2014-02-12
5574
Режимы работы с формами
Использование форм в базе данных Access
Лекция 5.
Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.
Форма – объект предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.
Формы создаются со следующими целями:
1. Для вывода и редактирования данных.
2. Для управления ходом выполнения приложения.
3. Для ввода данных.
4. Для вывода сообщений.
5. Для распечатывания информации.
Формы позволяют:
1. Обеспечить вывод на экран данных в выбранном представлении.
2. Упростить внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.
3. Сделать доступными для чтения все данные или некоторую их часть
4. Автоматически выбрать информацию из других связанных таблиц и поместить ее в форму
5. Вычислить выводимые в форме значения
6. Скрыть или, наоборот, вывести некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.
7. Работать с макросами или функциями Access
8. Предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях.
Работа с формами в Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов, либо с помощью соответствующей команды меню Вид.
Режим формы является «рабочим» для пользователя базы данных. В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых.
В режиме Таблицы можно также как и в режиме Формы просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления.
В режиме Конструктора можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность.
В Access 2002 добавляется еще два новых режима: Режим Сводной таблицы и Режим Сводной диаграммы
Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.
- Автоформа, организованная «в столбец». В такой форме поля каждой записи отображаются в виде наборов элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и наиболее удачное представление для быстрого создания формы.
- Табличная. Форма будет выглядеть так же как обычная таблица Access.
- Ленточная. В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных. Преимущество этой формы по сравнению с табличной является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле и для которого можно определить функции обработки событий.
- Автоформа в виде сводной таблицы или сводной диаграммы – два новых варианта, появившихся в Access 2002.
Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных.
Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм нужно в диалоговом окне Новая форма выбрать один из вариантов автоформы, а в нижней части окна в поле со списком выбрать таблицу или запрос базы данных, по которой будет создана форма. В результате будет создана форма выбранного вида.
Создание формы с помощью мастера.
С помощью Мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц или запросов. Обычно форма создается с помощью Мастера, а затем совершенствуется в режиме Конструктора.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы.
Создание простой формы с помощью конструктора.
Для того, чтобы начать создание новой формы, нужно выбрать вкладку Форма и нажать кнопку Создать - Конструктор. Откроется окно формы в режиме конструктора, содержащее незаполненную сетку области данных. К ней можно добавить заголовки и примечания, выполнив команду Формат – Заголовок / Примечание формы. Кроме того, командой Вид – Колонтитулы к форме можно добавить области Верхнего и Нижнего колонтитулов.
Все перечисленные выше элементы относятся к структуре формы. Рассмотрим назначение каждого из разделов:
- Раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;
- Раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел отражается в форме только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;
- Раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблицы и запросов, а также изменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;
- Раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;
- Раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. При печати многостраничной формы примечание будет отображено только внизу последней страницы.
Окно конструктора сопровождает Панель элементов, которая является своеобразным «командным центром» и позволяет создавать элементы управления. Вызвать панель элементов можно, выполнив команду Вид – Панель элементов.
Основные элементы управления
Наиболее часто применяемые элементы управления расположены прямо на панели. Отдельные элементы отображаются в виде дополнительного списка, если нажать кнопку Другие элементы.
В верхней части панели расположены две специальные кнопки: Выбор объектов и Мастер.
Кнопка Выбор объектов в нажатом состоянии означает, что в данный момент включен режим выделения элементов. Этот режим включен по умолчанию.
Нажатая кнопка Мастера означает, что при размещение элемента управления на форме запуститься соответствующий мастер.
Все элементы управления в Access 2002 можно разделить на три разновидности, в зависимости от типа содержимого в них, т.е. способа заполнения их данными: присоединенные, свободные, вычисляемые.
Присоединенные элементы управления связаны с полями базовой таблицы, т.е. той таблицы, которая является источником данных для формы. В присоединенном элементе отображаются данные, которые содержаться в связанном с ним поле таблицы, и при изменении этих данных соответствующим образом обновляется и значение в поле таблицы.
Свободные элементы управления не связаны с таблицами. Они предназначены либо для ввода информации, которая используется не для непосредственного редактирования данных в источнике, а в других целях, либо для отображения объектов OLE, которые хранятся в самих формах. Свободными элементами являются так же все элементы, не связанные с какими-либо данными, а предназначенные лишь для улучшения визуального восприятия формы, такие как линии, прямоугольники, рисунки.
Вычисляемые элементы управления – это такие элементы, значение которых вычисляются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов используются выражения и функции.
