Понятие рациональной организации рабочего времени

Одним из важнейших направлений организации труда сотрудников органов ГПС является рационализация трудовых процессов. Она включает в себя комплекс мероприятий, направленных на сокращение числа излишних операций, составляющих трудовой процесс; совокупность приемов наиболее эффективного выполнения сотрудником трудовых процессов (операций).

Рационализация трудовых процессов обеспечивает экономию времени и сил сотрудников за счет применения наиболее эффективных организационных и технических приемов труда.

Различают два взаимосвязанных направления рационализации трудовых процессов в органах ГПС: организационно-тактическое и техническое.

Организационно-тактическое направление охватывает комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников органов ГПС за счет наилучшей организации и тактики осуществления трудовыхопераций. Эти меры применительно к труду сотрудников органов ГПС связаны прежде всего с совершенствованием технологии работы с документами и устранением непроизводительных затрат при проведении организационных мероприятий(совещаний, инструктажей и т.п.).

Рационализация работы с документами включает в себя: совершенствование работы по составлению и оформлению документов и совершенствование системы хранения и поиска документов.

При составлении документа следует исходить, как минимум, из двух условий: необходимость (полезность) документа и однократность записи информации.

Создание излишних документов, отражение в них избыточной информации ведет к нерациональному расходованию сил и времени, создает видимость работы, затрудняет возможность в последующем разобраться в делах, найти действительно необходимые документы, получить требуемую (значимую для работы) информацию.

Однократность записи предполагает составление документа без черновика, без повторного переписывания (сразу набело). Отсутствие у сотрудника такого умения удваивает и без того большой объем работы по составлению документов.

Кроме дел, находящихся в производстве сотрудников, у них на исполнении имеются различные документы (акты, запросы, поручения, рапорты и т.п.). Для хранения таких документов целесообразно иметь папку «на исполнение» (или «для доклада»).

Эти, на первый взгляд, кажущиеся мелочи значительно облегчают труд сотрудника, устраняют излишние движения, суетливость, существенно экономят время, расходуемое на работу с документами.

Важным средством упорядочения хранения больших массивов такой информации и облегчения поиска интересующих работника сведений являются автоматизированные информационные системы. До повсеместной компьютеризации на уровне управлений, отрядов ГПС целесообразно организовать систематизацию поступающих из вышестоящих органов ГПС МВД телефонограмм и иных документов, содержащих информацию, по предметному (видовому) признаку.

Своеобразным условием рационализации труда сотрудников органов ГПС является алгоритмизация (типизация) некоторых видов выполняемых ими работ.

Типизация некоторых действий работника позволяет сократить расходы времени и сил на решение вопроса о том, что следует делать в той или иной ситуации, если такой вопрос в общем виде может быть решен заранее на основе обобщения передовой практики, использования научных достижений.

Примером типизации может служить оперативный план тушения пожара. В ней содержится ответ на вопрос: «Какие обязательные операции должен выполнить РТП?». Его усилия сосредоточены лишь на поиске приемов наилучшего их выполнения.

Техническое направление заключается в использовании различных технических средств, позволяющих сократить время на выполнение работ, устранить излишние перемещения работников. Это прежде всего - использование средств оргтехники, а также вычислительной техники.

Оргтехника включает в себя технические средства составления, размножения, хранения, поиска и обработки документов. Несомненным преимуществом обладают сотрудники, имеющие навыки работы на ПК. Отсутствие у сотрудников навыков работы на ПК может оказаться своеобразным барьером на пути внедрения и широкого использования органами и подразделениями электронно-вычислительной техники.

Значительно сокращает затраты времени и сил при составлении документов использование звукозаписывающей и звуковоспроизводящей аппаратуры: портативных и канцелярских (стационарных) диктофонов.

Рационализация работы с документами предполагает использование технических средств их хранения и поиска. В органах внутренних дел для хранения и поиска документов справочно-информационного характера широко используются картотеки, которые могут быть механические и ручной обработки.

Рационализации трудовых процессов в органах ГПС служит использование средства административно-управленческой связи и сигнализации.

Находясь на рабочем месте (в служебном кабинете), сотрудник вынужден вступать в многочисленные служебные контакты с другими работниками органа (подразделения). Для выяснения, согласования возникающих вопросов значительно сокращает время использование телефона внутренней связи или иных переговорных устройств типа директорского коммутатора, пультов оперативной связи и т.п.

В дежурных частях (пунктах связи частей) и других подразделениях могут применяться различные планшеты, светопланы, проекционная аппаратура, обеспечивающие наглядность информации.

Персональные компьютеры наряду с решением задач по хранению, поиску, логической обработке информации широко используются в качестве средства изготовления и размножения документов.