Производственных запасов

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятий поступают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии обязаны осуществлять контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергают таксировке (умножением количества на цену).

Существует несколько вариантов учёта материалов в бухгалтерии.

При количественно–суммовом методе на складе и в бухгалтерии ведётся количественно–суммовой учёт производственных запасов. На складе по данным карточек количественно–суммового учёта (книги складского учёта) ежемесячно составляются сортовые оборотные ведомости в бухгалтерии на основании первичных документов по каждому складу, составляется сортовая оборотная ведомость, данные которой сверяются со складской оборотной ведомостью. Количественно–суммовой метод учёта материалов применим в организациях с ограниченной номенклатурой материальных ценностей.

Для ведения складского учета в хозяйстве применяют книгу складского учёта. Книга складского учета открывается в начале года. Все страницы должны быть пронумерованы. На каждой странице делают запись следующего содержания: «В книге пронумеровано … страниц». Ставится подпись бухгалтера и печать хозяйства.

Для каждого вида материалов открываются отдельные синтетические счета. Последовательность такая же, как и в ведомостях в бухгалтерии хозяйства. Для каждого наименования отводится определённое количество страниц. Остаток материальных ценностей на 1 января записывают на основании данных книги складского учёта прошлого года, подтверждённых инвентаризацией.

Записи в книгу складского учёта производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск материальных ценностей. Количество поступивших ценностей отражают в графе «Приход», выданных со склада «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании материалов в книге выводят остаток. Его рассчитывают путём прибавления к остатку на начало операции соответствующего количества поступивших и вычитания выбывших материальных ценностей.

Бухгалтер, ведущий учёт материальных ценностей 1 раз в 2 недели посещает склад и в присутствии кладовщика проверяет правильность записей, сделанных в книге складского учёта, а так же правильность выведенных остатков и подтверждает это своей подписью с указанием даты проверки.

В конце месяца все материально ответственные лица составляют отчет о движении продуктов и материалов. В отчёте записывают наименование только тех материальных ценностей, по которым в течение месяца было движение. Все показатели отчёта кладовщик заполняет только в натуральных измерителях. К отчёту прилагаются оправдательные документы на поступление и расходование материальных ценностей. В строке отчёта «Остаток на начало месяца» показывают остаток материальных ценностей, отражённый в аналогичном отчёте за прошлый месяц по графе «Остаток на конец месяца». В разделе «Приход» указывают материалы, поступившие за месяц, при этом, записи производятся по каждому документу на их поступление. В разделе «Расход» записывают расход материалов. Записи производят по каналам использования материалов (отпущено в реализацию, на корм скоту, на посев, на размол и др.). После того, как в приходной и расходной части отчёта отражено всё движение материалов, выводят остаток на конец месяца.

В сроки установленные графиком документооборота, отчёты движения материалов со всеми первичными документами сдаётся в бухгалтерию хозяйства.

Более прогрессивным является оперативно–бухгалтерский или сальдовый метод учёта материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учёта, а использует в качестве регистров аналитического учёта карточки учёта материалов, ведущиеся на складе. В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведённых кладовщиком записей в карточках учёта материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца кладовщик, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносят количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому виду материалов из карточек учёта материалов в ведомость учёта остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твёрдым учётным ценам, выводят их итоги по отдельным учётным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учёта материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки, раскладывают отдельно по приходу и расходу с учётом складов и групп материалов. По истечению месяца на основании первичных документов составляют групповые оборотные ведомости в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учёта.

Сальдовый метод учёта – один их наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учётных данных и малой механизации учёта.

Метод учёта материалов по отчётам материально ответственных лиц предусматривает ведение количественно–сортового учёта материально ответственными лицами. Ежемесячно материально ответственные лица представляют в бухгалтерию материальные отчёты, в которых показывают данные об остатках, поступлении и расходе всех материалов в количественном исчислении. В бухгалтерии производится таксировка и подсчёт итогов в денежном выражении материальных отчётов, после чего они становятся регистрами аналитического учёта и одновременно оборотными ведомостями.

Метод учёта производственных расходов по отчётам материально ответственных лиц применим в организациях с ограниченной номенклатурой материальных ценностей.

Синтетический учёт материальных ценностей ведётся на счёте 10 «Материалы». На этом счёте предприятие учитывают запасы, покупных материалов. Здесь содержится информация о наличии и движении сырья и материалов, топлива и запасных частей, и других ценностей. Счёт 10 – активный, по дебету показывается поступление материалов, по кредиту – выбытие.

Основные записи, касающиеся поступления материалов фиксируются в журнале – ордере № 6 и журнале-ордере № 7.

Кредитовые записи на счетах материалов большей частью приводятся в журнале-ордере №10.

Вопрос

Для начала отметим, под специальными активами (далее - спецактивы) понимается особый вид активов - специальный инструмент, специальные приспособления, специальное оборудование и специальная одежда. Особенности их учета установлены Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. N 135н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды".

