Выбор персонала и его подготовка

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий сле­дующими качествами:

— умение общаться с людьми;

— знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятель­ности;

— желание общаться с людьми;

— выносливость;

— привлекательная внешность.

Организация работы на выставке включает:

— составление расписания работы персонала;

— инструктаж персонала;

— закрепление экспонатов за сотрудниками;

— завоз и вывоз оборудования;

— организация переговоров или заключения договоров, прода­жи продукции;

— организация учета посетителей стенда, интересующихся про­дукцией и услугами фирмы.

Желательно, чтобы руководитель присутствовал у стенда во вре­мя работы выставки. Если это невозможно, то на стенде должно быть расписание, в какие дни и в какие часы кто из руководителей будет у стенда. Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, пред­ставители прессы и телевидения (об этом можно узнать в оргкоми­тете выставки). В такие дни присутствие руководителя у стенда может способствовать заключению выгодных контрактов, освеще­нию деятельности фирмы в прессе.

Желательно, чтобы во время выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выста­вок, который фиксировал бы все замечания и пожелания для учета при подготовке следующей выставки. Обычно за этим че­ловеком закрепляют также связь с прессой, для чего предвари­тельно необходимо подготовить пресс-релиз.

Во время работы желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте и соблюдал следующие правила:

— лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

— он должен уметь помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я могу Вам помочь ознакомиться с нашими предложениями?», «Что Вас заинтересовало на нашем стенде?», «Какой аспект деятель­ности Вас интересует?» и т. д.;

— дать пояснения о продукции и услугах фирмы исходя из сте­пени подготовленности посетителя;

— должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны разговоры стендистов у стенда между собой, упот­ребление пищи и напитков на глазах у посетителей, жевательная резинка, развязное поведение.

Работа после окончания выставки включает:

— регистрация посетителей, покупателей, интересующихся ус­лугами в результате посещения выставки;

— подведение итогов выставки (затрат, дохода);

— разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда;

— анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

Итоги выставки можно условно разделить на две группы:

— организационные;

— коммерческие.

При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время подготовки и рабо­ты выставки, а также ответы на вопросы всех участвующих в под­готовке и проведении выставки:

— удачно ли было выбрано место для стенда?

— была ли удачной планировка стенда?

— соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

— какие неудобства были во время работы?

— что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополни­тельных услуг и оборудования?

— без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги можно проанализировать, подсчитав ко­личество заключенных договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей и их кате­гориям (праздные любопытствующие, школьники вряд ли слу­жат показателем успеха), по проявленному интересу к тому или другому направлению деятельности.

Если все же конечная цель — продажа продукции, то косвен­ным показателем может служить количество распространенных прайс-листов, информационных и рекламных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растя­нуться на несколько месяцев. Еще раз подчеркнем, что при любом контакте с покупателем желательно интересоваться, откуда он по­черпнул информацию о фирме и ее товарах и услугах. Учет такого рода информации поможет выявить наиболее эффективные фор­мы рекламы, подсчитать эффективность того или иного мероприя­тия.

Семинары и презентации являются средством рекламы в деловых кругах. Они используются для рекламирования нового туристского предложения среди представителей фирм, для распространения информации о фирмах, организующих эти мероприятия, для по­вышения их престижа. На эти мероприятия обычно приглашаются представители фирм и транспортных организаций, журналисты по вопросам туризма, представители общественных организаций.

Семинар — организованная встреча определенной группы лю­дей, связанных с данной фирмой определенными отношениями. Это могут быть пользователи услуг, оптовые.покупатели, партнеры и т. д. Специально для семинара составляется программа, которая преследует определенные цели — ознакомление участников семи­нара с успехами фирмы, новыми турами, обучение агентов.

Презентация в отличие от семинара носит, как правило, более развлекательный характер. В программу презентации обычно вхо­дят небольшая торжественная часть, которая состоит из не очень длинных речей нескольких приглашенных гостей и руководителей фирмы, и культурная программа, которая может состоять из кон­церта, различных лотерей и небольшого банкета. Необходимо со­ставить план подготовки презентации: аренда зала, подготовка рек­ламных материалов, оформление зала, приглашение артистов, рас­сылка приглашений, заказ и организация банкета.

Презентация — это довольно большие финансовые затраты, поэтому следует заранее определить финан­совые возможности. Для благоприятного мнения о презентации всего должно быть достаточно: и артистов, и закусок с напитками, и именитых гостей. Если фирма не в состоянии это обеспечить, лучше отложить данное мероприятие до будущих времен и провес­ти прямую почтовую рассылку.