Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации раз­личны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив орга­низации.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроиз­водством;

- информационно-справочная работа по архивным документам организации;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроиз­водства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делоп­роизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается даль­нейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего ис­пользования в делопроизводстве, передать ли их в архив организа­ции или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следу­ющие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хране­ния документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле:

75 л. - «В»,

что означает 75 лет минус возраст работника, на которого состав­лен документ.

Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бух­галтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в де­лопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу про­стым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содер­жащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело;

дополнительно указать на обложке дела количество листов со­гласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заго­ловок и крайние даты дела.