Системы WorkFlow

Дословный перевод WorkFlow – поток работ. Под потоками работ понимаются бизнес-процессы организации. Например, в качестве бизнес-процесса можно рассматривать закупку сырья у поставщиков. В единый процесс объединяются действия отдела закупок по отбору поставщиков и взаимодействию с ними, бухгалтерии – по оформлению счетов и их оплате, руководства компании – по одобрению закупок.

Система WorkFlow содержит четкое описание, кто, когда, как и что делает, с кем кооперируется, откуда что получает и кому отправляет. Поскольку все процессы регламентированы, конкретному пользователю не нужно задумываться над тем, где получить документ, как обработать, кому отправить и в какие сроки. Все это уже прописано в системе. Работник попросту не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то поля или забыть о сроках, поскольку система замучает напоминаниями, а также известит руководство о том, что на таком-то этапе процесс пробуксовывает.

Программные комплексы такого класса снабжены средствами контроля не только за временем выполнения тех или иных операций, но и за загруженностью сотрудников, правильностью используемых маршрутов документов и пр. В частности, очень полезной является возможность системы отследить, кто и когда допустил ту или иную ошибку, оценить причины и своевременно их устранить.

Такие системы в основном ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определенной технологии. К ним относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические фирмы.

Минусом систем WorkFlow является длительность и сложность внедрения. Предварительное описание или моделирование бизнес-процессов, регламентация всего и вся может занять немало времени. Кроме того, следует понимать, что система класса WorkFlow не заменит электронный архив, она хранит не все документы организации, а лишь те, что используются в процессе работы.

На российском рынке систем такого класса наиболее популярны разработка OPTiMA – WorkFlow от компании Optima (Россия) и StaffWare WorkFlow (StaffWare Plc, Великобритания).