Цели информатизации

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определе­ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организа­ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования до­кументов, учета выдачи дел потребителям, составления и вы­дачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных техноло­гий баз данных, содержащих копии документов, сборники архив­ных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.