Согласно п. 2 Методических указаний N 135н к бухгалтерскому учету в качестве указанных активов принимаются:

- в качестве специального инструмента и специальных приспособлений - технические средства, обладающие индивидуальными (уникальными) свойствами, предназначенные для обеспечения условий изготовления (выпуска) конкретных видов продукции (выполнения работ, оказания услуг) (штампы, пресс-формы, прокатные валки, модельная оснастка, стапели, кокили и другие виды специальных инструментов и приспособлений); как специальный инструмент и специальные приспособления не могут быть учтены технические средства, предназначенные для производства типовых видов продукции (работ, услуг),

- в качестве специального оборудования - средства труда, многократно используемые в производстве, обеспечивающие условия для выполнения специфических (нестандартных) технологических операций: специальное технологическое оборудование (химическое, металлообрабатывающее, кузнечно-прессовое, термическое, сварочное, другие виды специального технологического оборудования), применяемое для выполнения нестандартных операций; контрольно-испытательные аппаратура и оборудование (стенды, пульты, макеты готовых изделий, испытательные установки), предназначенные для регулировок, испытаний конкретных изделий и сдачи их заказчику (покупателю); реакторное оборудование; дезавакционное оборудование; другие виды специального оборудования. А как специальное оборудование не учитывается технологическое оборудование для выполнения типовых (стандартных) операций по механической, термической, гальванической и иной обработке деталей и изделий, стандартное испытательное оборудование для проверки покупных полуфабрикатов, комплектующих изделий и материалов, а также иное оборудование общего применения.

- в качестве специальной одежды - средства индивидуальной защиты работников организации (специальная одежда, обувь и предохранительные приспособления - комбинезоны, куртки, халаты, полушубки, очки, шлемы, респираторы и другие виды специальной одежды).

Организация самостоятельно определяет конкретный перечень средств труда, которые будут учитываться в составе спецактивов. При определении перечня должны учитываться особенности технологического процесса в отраслях промышленности и иных отраслях экономики.

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о наличии и движении материальных ценностей предназначен счет 10 "Материалы", к которому могут быть открыты, в частности, следующие субсчета для учета специальных активов:

На субсчете 10-10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе" учитывается поступление, наличие и движение специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения.

На субсчете 10-11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации" учитывается поступление и наличие перечисленных спецактивов в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации). Погашение стоимости спецактивов отражается по кредиту субсчета 10-11 в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат, а списание остаточной стоимости при досрочном выбытии спецактивов отражается в корреспонденции с дебетом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".

Спецактивы могут поступать в организацию теми же способами, что и прочие МПЗ, т.е. могут приобретаться за плату, могут быть получены в качестве вклада в уставный капитал, получены безвозмездно, а также изготовлены организацией самостоятельно при наличии в составе организации соответствующих подразделений.

Независимо от того, каким способом специальные активы поступили в организацию, поступление должно быть оформлено документально и отражено в бухгалтерском учете.

Спецактивы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая определяется в зависимости от способа их поступления в организацию в порядке, предусмотренном для учета МПЗ. Отпуск спецактивов в производство осуществляется на основании первичных учетных документов, в случае необходимости организация может использовать первичные учетные документы, разработанные самостоятельно, при наличии в них всех необходимых обязательных реквизитов, утвержденные приказом по учетной политике организации.

Аналитический учет спецактивов следует организовать по наименованиям либо номенклатурным номерам, по количеству, фактической себестоимости, местам эксплуатации и материально ответственным лицам.

Расходы по ремонту и обслуживанию спецактивов включаются организацией в расходы по обычным видам деятельности.

Стоимость спецактивов, которые выбывают или не используются организацией в производстве продукции, при выполнении работ и оказании услуг, списываются с бухгалтерского учета организации.

Списание спецактивов с учета производится только при фактическом физическом выбытии отдельного объекта учета, при этом полный перенос стоимости объекта на себестоимость продукции (работ, услуг) может не совпадать по времени с фактическим выбытием.

В случае продажи объекта спецактивов выручка от его реализации принимается к бухгалтерскому учету в сумме, определенной сторонами договора купли-продажи.

Доходы и расходы от списания спецактивов отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относятся, и относятся на финансовые результаты в качестве прочих доходов и расходов.

Объект спецактивов может быть списан с учета в связи с непригодностью к дальнейшему использованию. Определяет непригодность и решает вопрос о списании объекта постоянно действующая либо рабочая инвентаризационная комиссия.

Это то, что касается спецактивов в целом.

Теперь остановимся на некоторых положениях, касающихся спецоснастки и спецодежды, отдельно.

Для погашения стоимости спецоснастки предусмотрены два способа:

- способ списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (работ, услуг). При этом способе сумма погашения стоимости определяется исходя из натурального показателя объема продукции (работ, услуг) в отчетном периоде и соотношения фактической себестоимости объекта спецоснастки к предполагаемому объему выпуска продукции (работ, услуг) за весь ожидаемый срок полезного использования спецоснастки;

- линейный способ. При применении этого способа погашение стоимости определяется исходя из фактической себестоимости объекта спецоснастки и норм, исчисленных исходя из сроков его полезного использования.

Применение одного из указанных способов производится в течение всего срока полезного использования объектов, входящих в определенную группу.