Элемент управления Надпись – используется для размещения в форме текста: заголовков полей, заголовка формы, различных поясняющих надписей. Надписи бывают двух типов: присоединенные, свободные.
Присоединенные – это те, что существуют не самостоятельно, а связаны с другими элементами управления, и служат их заголовками. К таким элементам относятся текстовые поля, поля со списком, флажки, переключатели и др. Такого типа надписи автоматически создаются при размещении соответствующего элемента управления на форме и присоединяются к нему.
Свободные надписи – это те надписи, которые создаются с помощью кнопки Надпись. Они не связываются не с какими элементами управления. Эти надписи служат для оформления формы или для помощи пользователю. Свободную надпись в случае необходимости можно присоединить к элементу управления.
Элемент управления Поле – служит для ввода, отображения или изменения в форме данных. Текстовые поля могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.
Элементы управления выбора: Группа переключателей, Выключатель, Переключатель, Флажок.
С каждым элементом управления в Группе сопоставляется уникальное число, однозначно определяющее данный элемент в группе, и это число сохраняется в качестве значения свойства Значение элемента управления.
Три типа элементов: Выключатель, Переключатель, Флажок – выполняют одинаковые функции и используются для представления значения логического типа данных. Они могут принимать значение 0 (Нет) или – 1 (Да). Различаются они внешним видом.
Элемент управления Список используется для представления на экране поля, возможные значения которого ограничиваются списком, причем списком не длинным. Список может состоять из одного или нескольких столбцов, однако при выборе элемента списка в связанное с ним поле таблицы передается только одно значение. Внешний вид списка и его содержимое определяется его свойствами, которые можно задать вручную, а можно воспользоваться мастером при размещении списка в форме.
Элемент управления Поле со списком во многом аналогичен элементу управления Список. Применяется он в формах, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Поле со списком обладает следующими возможностями:
- Поле со списком позволяет не только выбирать значение из списка, но и вводить его прямо в поле ввода;
- Поле со списком не накладывает таких ограничений на длину списка, как Список, т.к. в нем отображается только текущее значение, а остальные значения выводятся по щелчку мыши. Соответственно этот элемент занимает в форме меньше места, чем элемент Список;
- Поле со списком позволяет выбрать только один элемент из списка.
Элемент управления Кнопка. С этим элементом управления связаны ряд таких действий как сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод на печать документа и т.д. Создавать кнопку намного удобнее с помощью Мастера кнопок, поскольку он напишет программу, которая будет выполнять действия, для которых данная кнопка предназначена.
Элементы управления Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта используются для того, чтобы вставить в форму объекты, созданные в других приложениях, например, документ Word, или таблицу Excel, или рисунок. Эти элементы различаются тем, будут ли объекты, вставленные в эти рамки, храниться в таблицах Access или не будут.
Свободная рамка объекта содержит объект, который храниться либо в самой форме, либо во внешнем файле и независимо от того, какая запись отображается в форме, будет отображаться один и тот же объект.
Присоединенная рамка объекта содержит объект, который храниться в таблице, в поле, имеющем тип Поле объекта OLE. Поэтому присоединенная рамка объекта имеет в качестве источника данных поле в базовой таблице. Например, Фотографии людей.
Элемент управления Рисунок очень похож по своему назначению и свойствам на элемент Свободная рамка объекта. Предназначен для вставки в форму графических файлов, но требует меньше системных ресурсов и работает быстрей.
Элемент управления Разрыв страницы используется в многостраничных формах для того, чтобы определить место конца одной и начала новой страницы.
Элемент управления Набор вкладок используется для создания многостраничных форм. Он позволяет придать формам такой же вид, как у диалоговых окон свойств в Windows. В этом элементе может быть от одной до нескольких вкладок. Вкладки могут иметь два варианта оформления: ярлыки и кнопки.
Элемент управления Подчиненная форма/отчет используется для отображения в форме другой формы или отчета.
Элемент управления Линия и Прямоугольник используются для оформления внешнего вида форм, чаще всего для выделения группы логически связанных элементов управления.
Для того, чтобы поместить выбранные из таблицы или запроса поля в форму необходимо открыть Список полей, выполнив команду Вид - Список полей.
Чтобы создать связанный элемент управления, сначала щелкните по нужной кнопке на панели элементов (по умолчанию активна кнопка Поле), затем перетащите поле из Списка полей в область данных Формы.
Форма и каждый раздел формы (заголовок, область данных, область примечаний формы) и элемент управления имеют свой список свойств. Можно устанавливать эти свойства с помощью бланка свойств (команда Вид – Свойства)
