Электронный документооборот

В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.

Под ЭД понимается не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой копии электронной.

Преимущества использования электронных документов:

· сокращается время обслуживания клиентов за счет сокращения времени на поиск документов;

· повышается эффективность управления информацией за счет боле быстрого доступа к документам;

· повышается степень защищенности документа при хранении за счет компактности документа, быстроты копирования в необходимом количестве копий;

· обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа при помощи быстрого шифрования дешифрования электронного документа;

· введение одновременного доступа к документа нескольких пользователей и обеспечение взаимодействия сотрудников всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач;

· уменьшение затрат на обработку документа;

· простота модификации электронной формы благодаря использованию компьютерных графических инструментов;

· включают интеллектуальные элементы автоматизации контроля правильности заполнения;

· динамическая адаптация под конкретного пользователя (изменяется количество и размер полей).

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Перечислим функции систем электронного документооборота.

1. Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: 1) стоимостью хранения 1 мегабайта информации; 2) скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениям запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д. Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши: с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; 3) электронные носители — жесткие, оптические, магнитооптические диски.

Рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

В настоящее время на российском рынке систем электронного документооборота представлено множество как зарубежных, так и отечественных программных продуктов. Крупные иностранные компании, работающие в сфере информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе ключевых и поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том числе системы электронного документооборота.

Из всех зарубежных компаний на российском рынке представлены продукты фирм Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и IBM. К сожалению, особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного российского делопроизводства.

Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Наибольшее распространение на российском рынке получили: "Евфрат", "БОСС-Референт", "Гран-док", "CompanyMedia", "LanDocs", "Золушка", "Оптима Workflow", "Дело".

"БОСС-Референт

Данная система разработана компанией "АйТи". Она ориентирована на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. В ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

"Гран-Док"

Система делопроизводства "Гран-Док" московской фирмы "Гранит" предназначена для государственных учреждений. Система полностью учитывает все особенности российского делопроизводства с учетом нормативов документационного обеспечения управления. Включает в себя три подсистемы:

· основные документы организации;

· устные обращения граждан;

· устные обращения представителей организаций.

Пользователи системы "Гран-Док" - государственные муниципальные структуры, ведущие работу в соответствии с действующими стандартами ГСДОУ.