Стоимость спецоснастки, предназначенной для индивидуальных заказов или используемой в массовом производстве, можно полностью погашать в момент ее передачи в производство (эксплуатацию).

Стоимость спецодежды погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования спецодежды, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты.

Порядок выдачи спецодежды работникам организации устанавливается коллективным договором, выдача и возврат спецодежды отражаются в личных карточках работников, в которых указывается срок носки спецодежды и процент ее годности на момент выдачи.

Выданная работникам спецодежда является собственностью организации и в случае увольнения работника либо при переводе на другую работу в той же организации подлежит возврату.

Вопрос

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Материалы инвентаризации широко используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая исследует производственную и финансово-хозяйственную деятельность, бесхозяйственность и другие негативные явления, отраженные в бухгалтерском учете и отчетности и ставшие объектом расследования правоохранительных органов.

Инвентаризации в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" являются обязательными:

1) при составлении годовой отчетности;

2) в случае смены материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел;

3) после пожара или стихийных бедствий немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

4) при установлении фактов утраты имущества (вследствие краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества) немедленно по установлении этих фактов и т.д.

Перед началом инвентаризации, прежде всего, на предприятии оформляется приказ руководителя о проведении инвентаризации, который регистрируется в журнале.

В приказе о проведении инвентаризации указываются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.

Бухгалтер обязан представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества предприятия. В регистрах учета должны быть следующие данные:

- дата и наименование той или иной хозяйственной операции;

- ее сумма;

- остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец года.

На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа "По данным бухгалтерского учета"). Инвентаризационная опись (акт) - это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют свою форму. В случае инвентаризации материалов - опись по форме N ИНВ-3.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет, хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранят в архиве фирмы не меньше пяти лет.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия опломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весов и измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявляют об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия в обязательном порядке проверяет записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете.

Товарно-материальные ценности, к которым относятся материалы, заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация материалов проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении материалов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материалов путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Как правило, деятельность организации на время проведения инвентаризации не приостанавливается, и МПЗ продолжают поступать в организацию и во время проведения инвентаризации. Поступающие ценности принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету уже после инвентаризации.

Поступившие во время проведения инвентаризации МПЗ заносятся в отдельную опись, при этом указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование поступивших ценностей, их количество, цена и сумма. На приходном документе делается запись "после инвентаризации" и указывается дата описи, в которую записаны поступившие ценности.

Если процесс инвентаризации занимает продолжительное время, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации МПЗ могут отпускаться со склада также в присутствии членов комиссии. При этом также составляется отдельная опись по аналогии с документами, поступившими во время инвентаризации.

Отдельно составляются описи на МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные покупателями, находящиеся на складах других организаций. Инвентаризация перечисленных ценностей заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Ценности, принадлежащие организации, но хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. При этом указывается наименование ценностей, их количество, сорт, стоимость, дата принятия на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Инвентаризация ценностей, находящихся в эксплуатации (к таким ценностям, в частности, относится выданная работникам организации спецодежда), проводится по местам нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся.

При инвентаризации предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых описей с указанием в них ответственных за предметы лиц, на которые открыты личные карточки. Ответственные лица расписываются в описи.

Предметы спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, записываются в опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, оказывающих услуги по стирке и ремонту.

Предметы, пришедшие в негодность и не списанные на момент проведения инвентаризации, в описи не включаются. В этом случае следует составить акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

В результате инвентаризации материальных ценностей могут быть выявлены недостача или излишек, а также порча или потеря материалами своих качеств. Причинами недостачи материальных ценностей могут быть хищения и естественная убыль, причиной излишка – неоприходование вовремя материалов и пересортица.

В случаях, когда в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета – бухгалтер должен оформить сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно – материальных ценностей. Данный документ составляется в двух экземплярах:

- один экземпляр остается в бухгалтерии;

- второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность ценностей.

В сличительных ведомостях проводят сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. При составлении сличительных ведомостей учитывают пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Результаты инвентаризации рассматриваются и анализируются на заседании инвентаризационной комиссии. Она должна установить причины выявленных недостач и излишков имущества, а также предложить способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке: излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты: Дебет 10 Кредит 91 - рыночная стоимость неучтенных материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки материалов приходуются на склад и отпускаются в производство, или же продаются покупателям.

Недостачи материалов, выявленные при инвентаризации, учитываются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», сумма выявленной недостачи может быть списана на затраты предприятия; на виновное лицо, при условии, что оно выявлено.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

В соответствии со ст. 248 ТК РФ с материально ответственных лиц может взыскиваться сумма причиненного ущерба в пределах среднего месячного заработка.

Работник организации написал заявление об утере выданных ему талонов на ГСМ, указав, что готов возместить причиненный ущерб в добровольном порядке путем внесения денежных средств в кассу организации. Руководителем организации издано распоряжение о взыскании с работника на основании его заявления суммы, уплаченной за талоны (1700 руб.).

Бухгалтерская служба согласно законодательству, результаты инвентаризации отражает в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Для отражения результатов инвентаризации МПЗ могут применяться следующие формы:

N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;

N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";

N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути".