Создание отчета

Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в вы­сококачественном варианте. В Access 97 отчет представляет со­бой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для выво­да в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не эк­ранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объеди­нить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в од­ном отчете, то прежде следует.собрать желаемые данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появит­ся окно Новый отчет.

3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых соз­даете отчет, и выберите режим Мастер отчета.

4. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.

5. Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то выберите вари­ант группировки. Интервал группировки может быть изме­нен после нажатия кнопки Группировка.

6. Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку Итоги и установите требуемые флажки, определяю­щие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Нажмите кнопку ОК.

7. На следующих двух шагах создания отчета с помощью мас­тера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.

Мастер отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:

• отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец или в виде таблицы;

• отчет с группировкой и вычислением итоговых величин;

• почтовые наклейки.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера от­четов:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появит­ся окно Новый отчет.

3. Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться от­чет и выберите режим Конструктор.

MS Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответ­ствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необ­ходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уров­ни группировки.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, исполь­зуется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой запи­си группы.

Область данных — печатается каждая запись таблицы или ди­намического набора данных запроса.

Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета — печатается в конце отчета после обра­ботки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его раз­делов и в размещении элементов управления внутри этих разде­лов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, по­этому для расчета расположения данных на печатной странице про­грамма Access 97 должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционой системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью ко­манды операционной системы Пуск > Настройка – Принтеры > Установка принтера, после чего установить драйвер любого прин­тера, доступного операционной системе.