Учет расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными лицами могут выступать работники предприятия (в том числе и совместители), получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие

Подотчетными лицами могут выступать работники предприятия (в том числе и совместители), получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные расходы с условием представления отчета об их ис­пользовании (отсюда и термин — «под отчет»).

Руководитель организации приказом (распоряжением) утверждает список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги пол отчет. Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Запрещается передача одним лицом подотчетных сумм другому. Следующий аванс может быть выдан только в случае полного расчета подотчетного лица по предыдущему.

В подотчет выдаются суммы на хозяйственные нужды или командировочные расходы, связанные с производственной необходимостью, в любой валюте. Расход подотчетных сумм должен производиться строго по назначению, указанному в приказе (распоряжении) руководителя предприятия.

Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные денежные суммы, для чего они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Если подотчетное лицо направляется в командировку, то помимо квитанций прикладывается командировочное удостоверение. Каждый авансовый отчет подвергается проверке бухгалтером, после чего утверждается руководителем и принимается к учету. В случае остатка неизрасходованных сумм подотчетное лицо возвращает его в кассу предприятия. а в случае перерасхода остаток выдают подотчетному лицу из кассы организации.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведут на активно-пассивном балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету отражают суммы, выданные под отчет, и не возмещенный перерасход:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К 50 «Касса» — выдана подотчетная сумма из кассы работнику.

Но кредиту 71 счета — использованные суммы и возмещенный перерасход:

Д 20 «Основное производство» (25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 10 «Материалы», 08 «Вложения во внеоборотные активы»)

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Когда работник возвращает в кассу остаток подотчетной суммы, делаются бухгалтерские записи:

Д 50 «Касса»

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

li случае невозвращения работниками подотчетных сумм своевременно, делают следующие записи на бухгалтерских счетах:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

и дальнейшем:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — если можно удержать из заработной платы

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 • Расчеты по возмещению материального ущерба» — если нельзя удержать из заработной платы

1С 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми» ведется по каждой сумме, выданной в подотчет.