Пример структуры пресс-папки

Событийные модульные технологии.

Составляющие модульного PR-проекта.

Созданные Технологические модули используется при проведении презентаций, пресс-конференций, брифингов.

Презентация - самостоятельная PR-акция, смысл которой обеспечить благожелательный прием презентируемому проекту со стороны общественности.

Цели презентации:

1. Информативная. Информировать СМИ о проведении проекта, его целях, задачах, привлечь внимание к данной теме.

2. Убеждающая. Косвенно воздействовать на целевую аудиторию, способствовать положительному восприятию проекта респондентами.

3. Развлекательная. Цель: развлечь аудиторию Способствовать формированию позитивного восприятия имиджа проекта и его создателей.

Большинство презентаций - сочетают две или более целей.

Презентация модульного проекта содержит три главные составляющие:

1. Информирование о проекте. Определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Эта часть наиболее требовательна к форме подачи, содержанию и подготовке.

2. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить целевую аудиторию с результатами работ.

3. Презентация плана будущих работ. Указаны дальнейшие мероприятия по реализации проекта.

Перед началом презентации необходимо:

1. Четко распределить обязанности между сотрудниками PR-служб.

2. Разработать программу и детальный сценарий пресс-конференции.

3. Подготовить: план и тезисы выступления руководителя проекта.

4. Подготовить перечень вопросов для обсуждения на презентации.

5. Анонс презентации в котором указываются тема, участники, дата, время и место проведения, сообщается о предварительной аккредитации, длительность и контактные телефоны.

При подготовке к презентации особое внимание следует уделять созданию пресс-папки. Ее содержание определяется на основе анализа проведенных интервью, а также в ходе предварительного обзвона СМИ.

1. Логотип акции.

2. Пресс-релиз.

3. Информация о начале реализации проекта.

4. Записка «О результатах экспертного исследования сферы реализации проекта».

5. Предварительные данные о степени реализации проекта по состоянию на дату пресс-конференции.

Накануне презентации уточняются данные о журналистах, занимающихся освещением тем подобным проектной, налаживается контакт с ними.

Очень важно, чтобы информация попала непосредственно к тому человеку, которого она может заинтересовать.

Примерная структура презентации:

1. Презентация начинается с представления руководителей фирмы присутствующим.

2. Показывается фильм длиной 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, технологическую или научную новизну проекта.

3. Руководители делают краткие сообщения по сути проекта. При этом демонстрируются слайды и другой демонстрационный материал.

4. Представители фирмы отвечают на вопросы присутствующих.

5. Гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями.

6. Приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки.

7. Коктейль / банкет / фуршет - развлекательная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с руководителями проекта.

Виды наглядных пособий:

1. Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов.

2. Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают более глубокое впечатление от презентации.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и воспринимать сложные наглядные пособия.

По итогам презентации также подготавливают пресс-релиз. Его разослали пришедшим на нее журналистам. После этого уточняется время появления публикаций и потребности в дополнительной информации.

Пресс-релиз, разосланный после презентации - по сути готовым к публикации материал.