Для обеспечения требуемого качества управления используемый информационный процесс должен обладать следующими характеристиками:
- полнотой и качеством информации;
- ценностью и полезностью информации;
- достоверностью и точностью информации;
- актуальность информации, зависящей от ее возраста;
- плотностью информации;
- оперативностью и доступностью информации;
- частотой использования определенных видов информации.
Достижение требуемых значений указанных характеристик может быть достигнуто благодаря:
- упорядочению системы делопроизводства по всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации и комплексирования документов делопроизводства;
- повышению удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников, при использовании средств вычислительной техники;
- сокращению трудозатрат на информационную работу, ускорению переходных процессов и повышению качества управленческих решений;
|
|
- разработке и внедрению методических документов, содержащих описание технологии и организации работ должностных лиц с рациональным уровнем агрегирования информации по ее предназначению и конечным результатам;
- совершенствованию системы контроля за исполнением планово – управленческой документации;
- повышению качества технадзора;
- организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) и повышению обеспеченности техническими средствами (в первую очередь, персональными ЭВМ и локальными вычислительными сетями) для решения трудоемких расчетных и информационных задач.
Классификация информации преследует разнообразные цели:
1) развитие системного и комплексного подхода к управлению;
2) совершенствование технологии управленческой деятельности;
3) совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;
4) поиски путей повышения эффективности управления.
Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации
1) по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);
2) по характеру восприятия человеком;
3) по форме представления;
4) по источникам возникновения;
5) по времени использования;
6) по отношению к хозяйственному субъекту;
7) по возможности использования.
В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информации делиться на организационно – экономическую, собственную управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации.
|
|
По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную.
По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме. Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояние может использоваться цифровая или кодированная информация.
Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Внутренняя информация характеризует состояние управляющей, а не управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.
По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих.
Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничению. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов.
По отношению к системе информация делится на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).
По возможности использования различают информацию: полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую.