Реализация

Теперь после того как ты закончил процесс подготовки ты готов приступить непосредственно к реализации! Несколько ключевых моментов, которые необходимо помнить при реализации мероприятия:

• За день до мероприятия убедись, что все детали согласованы, в том числе подтвердите, что приглашенные люди придут, что помещение точно забронировано для мероприятия и т.д.
• Необходимо прийти на место проведения мероприятия заранее: в зависимости от мероприятия необходимо прийти заранее для того, чтобы расставить мебель и оборудование, встретить приглашенных гостей и закончить любые другие подготовительные дела.
• Получай удовольствие от мероприятия! Ты много работал над организацией проекта – теперь просто получай удовольствие!
• Убедись в том, что ты поблагодарил всех, кто помогал тебе организовать мероприятие!

Оценка результатов:

После того как Планирование и Реализация закончена, остается только Оценка результатов мероприятия. Оценка результатов не просто поможет тебе самому в будущем, но и поможет другим, кто захочет организовать похожее мероприятие. Оценку результатов можно провести на нескольких уровнях:

• Формальная оценка мероприятия студентами – раздайте формы оценки результатов тем, кто посетил мероприятие.
• Неформальная оценка результатов — спроси участников о том, что они думают о мероприятии. Следи за их ответами и реакциями.
• Форма оценки результатов мероприятия — заполни эту форму (находится на портале Политик и Процедур) для оценки того, как, по твоему мнению, прошло мероприятие. Изложи свои мысли по поводу планирования, рекламы, содержания, места проведения и т.д.

Следуя этим простым рекомендация, ты сможешь сделать свое мероприятие ещё веселее, полезнее и интереснее.

Контрольный лист планирования мероприятий

Успешные мероприятия требуют хорошего планирования и хорошей организации. Данный контрольный лист создан специально, чтобы помочь Вам успешно спланировать и организовать Ваше мероприятие. Хотя все пункты данного листа могут не подходить под все виды мероприятий, мы рекомендуем Вам следовать советам, описанным ниже.

- Определите нужды и интересы Ваших студентов.

- Выберите мероприятия, основываясь на нуждах и интересах студентов, которые Вы определили.

- Привлеките других людей к планированию и организации мероприятия.

- Обдумайте возможные даты, промежутки времени и места во избежание конфликтов в расписании (выберите наиболее удобное время для студентов)

- Свяжитесь с ключевыми людьми, расскажите им о Вашем мероприятии, уточните, смогут ли они посетить Ваше мероприятие.

- Установите финальную дату, время и место.

- Определите организационные задачи и поставьте сроки выполнения данных задач.

- Определите, какие Вам необходимы материалы, какие продукты питания и напитки Вам нужно приобрести.

- Предоставьте заявку на организацию мероприятия Вашему руководителю заранее (за месяц), до начала мероприятия для полного согласования и получения необходимого финансирования.

- Забронировать оборудование в случае необходимости.

- Забронировать помещения.

- Подготовить и распространить рекламные материалы до начала мероприятия.

- Подтвердить присутствие ключевых людей на мероприятии.

- Забрать оборудование.

- Убедитесь в том, что помещение подходит для проведения мероприятия.

- Уберитесь за собой после проведения мероприятия.

- Вернуть оборудование.

- Оценить мероприятие и предоставить оценку Вашему начальнику.

- Вернуть все чеки и оставшиеся деньги в офис на следующий день

- Отправить благодарственные письма всем ключевым людям и тем, кто помогал организовывать мероприятие.

Эффективная реклама

Ты можешь подготовить самое крутое мероприятие в мире, но если на него никто не придет, все твои усилия будут напрасными. Одной из самых распространенных ошибок, влияющих на то, что на мероприятия приходит мало народу, является неправильная реклама. От того, насколько хорошо ты рекламируешь свое мероприятие, будет зависеть уровень заинтересованности студентов. Хотя реклама это лишь один из многих элементов организации мероприятия, но этот элемент крайне важен для успеха мероприятия.

Осознавая важность рекламы для успеха мероприятия, ты должен стараться сделать рекламу своего мероприятия более эффективной. Для этого необходимо включить в рекламу пять основных принципов изложенных ниже:

1. Разнообразие: Используй различные техники рекламы, которые дополняют и не противоречат друг другу. Только один тип рекламы навряд ли заинтересует студентов. Используй любые из перечисленных ниже способов:

· Постеры

· Сарафанное радио

· Флаеры

· Приглашения

· Бесплатные билеты

· Ежемесячные статьи в газете

· Сообщения по электронной почте

· СМИ

· Информирование по смс

· Вывески

· Шарики

· Объявления в громкоговоритель

· Информация на досках объявлений

· Много другое

2. Креативность: Сделай свою рекламу креативной. Ты можешь сгенерировать больше энтузиазма и интереса со стороны студентов, сделав свою рекламу интересной, уникальной и инновационной. Оригинальная, привлекающая внимание реклама всегда помогает лучше продать ваше мероприятие.

3. Заблаговременность: Начинай рекламу своего мероприятия заранее. Рекламу следует начинать, по крайней мере, за 2 недели начала мероприятия. Если ты начинаешь рекламу раньше, чем за две недели до мероприятия, создай напоминание за несколько дней до его начала.

4. Количество: Реклама должна быть видна и должна быть у всех на слуху. Поэтому, ты можешь улучшить результаты рекламы путем увеличения числа людей, которые видят и слышат о мероприятии, и увеличения количества раз, когда они слышат и видят рекламу о твоем мероприятии. Повышайте объемы рекламы. Качество и количество в данном случае должны идти в одном строю.

5. Видимость: Так как для эффективности рекламы очень важно, чтобы её видели и слышали, необходимо помещать рекламу в те места, в которых большое количество людей сможет её увидеть. Такие места включают почтовые ящики, пространство под входной дверью или на входной двери в комнату, главный вход, информационные стенды, около автоматов с едой и напитками и т.д.

Распространенные ошибки

Существует целый ряд ошибок, которые ты, возможно, захочешь избежать при организации мероприятий. Этих ошибок можно избежать, если ты знаешь об их существовании и уделяешь время для того, чтобы правильно спланировать свое мероприятие заранее. Очень важно знать об этих ошибках и стараться избежать их в тот момент, когда они возникают. Ниже перечислены некоторые распространенные ошибки, которые привели к провальности многих мероприятий. Запомните, планируйте свои мероприятия заранее, чтобы избежать этих ошибок!