Несколько рекомендаций по ведению собрания

1. Начинайте собрание пунктуально. Если вы хотите, чтобы люди приходили на собрание вовремя, начинайте вовремя собрание, даже если к моменту начала собрания присутствует только 51 % участников. Когда люди опаздывают на собрание и видят, что оно уже началось, в следующий раз они будут пунктуальнее. Поощряйте тех, кто пришел вовремя, не заставляя их ждать, пока соберутся другие.

2. Приветствуйте всех пришедших на собрание и представляйте их друг другу. С самого начала задавайте дружеский и доброжелательней тон. Покажите, что вы высоко цените участие людей в собрании. Если кто-либо из присутствующих не знаком со всеми другими, пусть все представятся друг другу.

3. Повестка дня собрания у тверждается правлением заранее. Тем не менее, если кто-то хочет внести предложение по поводу следующего собрания, то спросите у присутствующих, какие есть предложения по составлению будущей повестки дня собрания или дополнения к ней, важно заручиться согласием людей относительно того, что будет обсуждаться на следующем собрании. После того, как будут предложены изменения и дополнения, предложите утвердить повестку дня следующего собрания или предложите вынести ее для обсуждения правления товарищества.

4. Разъясните участникам собрания процедуру и правила проведения собрания. Если это первое собрание, остановитесь на элементарных правилах и процедурных вопросах. Хорошо, если эти правила будут сформулированы, отпечатаны и розданы членам товарищества заранее.

5. Избегайте принятия решений, требующих выяснения многих подробностей. Некоторые вопросы требуют для своего решения выяснения множества мелких подробностей и деталей. Решение таких вопросов не следует возлагать на общее собрание. Предложите передать рассмотрение данного вопроса в соответствующий комитет или комиссию.

6. Добивайтесь обязательств. Принятие людьми каких-либо обязательств или их добровольное участие в работе комитетов и комиссий - важный момент включения жителей в деятельность товарищества. Не пожалейте времени на то, чтобы записывать имена людей и поручения комитетам и комиссиям, в которых они согласились участвовать.

7. Подводите итог обсуждений. Люди обсуждают вопросы намного дольше, чем необходимо. Председатель помогает людям заметить, что они начинают повторяться, или что уже имеется общее согласие, продвигает обсуждение, спрашивая, готовы ли участники голосовать по данному вопросу.

8. Будьте гибкими. Время от времени, возникают вопросы и проблемы, которые являются очень важными, но не включенными в повестку дня данного собрания. Чтобы обсудить эти вопросы, Вы можете предложить пятиминутный перерыв, собрать членов правления, чтобы посовещаться, прежде чем решить, как продолжать собрание. Будьте готовы рекомендовать снять или отложить отдельные пункты повестки дня в случае необходимости.

9. Подведите итоги собрания и перечислите вытекающие из них задачи. Зафиксируйте достигнутое согласие по тем или иным пунктам повестки дня, подчеркните то, кто именно и чем будет заниматься.

10. Поблагодарите участников. Найдите время для того, чтобы поблагодарить каждого, кто участвовал в организации и проведении собрания, особенно выполнявших формальные обязанности, и тех, кто помог подготовить материалы, помещение. Напомните всем о дате проведения следующего собрания.

Как видим, повысить эффективность собраний можно в основном за счет организационных мер, повышения информированности участников, умелого ведения собрания, предварительной проработки всех вопросов. Очень важно, чтобы люди приходили на собрание, имея определенный уровень подготовки к нему, позитивный настрой, желание пообщаться.