double arrow

Письмо от 12.10.2003 № 48

Ответ составлен и отправлен адресату

В дело 15/б

Подпись А.Ф. Миронов 14.10.2003

Реквизит 29 – «Отметка о поступлении документа в организацию».

Отметка о поступлении документа в организации располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.

Например:

АО «Янтарь»

Ву №312

5. Схема расположения реквизитов ОРД

Наименование организации [гриф утверждения]

Справочные данные об организации

Наименование вида документа [адресат]

ОГРН ИНН / КПП

Дата регистрационный №

Ссылка на регистрационный №

и дату документа

[Заголовок к тексту] Резолюция

Текст документа

 
 

Отметка о наличии приложения

Должность подпись ИО Фамилия

Гриф согласования

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа Отметка о поступлении

и направлении его в дело документа в организацию

6. Бланки документов

Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30 – 97, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличии от других документов, указывается адресные данные организации – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды документов включают:

- общий бланк – реквизиты 01,02, 03, 06, 12;

- бланк письма – реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, отметки для обозначения мест расположения реквизитов 09, 10, 11, 14, 17, 18;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма) – реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, а также отметки мест расположения реквизитов 09, 10, 12, 17, 18.

ГОСТ Р 6.30 – 97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 06.

Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 09, 10, 11 оставляются трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30 – 97, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01 – 05, 07, 12), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Положения названного постановления реализованы в ГОСТ Р 6.30 – 97.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6 – 24 кегля. Более крупным шрифтом выделяется наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 06 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: