Развитие информационных технологий и их роль в управлении

Лекция 1

Информационные технологии управления предприятиями. Автоматизация систем управления организацией. Типы предприятий и производств. Основные управленческие функции. Эволюция систем управления.

Мировое сообщество медленно, но неуклонно продвигается от индустриального к информационному. Соответственно этому движению осуществляется информатизация, что в самом кратком изложении представляет собой оснащение интеллектуального труда комплексом электронно-вычислительных машин, объединѐнных в локальные и корпоративные сети; создание условий для общения с компьютером на близком к естественному языку, реализация возможности информационно-логического моделирования; создание информационных ресурсов; предоставление информационных услуг и сервиса информационных технологий.

Управление, являясь интеллектуальным трудом, представляет собой, прежде всего, информационный процесс, эффективность которого, достигается путем комплексного использования в нѐм информационных технологий. Последние имеют определяющие и качественные характеристики: работа пользователей в режиме манипулирования данных; совокупная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрирования базы данных, предусматривающая единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных; безбумажный процесс обработки информации, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа; возможность адаптивной настройки формы и способа представления результатов в процессе обработки информации; возможность коллективного использования информации.

Основу информационных технологий составляют распределѐнная вычислительная техника, программное обеспечение и развитые средства коммуникации, математически-экономические и другие методы, совокупность всех видов информационных технических средств, обеспечивающих сочетание процедур, реализующих функции сбора, хранения, обработки и передачи данных.

Информационные «бумажные» технологии в первой половине XX века были достаточно эффективны на практике в сфере управления, чтобы обеспечить не только совершенствование практики управления, но и теорию. Ф. Тейлор в числе первых пришѐл к выводу, что технико-организационные нововведения - это не самоцель, и в разработанной им системе многие меры основаны на сборе и оперативной обработке информации. Это и хронометраж, инструкционные карточки, социальная информация и т.д.

Развитие теории менеджмента и теории организации поддерживалась достижениями в теории и практике информационных технологий. Именно последние давали возможность практического применения оценки эффективности использования тех или иных организационных структур управления. Последние при любом их функциональном назначении, имеют один общий, имеющий взаимопроникающий и взаимообусловленный характер - информационный.

Уровень развития теории и практики информационных технологий позволил мировому сообществу перейти к следующей фазе эволюции организационных структур управления. Такой фазой примерно с 1980 г. считается информационная фаза. Она означает развитие автономных союзов, внутреннего предпринимательства, информационных сетей, органических (адаптивных) структур, внедрения в менеджмент о различных инноваций. Если организационные структуры при неоклассической промышленной фазе, во многом сохраняя элементы иерархической структуры, стали приобретать и черты органического построения, то при информационной фазе структуры постепенно приобретают в основном органическое построение виртуального характера. Основания, в этом случае, организационной структуры уже представляются следующим образом: внешняя среда - турбулентность, комплексность; цели: инновации и изменения; отчѐтность: экономическая эффективность; мотивация: вознаграждения, вызов; культура: свобода предпринимательства; основная проблема: риск и неопределѐнность.

Само по себе начало информационной фазы в эволюции организационных структур означал, прежде всего, наличие соответствующего для этого начала уровня информационных технологий, а сама фаза предполагала такое их развитие, на базе которого можно было и далее развивать и совершенствовать организационные структуры. Такова общая краткая характеристика взаимосвязи структур управления и информационных технологий.

Любой аппарат управления, представляет собой «фабрику информации». И это не просто верно, но является непреходящим условием осуществления управленческого процесса. В этих, так называемых, «фабриках информации» до недавнего времени, а во многих фирмах и ныне, как уже говорилось, являлась «бумажная» информационная технология. Суть последней заключается в следующем: используются каналы распространения информации, развивавшиеся если не столетиями, то десятками лет; хранение информации на бумажных носителях или в сочетании с хранением на дискетах и др. носителях. Всѐ это и представляет собой информационную инфраструктуру управления фирмой, организацией, в основе которой лежит принцип «команда-контроль».

«Бумажная» информационная технология в периоды неоклассической промышленной и текущей фаз претерпевала и претерпевает эволюционные изменения, которые ещѐ, очевидно, не скоро еѐ полностью ликвидируют.

Нынешняя информационная инфраструктура многих фирм, несмотря на наличие ПК, сетей, электронной почты и многочисленных иных технических средств страдает информационными перегрузками, когда в излишних объѐмах есть информация, «которая может потребоваться», ненужная и несвоевременная, в большом объѐме и плохо структурированная с низкой «плотностью», кроме того, она зачастую представляется в несовместимых форматах и интерфейсах.

Информационные компьютерные технологии позволяют во многом обеспечить менеджеров информацией «по запросу» из многих источников, но при этом имеются проблемы: сложные процедуры доступа, различные пользовательские интерфейсы и т.п. Решению этой проблемы способствовало создание в фирмах единых централизованных информационных систем, при которых пользователь получал единую процедуру доступа и единый интерфейс. Вместе с тем жѐсткая централизация представления информации «по заказу» потребовала создания больших и сложных информационных систем, применения в них не менее сложных технологий. Далее отметим, что большой размер усложняет и управление информационными потоками, затрудняет модификацию технических средств, пользователям неудобно и трудно работать. Всѐ это, в конечном счете, приводило к тому, что централизованные системы стали отставать от потребностей организаций и, следовательно, информационные технологии «тормозили» их развитие.

Web-технология, о которой шла речь выше, дала возможность работать информации «по требованию». Это означает, что появился универсальный клиент, который не зависит от платформы, имеет: единый интерфейс доступа к информации и приложениям; доступ к разнородным информационным источникам осуществляется при помощи мыши; поддерживает управление независимой разнородной информацией. Само же внедрение системы «клиент-сервер» идѐт без кодирования и тестирования клиентской части.

