Система документации

Значительную долю информационного обеспечения составляют различные документы, содержащие сведения как о производственно-хозяйственной деятельности объектов управления, так и результатные данные для принятия управленческих решений.

В связи с этим при разработке информационного обеспечения к документам предъявляется ряд требований по их форме (стандартная форма построения), содержанию (минимизация показателей, исключение дублирования), порядку заполнения и пригодности к автоматизированной обработке на конкретных экономических объектах и на различных уровнях управления. Единство требований и создает унифицированную систему документации (УСД).

Унифицированная система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота и является средством реализации информационных процессов документированного обмена данными.

Унифицированная система документации разрабатывается на различных уровнях управления: государственном, отраслевом, региональном и призвана обеспечивать единство терминологии, сопоставимость экономических показателей, однозначность описания реквизитов и показателей. Исходя из этого УСД позволяет значительно сократить объем первичных документов, устранить дублирование данных в документах, использовать унифицированные формы документов, более соответствующие АИС. В УСД выделяются три основные группы документов:

· управленческие, содержащие информацию для решения конкретных задач;

· организационно-методические, регламентирующие разработку унифицированных форм по единым требованиям и правилам;

· унифицированные формы документов (альбом документов) с инструкциями по их заполнению.

Таким образом, использование унифицированных типовых документов повышает эффективность функционирования АИС.