Назначение запасов и их виды

Управление запасами

Запасы – это временно не используемые экономические ресурсы предприятия.

Запасы могут создаваться в силу различных причин. Их назначение – удовлетворить спрос в момент его возникновения. Нельзя быть уверенным, что товар поступит на склад именно в тот момент, когда он понадобиться. В процессе производства может потребоваться замена какой-то детали оборудования, и если этой детали не окажется, процесс может остановиться. Наличие запасов предотвратит возникновение подобных ситуаций.

Запасы можно классифицировать следующим образом:

• ТМЗ – товарно-материальные запасы (сырьё и материалы);

• незавершённое производство;

• готовая продукция на складе.

Управление запасами – это контроль за их состоянием и принятие решений, обеспечивающих экономию времени и средств за счёт минимизации затрат на содержание запасов, необходимых для своевременного выполнения производственной программы.

Эффективное управление товарно-материальными запасами позволяет:

1. Уменьшить производственные потери из-за нехватки материалов.

2. Ускорить их оборачиваемость.

3. Свести до минимума излишки ТМЗ, которые увеличивают стоимость операций и

"замораживают" дефицитные денежные средства.

4. Снизить риск старения и порчи товаров.

5. Снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.

Любая модель управления запасами в конечном счете должна дать ответ на вопросы:

− какое количество продукции заказывать?

− когда делать заказ?

При ответе на эти вопросы должно быть учтено действие ряда факторов, а именно:

− характер спроса (детерминированный или случайный, изменяющийся во времени или постоянный);

− принятый способ пополнения запасов (непрерывный, периодический, через определенные интервалы времени);

− затраты на приобретение и хранение запасов, убытки при возникновении дефицита запасаемых продуктов, производственный риск и проблема страхования.

Целью управления запасами является нахождение такой их величины, которая минимизирует общие расходы по их поддержанию и является достаточной для успешной работы предприятия. Первым этапом этого процесса является определение всех затрат по завозу и хранению. Конечно, они весьма существенно варьируют по времени, фирмам и странам, но позволяют сделать вывод о существенных размерах расходов, связанных с их размещением, погрузкой, отправкой, транспортировкой и приемкой сырья и материалов, а также связанных с их нехваткой и необходимостью поддержания страховых запасов.

Затраты по хранению увеличиваются прямо пропорционально среднему размеру запасов, который в свою очередь зависит от частоты поставок. Например, если годовая потребность в материале составляет S = 120000 ед. и фирма заказывает одинаковые партии несколько раз в год (N=4), то при его равномерном расходе и при отсутствии страхового фонда средний запас А будет равен:

А = (S: N)/2 = (120000:4) / 2 = 30000 / 2 = 15000 ед.

То есть сразу после доставки партии сырья запасы будут равны 30000 ед., а перед приемом следующей достигнут нуля.

Если принять цену единицы материала равной Р=2, то средняя стоимость запасов составит 30000 руб. При цене капитала фирмы 10% расходы по финансированию их поддержания на данном уровне, помимо оплаты стоимости) составят 3000 тыс.рублей. К ним следует добавить аренду помещения, коммунальные услуги, охрану и т.п. в размере 2000 рублей, затраты по страхованию - 500, потери от уценки - 1000, то общие годовые затраты по хранению запасов (ТСС, Total Carrying Cost) составят 6500 рублей или 21,7% от их стоимости. Обозначив годовые затраты по хранению запасов в процентах как С, получим:

ТСС = С×Р×А = 0,217×2×15000 @ 6500 рублей

Затраты по размещению и выполнению заказов (ТОС, Total Ordering Cost) в большинстве случаев являются постоянными и, как правило, не зависят от размера одной партии. Это касается почтовых, телеграфных и других расходов, затрат на приемку партий и т.п. Если обозначить эти затраты на одну партию как F =100 руб., то общие затраты по выполнению заказов можно рассчитать по формуле:

ТОС = F×N = F×S / (2A) = 100×20000 / (2×15000) = 400 руб.

Общие затраты по поддержанию запасов (TIC, Total Inventory Cost) определяются суммированием полученных выше расходов и могут быть рассчитаны по формуле:

TIC = C×P×A + F×S/(2A) = C×P×(Q/2) + F×(S/Q), где

Q - размер одной партии заказа, ед.

Очевидно, что изменения TIC имеют определенный характер: часть затрат увеличивается с ростом объема запасов, в то время как другая снижается. Затраты по хранению увеличиваются с ростом объема заказов, а по размещению и выполнению - снижаются с увеличением размеров партии и т.п. Данная зависимость показана на рисунке 3.5.1, который иллюстрирует модель определения оптимальной партии заказа.

Точка, в которой величина TIC принимает минимальное значение, определяет оптимальный размер партии заказа (ЕОQ). После дифференциации приведенного выше уравнения по Q и преобразований, получают формулу для расчета модели ЕОQ:

Для рассматриваемого нами примера

EOQ = =7436 ед.

