Информационное обеспечение

Информационное обеспечение представляет собой совокупность различных информационных массивов (файлов), ЕСКК (единая система классификации и кодирования информации), унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих на объекте автоматизации, а также методологии построения баз данных.

Основным назначением информационного обеспечения является обеспечение организации и представления информации, соответствующей любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. Совокупность всех документов, циркулирующих на объекте автоматизации, представляет собой систему документации.

От правильно разработанной системы документации во многом зависят сокращение объемов работ по подготовке к вводу в память ПЭВМ, сокращение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации (объекта автоматизации).

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

Документы можно классифицировать по ряду признаков:

· по сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

· по отношению к объекту управления – входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

· по содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные;

· по назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· по объему отображаемых операций – единичные и сводные;

· по способу использования – разовые и накопительные;

· по способу заполнения – вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Применение АИС обусловило необходимость адаптации документации к требованиям машинной обработки, унификации и стандартизации документации. Унифицированная система документации (УСД) представляет собой комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

В 1994 г. был утвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации – ОКД код, который располагается в верхней правой части документа.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главной целью УСД является обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Документы, циркулирующие на объекте автоматизации, образуют информационные потоки. Информационный поток – это группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (одной задаче).

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации, т.е. направление движения информации от источников к получателю. Анализ структуры подобных схем позволяет выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации;

· оптимизацию путей прохождения документов;

· рациональную обработку информации.

При этом подробно должна рассматриваться взаимосвязь движения информации по уровням управления (стратегическому, тактическому, операционному). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только необходимая информация.

Системы классификации и кодирования подробно рассматривались в главе 1 данного пособия.