Вопрос 39. Учет использования архивных документов

Цели учета использования архивных документов

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы архива подразделяются:

ü на первичные;

ü обобщающие;

ü итоговые.

Первичные документы ведомственного архива

Первичные документы ведомственного архива — это:

ü журнал учета подготовленных информационных документов;

ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и вы­писок из документов;

ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

ü книга выдачи дел из хранилища;

ü лист использования дела;

ü личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива

Первичные документы государственного архива:

ü карточка учета форм использования документов;

ü карточка учета тем исследований в читальном зале;

ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;

ü требования на выдачу дел;

ü личное дело пользователя;

ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

ü карточка учета изданий архива;

ü лист использования дела.

Вторичная обобщающая информация

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

ü работы архива по формам использования по годам;

ü количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

ü категорий потребителей информации по годам;

ü тематики исследований по годам;

ü количества публикаций по видам;

ü количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

ü количества выданных копий по годам.