double arrow

ЗАГРУЗКА, ПРОСМОТР И КОРРЕКТИРОВКА БАЗЫ ДАННЫХ


СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ БАЗЫ ДАННЫХ

СОЗДАНИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ

Access хранит все таблицы базы данных в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл базы данных с помощью команды Файл | Создать или кнопки Создать базу данных. В окне Создание можно выбрать один из шаблонов и с помощью Мастера базы данных создать типовую базу данных.

Чтобы создать файл новой не типовой базы данных, нужно выбрать в окне Создание вкладку Общие и щелкнуть значок Новая база данных. Для базы данных задается имя файла и выбирается папка, где разместится файл. Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение MDB. Это расширение является зарегистрированным в Windows и связывается с программой Access. В результате открывается окно базы данных. Список любого выбранного объекта новой базы данных сначала пуст. После этого можно приступить к созданию таблиц базы данных.

Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными. Для создания таблицы надо в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц. Режим Конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем.




Режим Конструктора.

Структура таблицы определяется в окне Конструктора. Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание– краткий комментарий, а также общие свойства.

q Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов а Access.

q Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных: текстовый, МЕМО (текст большого размера), числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве «Размер поля»), денежный, дата/время, счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы), логический, поле объекта OLE. Список типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.

q Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Рассмотрим наиболее важные свойства полей.

· Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с текстовым типом данных максимальный размер 255 байт. Для поля с числовым типом данных можно задать использование целых чисел длиной 1, 2, 4 байта или использование чисел с плавающей точкой длиной 4 или 8 байт.



· Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати.

· Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

· Подпись поля задает текст, который выводится в заголовках таблиц, форм, отчетов.

· Условие на значение задает ограничения ев вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода.

· Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении условия на значение.

Для определения первичного ключа выделяются поля, составляющие ключ, и нажимается кнопка Ключевое поле. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях. После определения структуры таблицы ее надо сохранить с нужным именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей. Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки Представление таблицы.

Непосредственный ввод данных в таблицу.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна базы данных надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля. При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно-многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах. После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране – макет. При этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление.



Схема данных в Access.

Схема данных является не только графическим образом базы данных, но используется Access в процессе работы с базой данных. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировки таблиц.

Взаимосвязи таблиц. Схема данных задает структуру базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи с обеспечением целостности базы данных. Поэтому схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью, технология разработки которой была рассмотрена ранее. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Accessустанавливает связь один-к-одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один-ко-многим от главной таблицы к подчиненной.

Связи-объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице не ключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи-объединения. Связь-объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производится объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи. Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:

· объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

· объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы (для которых нет связанных во второй) с пустой записью второй таблицы;

· объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.

Обеспечение целостности данных. Для связей типа 1:1 и 1:М можно задать параметр обеспечения целостности данных. Обеспечение целостности данных означает выполнение для взаимосвязанных таблиц перечисленных ниже условий корректировки базы данных:

· в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;

· в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

· изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы.

При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях обновления или удаления данных в связанных таблицах Access не допускает выполнения операции. Установление между двумя таблицами связи типа 1:М или 1:1 и задание для нее параметров целостности данных возможно только при следующих условиях:

· связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными;

· обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access;

· главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (или уникальному индексу) главной таблицы.

Access не позволяет создавать связей с параметрами целостности в схеме данных, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности.

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного обновления и удаления связанных записей. В режиме каскадного обновления связанных записей при изменении значения в поле связи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле подчиненных записях. В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы Access выполняет каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях.

Создание схемы данных начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис | Схема данных или нажатия соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы. Поскольку схема строится для нормализованной базы данных, в открывающемся окне Связи автоматически установится тип отношения один-ко-многим. Для такой связи можно задать параметр Обеспечение целостности данных, а затем установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического интерфейса пользователя для работы с базой данных. Одним из важнейших инструментов работы являются формы ввода /вывода, которые позволяют осуществлять первоначальную загрузку записей в таблицы базы данных, выполнять их просмотр, а также производить корректировку данных – добавлять и удалять записи, изменять значения в полях. Ранее был рассмотрен первый этап процесса создания базы данных, в результате которого определена структура таблиц, созданы пустые таблицы. Технология создания целостной базы, в которой между таблицами установлены связи, предполагает упорядочение загрузки взаимосвязанных таблиц при обеспечении пользователя удобным интерфейсом. При наличии схемы данных Access, состоящей из связанных одно-многозначными отношениями нормализованных таблиц, могут быть созданы экранные формы, которые обеспечивают корректный ввод взаимосвязанных данных. Такие формы, как правило, в значительной степени соответствуют формам первичных документов – источников данных для загрузки справочной информации и оперативных учетных данных. При этом обеспечивается однократный ввод данных. Прежде чем отображать, вводить или корректировать данные таблиц через экранную форму, надо ее сконструировать. Рассмотрим подготовку к созданию форм и основы конструирования форм, обеспечивающих первоначальную загрузку и ведение базы данных Access.







Сейчас читают про: