Информационная работа

Информация — это сведения о значимых фак­тах (лицах, действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия решений о проведении административных, организацион­ных мероприятий, а также для подготовки пред­ложений и рекомендаций. В философском пони­мании информация обеспечивает уменьшение или снятие неопределенности наших представле­ний об изучаемых явлениях (процессах) в резуль­тате получения сообщения (знака).

Информационная работа — деятельность по обеспечению должностных лиц сведениями, не­обходимыми для решения возложенных на них задач.

Средства информационной работы — это сово­купность документальных, технических и иных устройств, предназначенных для накопления, об­работки, систематизации, хранения и выдачи ин­формации.

Формы информационной работы — особен­ности документирования, накопления, сбереже­ния, интеграции информационных данных в различных звеньях системы управления в целях ра­ционального и эффективного осуществления уп­равленческой деятельности.

Процесс информационной работы — это после­довательная совокупность операций (регистра­ция, передача, накопление, хранение, обработка, выдача информации), позволяющая быстро най­ти в полном объеме нужные сведения, затребо­ванные конкретными потребителями.

Качество информации — это степень развитости свойств информации, определяющая ее практи­ческую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характерис­тик:

· достоверность;

· относимость;

· своевременность;

· полнота;

· важность.

Отбор информации — это результат просмотра материалов и документов, уточнения, дополне­ния и формализации информации.

Накопление информации — это результат ин­теграции, систематизации, уточнения и учета ин­формации в определенных системах.

Хранение информации — это результат центра­лизации, коррекции, обновления и сбережения банков данных.

Обработка информации — это результат пре­образования (сортировка, группировка, обогащение, сравнение и т. д.) в формы, удобные для ра­боты.

Выдача информации — это передача информа­ции потребителю в режиме сигнального инфор­мирования или в соответствии с программой, ука­занной в запросе.

Способы отбора и рамки информационного по­иска определяются с учетом:

· структуры и содержания изучаемой пробле­мы с выделением конкретных задач, подлежащих анализу;

· наличия смежных областей и проблем, в ко­торых может находиться нужная информация;

· глубины ретроспективного поиска;

· видов документальных источников, необхо­димых для исследования.

Обработка информации — упорядочение со­бранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, при­годными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают «говорить».

Отбор и обработка материалов по теме иссле­дования — это подготовительный этап процесса аналитической работы, на котором осуществля­ется поиск информации, проверка ее качествен­ных характеристик, а также ее обработка с целью создания условий для правильной оценки иссле­дуемых фактов, событий и явлений.

Документирование — это форма информаци­онной работы, применяемая для закрепления результатов, получаемых в процессе управления деятельностью (справки, постановления, планы и т. п.).

Дела — форма информационной работы, предназначенная для систематизации докумен­тальных материалов.