Технологические изменения, применѐнные в Web-технологии, направлены, на поддержку распределѐнной подготовки, публикации и управление информацией, что позволяет избежать сложности, присущей старым централизованным системам. По Web-технологии информацию готовят и управляют ей те, кто еѐ создаѐт, и им не приходится обращаться к программистам для разработки программ ввода данных или подготовки отчѐтов. Пользователь может получать и просматривать информацию из распределѐнных источников и систем, пользуясь простым и унифицированным интерфейсом, не имея при этом понятия о серверах, к которым он на самом деле получит доступ.

Главная отличительная черта Web-технологии - то, что она позволяет переместить контроль над информационным потоком от создателя информации к потребителям. Если у пользователя есть возможность легко получать и просматривать информацию по мере необходимости, еѐ более не надо посылать ему на «всякий» случай. Процесс публикации теперь может быть независим от автоматического распространения информации. Это относится к формам, отчѐтам, стандартам, заметкам совещаний, материалам для поддержки продаж, учебным материалам, графикам и массе других документов.

Такой подход и такое направление в развитии информационных технологий повлияло на то, что зародились и виртуальные организационные структуры фирм, и они, как структуры будущего, становятся реальностью. Суть виртуальной организации состоит в том, что руководители (менеджеры) действуют в ней как «концентраторы» (или центральный круг) для потребителей, сотрудников фирмы и других организаций. В отличие от старых иерархических систем, в которых имелось жѐсткое подчинение, ограниченный доступ к информации, управление основывается на влиянии, навыках и взаимоотношениях. При этом главным становится - общение и совместная деятельность.

В фирмах или организациях использование достоинств Web-технологии потребовали создания совершенно новой информационной инфраструктуры, которая получила название IntraNet.

Информационная структура IntraNet, ее сущность - определение ряда ролей. Слово «роли» здесь подходит лучше, чем «должности», поскольку каждому сотруднику при выполнении работы, как правило, приходится выступать в нескольких лицах. Если сотрудник и организация в целом понимают, чем эти роли отличаются, им будет легче разобраться что нужно, чтобы добиться успеха.

Распределение ролей в управлении осуществляется следующим образом: все участвующие в управлении официальной информацией IntraNet делятся на четыре основные категории: Web-администраторы; издатели; редакторы; авторы.

Web-администратор отвечает за развитие совместной работы различных подразделений организации и администрирование инфраструктуры управления информацией на уровне всей организации. Не надо путать эту роль с ролью Web- мастера, который отвечает лишь за системно-техническую инфраструктуру.

Издатели определяют, какого рода официальная информация будет готовиться в их подразделении. Издатели определяют процедуры и правила, которым должна соответствовать информация, официально санкционированная на уровне организации и их подразделения.

Редакторы обычно работают в подразделениях, которым приходится иметь дело с несколькими сериями продуктов или сервисными службами. Редактор решает, какую официальную информацию готовить в отношении конкретных видов деятельности и управляет процессами подготовки и обновления информации, в т.ч. графиком еѐ официального пересмотра.

Авторы создают информацию. В традиционных технологиях передача информации, создание информации и определение еѐ структуры тесно взаимосвязаны. Пути доступа к информации обычно бывают линейными, и вся взаимосвязанная информация объединяется и передаѐтся вместе. Если требуется иной путь доступа или иной набор информации, то проще создать документ с новой структурой, продублировав в нѐм общую информацию, чем воспользоваться внешними индексами, чтобы связать вместе фрагменты разных документов.

IntraNet является, прежде всего, коммуникационной инфраструктурой и она основана на коммуникационных стандартах Internet и информационных стандартах World-Wide-Web. При создании IntraNet используют тот же инструментарий, что и при работе с Интернет и WWW.

Отличительной чертой IntraNet является то, что доступ к информации предоставляется только ограниченной группе пользователей во внутренней сети фирмы. Это достигается использованием локальных сетей, отделенных от внешнего мира межсетевыми экранами (Firewall). В методологии IntraNet должно быть четыре основных компонента: 1) инфраструктура и методология еѐ реализации; 2) информационная база методологии IntraNet - набор связанных документов и шаблонов для еѐ поддержки; 3) вводное обучение для высших менеджеров, администраторов, издателей и авторов; 4) поддержка и руководство квалифицированных специалистов на этапе реализации. Инфраструктура IntraNet должна предоставлять три различных способа навигации: атлас всей информации организации; каталог реферативных страниц; механизм индексированного поиска.

Создание и использование IntraNet, применение в ней Web-технологии позволяет мгновенно передавать большие объѐмы информации, что помогает в поддержке интегрированной среды, улучшает и углубляет результаты самостоятельной настройки. Кроме этого, сотрудники фирмы вовлекаются в процесс управления информацией. Это, в свою очередь, сокращает цикл реализации информационной системы и стимулирует независимый поиск решений, что наиболее характерно в гибридных и виртуальных организациях.

В итоге можно сделать некоторые выводы: первое - развитие информационных технологий объективно востребуется обществом, в том числе с целью обеспечения его не только информацией (знаниями) вообще, но для управления самим обществом. Второе - информационные технологии, являясь практическим воплощением передовой научной мысли, оказывают эволюционное воздействие на теорию и практику управления. Обогащая их содержание, делая их более оперативными и обеспечивая вовлечение в них, возможный максимум сотрудников, как равноправных партнѐров менеджмента, влияют на изменения самой парадигмы управления, т.е. от еѐ командных приоритетов к новому стилю - координационному.