Ночной аудит

Пример

Во время пребывания в отеле гость пользуется различ­ными представленными в нем услугами (ресторан, сауна, клуб здоровья, магазины, мини-бар). Через про­грамму РОS оплата этих услуг идет на счет номера.

В настоящее время для контроля счетов используются возможности Интернета. Электронные возможности се­ти при помощи установленного в номере специального ус­тройства, способного считывать информацию с кредитной карты клиента и осуществлять электронные платежи, сохраняя конфиденциальность информации и защищая ее в Интернете, позволяют осуществлять автоматичес­кий расчет клиента с гостиницей при помощи перевода гостиничного счета о расходах гостя на его корпоратив­ный счет. Гостям также предоставляется возможность проверять свои счета в режиме реального времени на дис­плеях компьютеров в своих номерах.

Гостиницы, которые предоставляют гостям кредит, должны располагать специальной системой идентифи­кации, определения лимитов кредитования, процедур на случай превышения лимита и другими необходимыми средствами. Этими вопросами занимается менеджер по кредитам. Небольшие гостиницы, как правило, требуют предварительную или полную оплату проживания, поэто­му такие операции со счетами гостей им не требуются.

При смене кассиров составляется отчет наличности. Разница между полученными и выплаченными суммами означает общий баланс смены. Обычно кассир вместе с на­чальником смены помещает деньги в сейф, пока их не до­ставят в банк. Когда балансовая сумма изымается из кассового аппарата, в нем остается изначальная сумма, ко­торая находилась там в начале смены.

При отъезде гость получает все отдельно подписанные чеки и отдельный счет с полной суммой. Счет может быть оплачен наличными, кредитной картой или по счету-фактуре. Последнее возможно только при наличии кон­тракта. В этом случае кассир закрывает счет, и бухгалте­рия высылает счет фирме.

Кассовый аппарат используется для регистрации опе­раций с наличностью и подведения баланса наличности. На современном рынке преобладают компьютерные кас­совые аппараты. В них предусмотрено множество функ­ций, облегчающих контроль за начислениями и ведени­ем гостевых файлов. Чаще всего они являются частью об­щей компьютерной системы службы приема и размеще­ния. Большинство аппаратов снабжено устройством для распечатывания списка операций, чеков, ваучеров, отче­тов ревизий и тарифов.

С помощью клавиш заносится следующая информа­ция:

1. сумма операции; о персональные данные кассира;

2. цель операции;

3. объем покупки;

4. отдел (служба);

5. тип операции;

6. способ оплаты.

Специальный сканер считывает информацию с кре­дитной карты владельца, авторизирует ее путем переда­чи данных в пункт авторизации кредитных карт и распе­чатывает на ваучере номер кредитной карты, дату и имя владельца. Современные технологии позволяют соеди­нить считывающие устройства с компьютерной систе­мой службы приема и размещения, что дает возможность передавать более полную информацию на пункт автори­зации и хранить больше данных в файле клиента.

Баланс счетов подводится каждый вечер. Этот про­цесс очень важен и проводится в то время, когда все про­чие службы уже не работают (чтобы все начисления бы­ли включены), а именно: во время 3-й смены — ранним утром. В крупных отелях работают несколько ночных ау­диторов, в маленьких отелях такая должность может быть даже не предусмотрена.

Первым шагом в этом процессе является начисление на счета тех платежей, которые не были в них внесены ра­нее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере све­ряются с отчетами других отделов для проверки правиль­ности начислений. Затем проводятся начисления за арен­ду номеров и итоговые цифры заносятся в гостевой файл. Таким образом формируется окончательный отчет обо всех суммах задолженности гостинице.

Бухгалтерские электронные системы позволяют по­высить эффективность проведения операций по счетам и оперативно управлять счетами гостей. Ежедневная рас­шифровка дебиторских счетов, проводимая ночным ауди­тором, одновременно является и проверкой операции от­делов, и полной распечаткой счетов гостей.

Дежурный аудитор собирает счета в специальную пап­ку гостя, так называемый роrtfolio. Дежурный аудитор также ответственен за проверку тарифов (стоимость но­мера в документе, подтверждающем бронирование, и фактическая стоимость должны быть правильными).