Организация деловых коммуникаций

К основным деловым коммуникациям в организации относятся письменные коммуникации (приказы, отчеты, инструкции и т.д.) и устные (телефонные коммуникации, совещания, деловые беседы).

Организация деловых совещаний. Деловые совещания характеризуются непосредственностью общения, наличием и обязательностью обратной связи, возможностью возникновения неформальных взаимоотношений. Совещание организуется на короткий срок и под конкретные цели. Чтобы цели совещания были достигнуты, оно должно быть соответствующим образом подготовлено и организовано. Обычно целями делового совеща­ния служит заслушивание информации, обмен мнениями, приня­тие решений. Основные этапы совещания:

1. Подготовка (состав, целесообразность, место проведе­ния, дата, время).

2. Проведение совещания (продолжительность, регламент, протокол).

3. Принятие решений (проект постановления, порядок осу­ществления, решение совещания, контроль за выполнением ре­шений).

В процессе организации делового совещания должны быть учтены такие вопросы, как форма совещания (по телефону, се­лекторное совещание и др.), состав, количество и размещение участников, последовательность и количество выступлений, ре­гистрация в письменном виде всех важных решений, мнений, вы­ступлений и предложений. По окончании совещания руководите­лю рекомендуется провести анализ и критический разбор сове­щания по основным вопросам (ход и результаты совещания, полнота рассмотрения и решения вопросов, четкость формулировок, характер деловой атмосферы, степень удовлетворенности участ­ников полученными результатами).

Организацияделовой беседы. Основными целями деловой беседы являются следующие:

- контроль и координирование мероприятий;

- обсуждение и обмен информацией;

- стимулирование деятельности работников;

- поиск и обсуждение новых идей и предложений,

- поддержание деловых контактов. Деловые беседы различаются по характеру (официальные и неофициальные), содержанию (общие и целевые), регламенту (регламентируемые и нерегламентируемые).

Деловая беседа включает следующие этапы: начало беседы; передача информации; аргументирование; опровержение доводов собеседника; принятие решений.

Во время деловой беседы не рекомендуется предпринимать следующих действий:

- перебивать собеседника;

- негативно оценивать и резко критиковать позиции;

- подчеркивать разницу мнении сторон;

- не учитывать состояние и поведение собеседника;

- резко менять темп и интонацию беседы.

Организация деловыхпереговоров. Деловые переговоры -средство взаимодействия между людьми, предназначенное для достижения согласия в случаях, когда участвующие стороны имеют несовпадающие или противоположные интересы. Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнер­ский.

Обычно успех переговоров практически полностью опре­деляется подготовкой к ним. Для подготовки должны быть про­работаны следующие вопросы: цель; партнеры; предмет; обсуждаемые ситуации; условия; присутствие на переговорах и др.