Организация как функция менеджмента

Организовывание – это процесс создания и формирования структуры фирмы, предприятия, а также обеспечения его всеми необходимыми для нормальной работы ресурсами (финансы, персонал, материалы и т.д.), который дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Эту задачу рассматриваемой нами функции менеджмента можно назвать – организация взаимодействия и распределение полномочий персонала организации.

Термин организация в менеджменте употребляется в двух значениях:

1) Организация (как объект или система) – предприятие, фирма, компания.

2) Организация (как процесс или функция) – обеспечение эффективности и результативности совместной деятельности людей.

В самом общем случае организация как объект – это группа людей, сознательно и целенаправленно работающих вместе для получения значимого для всех результата.

Что означает «организовать работу группы людей»? Организовать – это значит:

· Во-первых, распределить между людьми (исполнителями) задачи, ресурсы, полномочия, и ответственность;

· Во-вторых, обеспечить их совместную, скоординированную работу.

Организационная деятельность характеризуется следующими знаками:

ü Цель или совокупность целей деятельности;

ü Совместная деятельность людей;

ü Особая система организационных отношений между людьми;

ü Наличие управления совместной деятельностью людей;

ü Технологичность деятельности;

ü Наличие определенной организационной культуры.

Если организационная деятельность распространяется не на отдельную группу людей, а на компанию в целом (или на ее крупные части и предполагает сохранение организационных принципов в течение длительного времени, то говорят, что менеджеры создают организационную структуру компании, или точнее – организационную структуру управления (ОСУ)).

Организационная структура (организационная структура управления) - это совокупность всех подразделений компании и всех взаимосвязанных между ними в соответствии с иерархией.

Решение о выборе типа и особенностей организационной структуры принимается высшим руководством компании, а ее проектирование основывается на стратегических планах. Однако структура организации может динамически изменяться в зависимости от требований стратегических целей компании, а также тактики, избранной для достижения этих целей.

Процесс построения ОСУ называется организационным проектированием, он состоит из следующих этапов:

• Департаментализация – деление организации по горизонтали на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности (бизнес-функциям);
• Установления соотношения полномочий;
• Дальнейшее деление на более мелкие подразделения;
• Определение должностных обязанностей.

При анализе и характеристике любой структуры управления организацией выделяют такие важные понятия, определяющие ее характер, как:

- элементы структуры

- горизонтальные и вертикальные связи

- линейны, функциональные и межфункциональные связи

К элементам структуры управления относят как отдельных работников организации (их должности – директор, преподаватель, воспитатель, дворник, секретарь и т.д.), так и службы, отделы организации (в колледже – отдельные работники, отделы (библиотечный, ОК, ОВО, УМО), службы (наземного обеспечения)). Элементы управленческой структуры находятся в определенной взаимосвязи и соподчинении.

Горизонтальные связи – связи, закрепляющие характер согласования элементов управленческой структуры; как правило, одноуровневые.

Преподаватель – преподаватель - преподаватель

Рук. ЦК №1 – рук. ЦК № 2 – рук. ЦК № 5

Вертикальные связи – связи, закрепляющие характер подчинения элементов управленческой структуры (как правило, многоуровневые связи, демонстрирующие иерархию управления).

Директор

Зам. директора по УР

Начальник УМО

Рук. ЦК № 1 Рук. ЦК № 2

Преподаватель менеджмента преподаватель истории

Линейные связи – связи между линейными руководителями (лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или различных ее структурных подразделений.

Директор - Зам. директора по УР - Начальник УМО - Рук. ЦК № 1- Преподаватель

Функциональные связи – связи между основными функциями управления в организации, характеризующие движение информации и управленческих решений между ними. Также данный вид связи характеризует взаимодействие между подразделениями и руководителями, связанными с ведением определенной деятельности на разных уровнях управления при отсутствии между ними административного подчинения. Функциональные связиразделяют по таким функциям, как производство, маркетинг, экономика и бухучет, финансы, персонал и др.

Начальник производственного отдела – начальник отдела маркетинга – начальник планового отдела – главный бухгалтер – инспектор отдела кадров

Межфункциональные связи – связи, возникающие между подразделениями одного и того же уровня (между начальниками разных цехов)

К базовым (основным) типам ОСУ относятся:

1. Линейная (простая) ОСУ
2. Функциональная ОСУ
3. Дивизионная ОСУ
4. Матричная ОСУ

Различные комбинации основных (перечисленных) типов дают возможность строить более сложные типы ОСУ.

В линейной (простой) структуре ОСУ каждый руководитель обеспечивает руководство подчиненными подразделениями по всем деятельности, т.е. является линейным руководителем. Выполняемые работы в такой организации однотипны, а персонал не разделяется по функциям или квалификации.

Линейная ОСУ применяется в организациях малого бизнеса или на нижних уровнях иерархии (в группах, бригадах, звеньях) в организациях среднего и большого размера.

		Директор завода
	Начальник цеха № 1		Начальник цеха № 2		Начальник цеха № 3
Начальник участка		Начальник участка		Начальник участка		Начальник участка
Мастер		Мастер
Рабочий		Рабочий

Линейная (простая) ОСУ (фрагмент)

Достоинства линейной ОСУ	Недостатки линейной ОСУ
Простота построения Четкая система взаимосвязей «начальник – подчиненный» Явно выраженная ответственность каждого руководителя и исполнителя Быстрая реакция исполнителей на указания своего непосредственного руководителя Высокая степень «прозрачности» деятельности структурных единиц	Чрезмерная нагрузка на высший уровень управления Отсутствие вспомогательных служб Отсутствие возможности быстрого решения вопросов, возникающих между различными структурными подразделениями

