Технология работы с документами

Правила машинописного оформления документов

Требования к документам

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Основные правила при оформлении документов:

– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

– точку в конце заголовка не ставят;

– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

– документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

– первичную обработку;

– предварительное рассмотрение;

– регистрацию;

– рассмотрение руководством;

– передачу на исполнение.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Контроль исполнения включает:

– постановку документа на контроль;

– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

– проверку и регулирование хода исполнения;

– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите основные функции документов?
2. Какие правила оформления документов Вы знаете?
3. Перечислите классификационные признаки делового письма?
4. Какие требования предъявляются к составлению делового письма?
5. Какие правила подразумевает этикет электронной переписки?

Рекомендуемая литература:

Основная:

1. Голубева Г.А Этика: [Текст]: учебное пособие. – М.Издательство «Альфа»- Пресс, 2011. – 368 с.

2.Кошевая И.П., Канке А.А Профессиональная этика и психология делового общения [Текст]: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. – 304 с.: ил. – (профессиональное образование).

3. Сидоров П.И., Путин М.Е., Коноплева И.А. Деловое общение [Текст]: Учебник для вузов / Под. Ред. Проф. П.И.Сидорова. – 2-е изд. Переаб. – М.: ИНФРА-М, 2011. - -384 с.: ил. – (Высшее образование).

4. Подольская Е.А. Этика: Кредитно-модульный курс [Текст]: учебное пособие: / Е.А. Подольская;.- М.; Ростов н/Д.: "Дашков и К"; Спектр, 2012.- 424 c.

5. Скворцов А.А. Этика [Текст]: учебник: / А.А. Скворцов; под общ. ред. А.А. Гусейнова.- 2-е изд., испр. и доп..- М.: ЮРАЙТ, 2012.- 310 c.- (Бакалавр. Базовый курс).

6. Психология и этика делового общения. Учебник для бакалавров.Бороздина Г.В., Кормнова Н.А..М.:Издательство Юрайт.-2013.-463 с.

Дополнительная:

1. Аристотель Этика [Текст]: научно-популярное издание/ Аристотель. - М.: АСТ: АСТ МОСКВА, 2010.- 492 c.

2.Армстронг, М. Практика управления человеческим ресурсами [Текст]: 10-е изд./ Пер.с анг. Под ред. С.К.Мордовина. – СПб.: Питер, 2009. -848с.: ил. – (Серия «Классика МВА»). ГРИФ

3.Беляцкий, Н.П. Управление персоналом [Текст]: учебник / Н.П.Беляцкий. – 2-е изд. – Минск: Современная школа, 2010. – 448 с. ГРИФ

4.Веснин, В.Р. Управление персоналом. Теория и практика [Текст]: учебник. – Москва: Проспект, 2010. – 688 с.

5.Психология и этика делового общения [Текст]: учебник/ Под ред. В. Н. Лавриненко.- 3-e изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.- 327 c.

6.Кошевая, И.П., Канке А.А Профессиональная этика и психология делового общения [Текст]: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. – 304 с.: ил. – (профессиональное образование).

7.Ницше, Ф. Так говорил Заратустра; По ту сторону добра и зла [Текст]: прочее/ Ницше, Ф.; Пер. с нем.; Вступ. ст. Е. Парнова.- М.: Книжный Клуб Книговек, 2011.- 576 c.- (Канон философии).