Введение в тему

Ключевая функция любого государственного/муниципального учреждения – разработка и принятие эффективных управленческих решений ^[1]. Информационная/базисная составляющая данного процесса – это документы и ещё раз документы ^[2]. В большинстве случаев объем технической работы с ними – прием, регистрация, подготовка резолюций, копирование, передача, согласование, поиск, контроль исполнения и т.д. – настолько велик, что зачастую препятствует организации эффективного процесса регламентной управленческой деятельности.

Именно поэтому тема автоматизации работы с документами, обращающимися в органах власти, имеет первостепенное, ключевое значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. Особое значение эта тема приобретает в рамках реализации проекта "электронное правительство" ("электронное государство") ^[3].

В "Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года" ^[4] под электронным правительством понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

Повышение уровня автоматизация работы с документами, развитие и внедрение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) однозначно позволяет ^{[5],[6], рисунок}:

Ÿ сократить сроки "прохождения" и исполнения документов;

Ÿ радикально сократить количество технических рутинных операций документооборота;

Ÿ существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов;

Ÿ создавать и автоматически поддерживать в актуальном состоянии базы (архивы) нормативных правовых актов, сопряженных документов;

Ÿ исключить "потерю" документов в "производственном цикле";

Ÿ обеспечить информационно прозрачные процессы разработки и прохождения всех документов, допускающие в пределе тотальный контроль на любой стадии исполнения документа;

Ÿ стимулировать совершенствование структуры организации

и как ИТОГ: существенно повысить оперативность и качество принимаемых управленческих решений ^[7] .

В Стратегии развития инфор­мационного общества в Российской Федерации ^[8] определено, что"Целью формирования и развития информационного общества в Российской Федерации является повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий ".

Внедрение ИКТ, переориентирование (перевод) потоков документов органов власти в электронную форму и интеграция их с соответствующими Интернет-порталами, развитие систем электронного документооборота (включая и межведомственные) позволит существенно повысить действенность управления, оптимизировать соответствующие организационные процедуры. Электронный документооборот следу­ет рассматривать как высокотехноло­гичный и прогрессивный подход к су­щественному повышению эффектив­ности работы органов государствен­ной власти и местного самоуправле­ния, как приоритетную составляющую развития "электронного правительства".

В соответствии с контрольными значениями показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 года ⁴, доля электронного документооборота меж­ду органами государственной власти в общем объеме документооборота должна составить 70%.

Стратегические результаты – повышение качества принимаемых управленческих реше­ний, рост доверия граждан к власти, снижение прямых и косвенных обще­ственных издержек на содержание органов власти. Именно на достижение этих целей и ориентирована федеральная целевая программа " Электронная Россия (2002–2010 годы) ", которая была утверж­дена еще в 2002 году постановлением Правитель­ства Российской Федерации ^[9].

Реализация Программы стала важным шагом на пути развития электронного документооборота в России. В соответствии с третьим этапом реализации Программы планируется обеспечить комплексное внедрение стандартизированного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности. В результате исполнения Программы предполагается довести долю электронного документооборота в общем объеме документооборота до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном документообороте ^[10] .

В результате реализации правительственной " Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года " ^[11] ожидается:

§ интеграция ведомственных информационных систем на основе общих стандартов и требований в рамках общего информационного пространства;

§ обеспечение эффективного и защищенного информационного обмена и электронного взаимодействия федеральных органов государственной власти между собой, населением и организациями;

§ внедрение систем электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в федеральных органах государственной власти.

В то же время необходимо отчетливо понимать, что автоматизация отдельных процессов работы с документами и внедрение комплексной автоматизированной системы управления документами – это две различные задачи.

Не теряет сегодня актуальность и вопрос о том, какие системы электронного документооборота, на каких программных платформах предпочтительны для использования в системе органов власти. Предложение же СЭД (систем электронного документооборота – систем автоматизации документооборота) на рынке информационных технологий сегодня чрезвычайно велико – это десятки и десятки наименований, различного функционала, назначения и, естественно, стоимости – от элементарных "автоматизаторов" работы канцелярий до экспертных интегрированных настраиваемых программно-технологических комплексов для управления внутренними и внешними ресурсами организации/пред­приятия…