Функциональная ОСУ создается путем выделения в организации так называемых функциональных областей, каждая из которых имеет четко определенную задачу (бизнес-функцию) и обязанности. Как правило, в компаниях выделяются такие бизнес-функции, совместное выполнение которых обеспечивает производство продукции и ее сбыт (или оказание услуг клиентам). К таким функциям чаще всего относятся:

• Маркетинг (изучение рынка)
• Научные исследования и опытно-конструкторские разработки (НИОКР)
• Закупки (сырья, материалов, оборудования)
• Производство продукции
• Сбыт продукции
• Управление финансами предприятия

В результате организационная структура предприятия приобретает следующий вид:

	Генеральный директор
Заместитель по производству		Финансовый директор		Коммерческий директор
Начальник цеха № 1		Финансовый отдел		Начальник отдела закупок
Начальник цеха № 2				Начальник отдела продаж

Функциональная ОСУ (фрагмент)

Достоинства функциональной ОСУ	Недостатки функциональной ОСУ
Высокая квалификация менеджмента и персонала в пределах своей функциональной области Эффективное достижение функциональных целей Удобство производства малой номенклатуры товаров	Слабое представление менеджеров функциональных подразделений об общих целях организации Слабая координация работы подразделений Незначительные инновации Маленькая реакция на изменения внешней среды

Несмотря на очевидные преимущества функциональной ОСУ перед линейной, она все же не является идеальной. Узкая профессиональная квалификация менеджеров функциональных подразделений повышает их компетентность в рамках своих функциональных обязанностей, но снижает координацию работы с менеджерами других подразделений. Из этого следует – функциональная ОСУ не предназначена для одновременного производства различных видов продукции или работы компании на разных рынках (например, в разных странах).

Дивизиональная ОСУ создается в том случае, когда организация начинает производить разнообразные виды продукции, выходит на новые рынки (регионы, страны) или ориентирует свою деятельность на различные группы клиентов. Термин «дивизиональная» (от англ. – разделение, подразделение, отдел, дивизион) указывает на то, что в компаниях для решения перечисленных задач создаются отдельные организационные единицы – дивизионы.

		Топ-менеджмент
	Штаб
Дивизион № 1 Завод мясных продуктов		Дивизион № 2 Молочный завод		Дивизион № 3 Производство соков

Пример дивизиональной ОСУ продуктового типа

Это упрощенная схема дивизиональной ОСУ продуктового типа. В состав компании входят три завода (дивизиона), производящих различные виды продукции. Всей компанией в целом управляет ее топ-менеджмент (иногда говорят, что стратегическое управление осуществляет штаб-квартира компании), а во главе каждого завода находится директор. Директорам представлены широкие права по управлению своими дивизионами. Они могут выбирать поставщиков, партнеров, клиентов, вносить изменения в технологию производства, принимать решения по распределению бюджета завода. Однако вопросы стратегического характера директора заводов решают под руководством топ-менеджмента.

Другим вариантом дивизиональной ОСУ является структура территориального типа (ее называют еще региональной или филиальной структурой). В основу построения положен принцип территориальной департаментализации (от слова «департамент» – часть компании). По такому принципу строятся практически все крупные современные компании, выпускающие свою продукцию в разных странах мира (или в разных регионах одной страны).

Например, автомобильные заводы таких компаний как Форд Мотор или Тойота, работают в разных странах, в том числе и в России. Такое размещение дивизионов оказывается очень выгодным, так как оно снижает затраты на перевозку готовой продукции и поставку материалов, а также дает возможность адаптировать продукцию под особенности местных рынков и запросы покупателей.

Головной офис
		Азиатский филиал
Европейский филиал
	Африканский филиал
			Австралийский филиал

Пример дивизиональной ОСУ территориального вида

Третий вариант дивизиональной ОСУ является структура с ориентацией на потребителя (клиента). Например, издательство может иметь следующие подразделения:

• Литература для взрослых
• Юношеская литература
• Детская литература

Проектно-матричные ОСУ иногда называют структурами адхократического типа. Термин «адхократия» (лат.) – «специально для этого», говорит о том, что структура компании может быстро изменяться, адаптируясь к изменяющимся условиям работы. Например, в компаниях, использующих сложные технологические инновации, часто требуется объединять специалистов разных профессий в слаженно функционирующие проектные команды. После завершения проекта команда расформировывается, а ее участники входят в состав вновь создаваемых команд и начинают работу над другими проектами.

	Маркетинг	Закупки	Производство	Сбыт
Продукт 1	Группа М 1	Группа З 1	Группа П 1	Группа С 1
Продукт 2	Группа М 2	Группа З 2	Группа П 2	Группа С 2
Продукт 3	Группа М 3	Группа З 3	Группа П 3	Группа С 3

В упрощенной схеме проектно-матричной ОСУ видно, как одновременно реализуются три проекта (выпускаются три продукта), причем для реализации каждого из них необходимо, чтобы проект прошел несколько обязательных стадий: маркетинг (изучение спроса и желаний потребителей), закупки сырья и материалов (необходимых для производства продукта), производство, сбыт (продажа продукта).

Для реализации каждого проекта создаются рабочие группы, выполняющие конкретные виды работ. Например, Группа М 1 – это маркетологи, формирующие требования к Продукту 1; Группа П 2 – производственное подразделение, занимающееся выпуском Продукта 2, и т.п.

Для управления каждым из проектов (от его начала и до конца) назначается руководитель (менеджер) проекта. А за качество каждого из этапов всех проектов отвечают менеджеры соответствующих функциональных подразделений. Т.о., каждая группа подчиняется как своему функциональному руководителю, так и руководителю проекта.

Распределение российских компаний по типам ОСУ

Тип ОСУ	Доля компаний, %
Линейная	13%
Функциональная	52%
Дивизионная	19%
Проектно-матричная	16%