит 23 – «Гриф согласования документа»

Некоторые документы нуждаются в согласовании. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласований.

С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утвержден.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутренне согласование производиться в учреждении со структурными подразделениями, а также в соответствии с работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

Внешнее согласование документа производиться с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

Ректор Финансовой академии

Подпись Е.В. Глебов