Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Учетные регистры и их классификация

Формы бухгалтерского учета

Учетные регистры и их классификация

ЛЕКЦИЯ

ТЕМА: Учетные регистры, их роль в бухгалтерском учете. Формы бухгалтерского учета.

2. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Цель: Ознакомить с учетными регистрами и их значением при выборе формы организации бухгалтерского учета.

Задачи:

1. Изучить классификацию учетных регистров.

2. Понять необходимость одновременного существования нескольких форм бухгалтерского учета.

3. Изучить отличительные особенности каждой из применяемых форм бухгалтерского учета.

4. Уяснить общие принципы организации бухгалтерского учета при выборе определенной формы учета.

5. Изучить состав и взаимосвязь отдельных регистров бухгалтерского учета в рамках одной формы.

Группировка и обобщение учетных показателей осуществляется на бухгалтерских счетах. На практике применяются не учебные схемы счетов, а специальные учетные регистры.

Под учетными регистрами следует понимать разграфленные специальным образом листы бумаги, предназначенные для записи хозяйственных операций. Это книги, карточки, журналы, ведомости, отдельные листы, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, магнитные ленты, диски, дискеты. При ведении регистров на машинных носителях информации, она должна быть выведена на бумажные носители.

По данным учетных регистров составляется баланс и отчетность.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством Финансов РФ.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам. Лица, составившие и подписавшие регистры, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Аудиторы и другие лица, получившие доступ к содержанию регистров при проверке, обязаны хранить коммерческую тайну.

Примеры учетных регистров приведены в таблице 1

Таблица 1

Виды учетных регистров

Наименование учетного регистра	Объект учета	Вид учета
Карточка по видам активов	Нематериальные активы	Аналитический
Карточка складского Учета	Материалы	Аналитический
Лицевые счета	Расчеты с персоналом по оплате труда	Аналитический
Накопительные ведомости	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	Аналитический
Книги	Кассовая книга, Главная книга	Синтетический
Журналы-ордера	Используются для хронологических и синтетических записей на основании учетных регистров	Комбинированный
Машинограммы, магнитные ленты, диски, дискеты	Аналогично накопительным ведомостям, но с помощью вычислительной техники и компьютеров	Синтетический, аналитический, комбинированный

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по следующим признакам:

· по внешней форме

· по объему содержания операций

· по форме графления

· по способу заполнения

Схема классификации учетных регистров представлена на рис.1

Учетные регистры
1. По внешней форме
Книги	Карточки	Свободные листы	Дискеты	Другие
2. По объему содержания операций
Регистры синтетического учета	Регистры аналитического учета	Комбинированные регистры
3. По форме графления
Регистры суммового учета	Регистры количественного учета	Регистры количественно-суммового учета	Регистры шахматной формы графления	Многографная форма графления
4. По способу заполнения
Ручные	Электронные

Рис. 1. Классификация учетных регистров

Бухгалтерские книги – сброшюрованные учетные таблицы, к ним относятся Кассовая и Главная книги. Все листы в этих книгах нумеруются, а в конце ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, скрепленные гербовой печатью и указывается общее число пронумерованных страниц.

Карточки – это отдельные разграфленные листы, к ним относятся карточка складского учета (КСУ) материалов, инвентарная карточка для учета основных средств, карточка по видам активов для учета нематериальных активов. Они хранятся в картотеке.

Регистры синтетического учета – в них осуществляется только синтетический учет (Главная книга).

Регистры аналитического учета – карточки, ведомости. В отличие от синтетических регистров, в них ведется подробный учет, нередко с пояснительным текстом.

Регистры комбинированные, т.е. совмещают синтетический и аналитический учет (Журналы-ордера №6 «Расчеты с поставщиками» и №7 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Регистры суммового учета – ведутся только в денежном выражении (журналы-ордера, книги).

Регистры количественного учета – учет ведется в натуральном выражении (карточка складского учета, лимитно-заборная карта).

Регистры количественно-суммового учета – в них ведется учет в натуральном и денежном выражении (инвентарные карточки по основным средствам).

Регистры шахматной формы графления – такое построение имеют журналы-ордера, в них в один рабочий прием отражаются одновременно операции по дебету и кредиту счетов.

Многографная форма регистров – используется для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета (карточки для учета затрат на производство по предприятию, подразделениям и в разрезе статей).

Заполняя учетные регистры, бухгалтер может допустить ошибки из-за утомления, небрежности или неисправности вычислительной техники. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный способ (поправка, исправление) заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Корректурным способом исправляются ошибки текущего месяца в первичных документах, если на их основе еще не произведены записи в учетный регистр, и в регистрах, итоги которых еще не подведены и не перенесены в Главную книгу.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов. Например, из кассы организации выдано подотчетному лицу 6000 рублей. В учете ошибочно отражена сумма 600 рублей.

1. Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - К-т 50 «Касса» – 600 руб.

При обнаружении ошибки составлена справка, на основании которой производится дополнительная проводка.

2. Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т 50 «Касса» – 5400 руб.

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 6000 рублей (600+5400)

Сторнировочные записи – это исправительные записи методом «красное сторно» (от итал. – перевод счета, корреспонденция счетов, исправляющая ошибочную запись посредством отрицательной записи).

Этот способ применяют при исправлении ошибки в корреспонденции счетов, а также когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции. Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Пример 1. В кассу организации с расчетного счета поступило 10000 рублей. Бухгалтер ошибочно произвела запись корреспонденции счетов неправильно.

1)Д-т 50 «Касса» – 10000руб

К-т 52 «Валютный счет» - 10000руб.

Для исправления ошибки составляются две бухгалтерские проводки. В первой повторяется та же корреспонденция, сумма пишется красными чернилами:

2)Д-т 50 «Касса» – 10000руб

К-т 52 «Валютный счет» – 10000руб.

Во второй бухгалтерской проводке обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3)Д-т 50 «Касса» – 10000руб

К-т 51 «Расчетный счет» - 10000руб

Эти записи на счетах выглядят так:

Д 50 «Касса» К	Д 51 «Расчетный счет» К
Сн – 5000			Сн – 100000	3) 10000
1) 10000 2) 10000 3) 10000
Од – 10000	Ок - 0	Од - 0	Ок – 10000
Ск – 15000		Ск – 90000
Д 52 «Валютный счет» К
Сн – 70000	1) 10000 2) 10000
Од - 0	Ок - 0
Ск – 70000

Пример 2. В кассу предприятия с расчетного счета поступило 10000 рублей, бухгалтер ошибочно указывает 100000 руб.:

1) Д-т 50 «Касса» - 100000руб

К-т 51 «Расчетный счет» – 100000руб

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красными чернилами (100000-10000=90000)

2) Д-т 50 «Касса» – 90000

К-т 51 «Расчетный счет» – 90000.

На счетах это будет выглядеть так:

Д 50 «Касса» К		Д 51 «Расчетный счет» К
Сн – 5000		Сн – 100000	1) 100000 2) 90000
1) 100000 2) 90000
Од – 10000	Ок - 0	Од - 0	Ок – 10000
Ск – 15000		Ск – 90000

В условиях компьютерной обработки учетной информации при неправильном отражении данных из первичных документов применяют способ дополнительной или сторнировочной проводки.