Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «количество дел в папке» заполняется в конце года.
Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что изъятие документов из архива может производиться только органами дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.
Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архива, но не менее 5 лет.
|
|
Исправление ошибочных записей в документах
В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются корректурным способом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. (Например, если в документе ошибочно записано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записывается 439, пишется «исправлено», ставится дата «29 мая 2001 г.» и подписи: Свиридов, Зайцев.)
Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по введению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В этом случае должен быть составлен новый документ.