Документ, документирование, делопроизводство, Документационное обеспечение управления

Документ - бесценное средство связи и конечный результат капи­таловложений.

Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов.

На основе документов принимаются управленческие решения. До­кументы во многих случаях являются главным аргументом в спор­ных ситуациях. Организации могут понести большие убытки из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов.

В каждой организации на составление документов и на работу с документами уходит примерно 60% рабочего времени.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

В результате документирования деятельности организации созда­ется документ - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

- информационная (документ создают для сохранения инфор­мации);

- социальная (документ является социально значимым объек­том, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

- коммуникативная (документ выступает средством связи меж­ду организациями и другими общественными структурами);

- культурная (документ закрепляет и передает культурные тра­диции).

Специальные функции:

- управленческая (документ является инструментом управле­ния, поскольку специально создан для этой цели);

- правовая (документ является средством закрепления и из­менения правовых норм и правоотношений в обществе);

- историческая (документ - это источник исторических све­дений о развитии общества).

Документирование – запись информации на бумаге или любом дру­гом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему дей­ствующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Современные требования к оформлению организационно-распоря­дительной документации зафиксированы в государственном стан­дарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов»), введенном в действие с 1 июля 2003 года.

Сейчас все чаще употребляется термин документационное обес­печение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствова­нием организационно-технической основы делопроизводства, в свя­зи с внедрением в сферу работы с документами средств вычисли­тельной техники, современных информационных технологий сбо­ра, обработки, хранения и использования информации.

Необходимо с самого начала деятельности организации поставить делопроизводство так, чтобы это была не канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функциониро­вания которого положены следующие принципы:

- оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

- современное техническое оснащение (компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и другие средства оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций;

- умелое сочетание документационного обеспечения управле­ния с бездокументным (т. е. составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено го­сударственными нормативными актами).