Момент размещения партии заказа определяется исходя из ежедневного или еженедельного расхода данных материалов и известного времени их доставки. В данном случае еженедельный расход материалов составляет 120000:52 = 2310 ед., время поставки две недели, очередной заказ следует производить при достижении остатка материалов до 2×2310 = 4620 единиц.

Полученная выше модель содержит ряд ограничений, затрудняющих ее использование. Это, прежде всего, касается необходимости создания страховых запасов на случай, если спрос на продукцию предприятия окажется выше спрогнозированного или произойдет задержка поставок. Затраты по хранению страхового запаса не входят в данную модель. Они могут быть определены как произведение удельных затрат по хранению, умноженным на цену приобретения единицы запасов и на количество единиц страхового запаса. Формализованные методы определения объемов страховых запасов включают в себя расчет коэффициентов вариации суточных и сезонных объемов производства и соответствующих нормативов.

Для контроля уровня запасов фирмы используют различные методы. Простейшими являются метод красной линии в ящике или метод двух ящиков, когда заказ очередной партии деталей производится при достижении их остатка определенного уровня. Наиболее сложными являются компьютерные системы и система поставок "точно в срок", применяемая ведущими фирмами для сокращения связанных с запасами затрат.

В современный период основную часть издержек производства составляют материально-энергетические затраты, расходы по содержанию и эксплуатации оборудования, накладные расходы по транспортировке и хранению изделий и т.п. Это требует от организаторов производства постоянного поиска источников сокращения таких потерь.

Тогда, как это показывает опыт многих зарубежных предприятий, сокращать издержки производства можно при повышении качества изделий за счет экономии материалов и энергии, идущих на устранение брака и дефектов, гарантийное обслуживание и ремонт, за счет сокращения всех видов запасов и незавершенного производства, которые также являются источником потерь. Именно поэтому на таких предприятиях уделяется большое внимание проблеме управления запасами, получившей свое воплощение в разработанной ведущими японскими фирмами системе "поставка точно в срок".

Следует всегда помнить, что система "поставка точно в срок" не программа и тем более не кампания, а именно система, в которой различные элементы тесно увязаны друг с другом. В рамках этой системы управление производственными запасами, их сокращение является лишь побочным эффектом общего повышения качества продукции, гибкости и эффективности производства, базирующегося на новых подходах к его организации.

Главным здесь считается необходимость добиться такого состояния производства, когда изготовляется и выпускается лишь то, что необходимо в данный момент, а запасы в любом количестве - это лишь показатель плохого управления и организации дела, наихудший вид потерь, и их наличие лишь маскирует имеющиеся проблемы на производстве. Отсюда основное внимание должно быть уделено сбалансированности технологических операций, пропорциональности в изготовлении отдельных узлов и деталей, между различными элементами производственного процесса.

Это следует учитывать при организации складского хозяйства на химических предприятиях, которые имеют существенную специфику, обусловленную физическими свойствами сырья и материалов, их агрессивностью, токсичностью, огне- и взрывоопасностью, Специфику организации складирования химических продуктов в значительной мере предопределяет такие их свойства, как плотность, температура кристаллизации и воспламенения, гигроскопичность и т.п. Особых мер требует складирование ядовитых и радиоактивных веществ, организация которого строго регламентирована специальными нормами и правилами.

В число таких мер предосторожности входит соблюдение следующих условий: прочность и надежность применяемой тары, механизация транспортировки различных продуктов на заводской территории, механизация розлива агрессивных жидкостей в цехах и на складах, использование для транспортировки газов и жидкостей трубопроводов, строгое соблюдение рабочими правил техники безопасности и противопожарных мероприятий, выполнение правил совместного хранения огнеопасных и взрывоопасных веществ, поддержание сооружений, складов и резервуаров, газгольдеров и другого оборудования в строгом соответствии с действующими инструкциями и нормативами.

Склады на предприятиях могут быть классифицированы по следующим признакам:

1) по виду и характеру хранимых материалов - склады сырья и материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, отходов, оборудования, запасных частей и т.п.;

2) по назначению - снабженческие и сбытовые склады, которые могут быть центральными и цеховыми;

3) по номенклатуре хранимых грузов - универсальные и специализированные склады.

Для оптимизации размеров запасов и определения на этой основе емкости складских помещений на предприятиях должны разрабатываться нормативы производственного, товарного и сбытового запасов. Для их расчета используются значения интервалов времени между днями производства, отгрузки и поставки и суточных объемов поставки, производства и отгрузки сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий, коэффициенты вариации этих нормообразующих факторов запасов, то есть изменения их количественных значений в течение года.

Интервал времени между днями производства характеризует промежуток времени в сутках между датами начала и окончания производства, отгрузки поставки материальных ресурсов. Значение интервала рассчитывается по формуле:

Т = Д2 – Д1, где

Т - интервал, Д1 и Д2 - даты начала и окончания производства.

Характеристика вариации интервалов времени определяется по формуле:

W = (σ / Т_СР)×100 = (100/ Т_СР)

где W - неравномерность вариаций интервалов, в %;

σ - среднее квадратичное отклонение интервалов;

Т_СР = Σ Ti / n - среднее значение интервала;

n - количество рабочих дней.

Суточный объем поставок производства или отгрузки материальных ресурсов также является одним из основных нормообразующих факторов запасов. Коэффициент его вариации рассчитывается по формуле:

W = (σ/ Q_СР)×100 = (100/Qcp)

где W - неравномерность (вариация) объемов суточных поставок (производства, отгрузки), в %;

σ - среднее квадратичное отклонение;

n - количество дней наблюдений;

Qcp =Σ Qi / n - среднее значение суточного объема.

Используя законы распределения вариаций нормообразующих факторов запасов, можно определить возможные сочетания значений этих факторов и вероятности их появления. С их помощью можно определить возможные изменения объемов текущих и страховых запасов сырья, материалов и готовой продукции в планируемом году и рассчитать на этой основе плановую потребность в складских помещениях.

Сокращение складских запасов также требует высокого качества. Различного рода складские или резервные запасы считаются своего рода гарантией на случай таких непредвиденных обстоятельств, как обнаружение дефектных или непригодных для использования деталей и материалов на производственной линии. Однако, когда таким запасам представлялась возможность "окупить" свое назначение, они зачастую оказывались такими же дефектными, как и имеющиеся на линии. Положение усугублялось еще и тем, что дефектные детали, обнаруженные на производственных линиях и складах являлись первым подтверждением отказа системы снабжения, серьезных сбоев в работе поставщиков. Резервный запас, по мнению современных ученых в области организации и управления, создавал обычно ложное представление о безопасности и фактически препятствовал разработке эффективных систем предупреждения дефектов на предприятиях.

Ответной реакцией на такое положение дел стало повышение роли контроля и увеличение количества проверок для сокращения производства дефектной продукции. Однако выяснилось, что контроль готовой продукции требует привлечения квалифицированных специалистов и наличия дорогостоящего оборудования. Он обычно проводится в специальных лабораториях, помещениях, удаленных от производственной линии, что связано с приостановкой потока деталей на ней. Кроме того, контроль готовой продукции не является безошибочным процессом и, что более существенно, не может обеспечить роль производственного процесса, то есть обеспечить выпуск продукции высокого качества. Политика, ориентированная на входной контроль качества, неизменно повлечет за собой непозволительное увеличение расходов и не обеспечит непрерывного потока бездефектных деталей в соответствии с требованиями производственных процессов, рассчитанных на выпуск значительных объемов продукции при существенном сокращении складских запасов.

Поэтому, чтобы не допускать таких огромных расходов, устранить неопределенность в отношении качества сырья и комплектующих изделий, уменьшить конфликты между своими предприятиями и предприятиями поставщиков, нужно превратить своих субподрядчиков из противников на переговорах в единомышленников и компаньонов. Главное здесь - как можно теснее интегрировать производственные процессы поставщиков с собственными производственными мощностями.

Сущность новых взаимоотношений с поставщиками заключается в свободном обмене информацией, в большом количестве контактов по самым различным направлениям и на разных уровнях управления, привлечение субподрядчиков к совместному решению общих производственных проблем, к совместной разработке новых изделий и к работе над другими совместными проектами.

Поставки точно в срок сокращают также и административные расходы, расходы на персонал, занятый организацией снабжения, ведением складского хозяйства и соответствующим бухгалтерским учетом. При новой организации производства обнаружение дефектов и неисправностей идет в ходе производственного процесса, а не в готовой продукции. Немедленное обнаружение и устранение производственных проблем способствует сокращению издержек, а низкий уровень запасов резко уменьшает финансовые проблемы, особенно во время плохой финансовой конъюнктуры, падения спроса на продукцию фирмы

Преимущества данных систем управления запасами и поставок точно в срок обусловили их применение тысячами ведущих компаний мира. В их числе "Моторола" и "Интел" (полупроводники), "Хьюлетт Паккард" (компьютеры и электроника), "Ксерокс", "Проктер энд Гэмбл" (фармацевтика), "Кэмпбелл" (пищевая промышленность) и множество других в самых различных отраслях промышленности. Конечно, универсальных средств, обеспечивающих их немедленное внедрение не существует. Руководители и специалисты предприятий должны сами решать, что в наилучшей мере им подходит. Общим должен быть сам подход к анализу и поиску решения проблем.

Тем не менее, непосредственные результаты практического использования новых методов организации промышленного производства весьма впечатляющие. Как показывает анализ экономистов, они обеспечивают сокращение запасов и незавершенного производства на 50-100%, потребности в производственных площадях - на 40-70%, потребности в увеличении производственных мощностей - на 30-50%, уменьшение времени подготовки производства - на 70-90%, сокращение накладных расходов - на 30-50%, общих издержек производства - на 30-50%, брака с 2 до 0,001%.